We have to say it, in technology, it’s easy to understand the theory without really knowing the practical side. Even though many people know the definition of an ERP (Enterprise Ressource Planning), a vast majority wouldn’t know how a program works on a daily basis. And it’s too bad because I’ve always believed that if companies knew what an ERP system could do for them, there wouldn’t be as many companies that work without them in Canada or around the world.
Yes, ERP features can be impressive. So to help you get familiar with the practical side of an enterprise resource planning software (ERP), I have decided to prepare a little overview of all the modules and each ERP functionality. You’ll see that an ERP software can find its way through every sphere of your company to help you increase your productivity and stay competitive.
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But First, What's an ERP Software?
An ERP can be defined as an enterprise resource planning software. Which means that it is a unique solution that integrates numerous applications, functionalities and modules to give you a complete vision of your business, but also optimize every business process. Normally, you would have access to each of the following ERP module:
And you can even find other applications like a CRM module for sales management and marketing, business intelligence and analysis, human resource, or even wholesale distribution and quality management.
While a CRM focuses more on the customer relationship management and everything that surrounds it, you can expect to see a broader spectrum of functionalities. Why? Because in order to provide a more comprehensive and efficient ERP solution, the software is looking to help you in EVERY department of your business: from business operation to supply chain, and even marketing. So you should choose your ERP application depending on your needs and take a look at some industry specific ERP if they're necessary for your business operation.
ERP Software Functionalities
ERP Software Functionalities: Financial Management
When it comes to understanding and supporting a business across all its departments, finance is probably the most central one. It’s where the client’s account meets the supplier’s invoice and a lot of decisions are made.
ERP Financial Managements Functionalities - General
So in general, in an ERP, you can find a basic module that includes all the common functionalities to help you set up a company and, amongst other things, post to the general ledger, chart of accounts, general journals, VAT facilities, recurring journals, and source codes.
- Accounts Schedules: Powerful financial reporting tool that can help accountants and financial analysts to extract the most essential business data from the chart of accounts, budgets, cash flow accounts and cost types into financial reports, which can be used to efficiently monitor the health of the business and provide valuable input for the business decision makers.
- Basic General Ledger: This module includes all the basic functionality necessary for setting up a company and posting to the general ledger, chart of accounts, general journals, VAT facilities, recurring journals, and source codes.
- Allocations: Allocate general ledger entries to combinations of accounts, departments, and projects using allocation keys based on amount, percentage, or quantity.
- Basic XBRL: Export documents from Microsoft Dynamics NAV in XBRL format and import XBRL taxonomies into Microsoft Dynamics NAV from the Internet, email, or other systems.
- Consolidation: Consolidate companies in your ERP. The companies can come from one or from several different ERP databases or other files, and you can import and export financial information in this module.
- Deferrals: Set up deferral templates that automate the process of deferring revenues and expenses over a pre-defined schedule.
- Budgets: Work with budgets in general ledger accounts. After you have created a budget, you can print a balance that shows variances to the budget by percentage.
- Change Log: You can log all direct modifications a user makes to the data in the database, except for changes to “working documents” such as journals, sales orders, and purchase orders.
- Intercompany Posting: Manage accounting for more than one company in the same posting process.
- Responsibility Centers: Set up profit centers and/or cost centers. A company can sell items with specific prices and that are related to a responsibility center.
- Cost Accounting: Cost Accounting provides an efficient way to control the company’s costs by providing visibility and insight into budgeted and actual costs of operations, departments, products, and projects.
- Basic Fixed Assets: Keep track of fixed assets such as buildings, machinery, and equipment
- Cash Flow Forecast: Cash Flow Forecast provides a prediction of how a company’s liquidity—cash and other treasure positions—will evolve over time.
- Fixed Assets Allocations: Allocate different percentages of fixed asset transactions, such as acquisition cost and depreciation, to different departments or projects by using allocation keys.
So in general, in the functionalities of an ERP, you will be able to find a basic module which includes all the functionalities which help you to establish a company, and, among other things, send information to the general ledger, to the charter of accounts, general journal, VAT lines, recurring journals and source codes.
- Insurance: Keep track of insurance coverage and annual insurance premiums for your fixed assets and easily determine whether your assets are under-insured or over-insured.
- Maintenance: Record maintenance and service expenses for each fixed asset
- Reclassification: Reclassify a fixed asset or part of a fixed asset—for example, from one department to another. You can split one fixed asset into several fixed assets, or combine several fixed assets into one fixed asset.
Account schedules, allocations to general ledger, exportation in XBRL, cash flow forecast, and many other functions await you in your ERP whether it’s for your fixed assets or your general needs in finance management.
ERP Financial Managements Functionalities - Cash Management
Without a doubt, the best ERP offers functionalities that are specifically made to help you with cash management: bank accounts, electronic payments, direct debit, check writing, and even bank accounts, purchases, and sales bank transaction reconciliation.
- Bank Account Management: Create, operate and manage multiple bank accounts for catering to your diverse business needs and across different currencies
- Electronic Payments and Direct Debits: Create payment proposals based on vendor documents and generate bank payment files in ISO20022/SEPA format or use the Bank Data Conversion Service for generating the appropriate electronic payment file for your bank.
- Reconciliation of Incoming and Outgoing Bank Transactions: Import bank statement data from electronic files sent from you bank in ISO20022/SEPA format—or use the Bank Data Conversion Service for other file types.
- Bank Account Reconciliation: Reconcile your bank statement data automatically to open bank account ledger entries and keep track of all bank statements.
- Check Writing: Generate Computer printed checks with a unique number series for each bank account.
Obviously, finance management is an important part of any ERP. So it’s essential to have a complete solution to get the support needed to manage your company.
ERP Software Functionalities: Supply chain management (SCM)
Whether it’s for service oriented business or for retail companies, and especially manufacturing organizations, the supply chain management is an essential module to improve performance and efficiency for your enterprise.
Sales and Receivables
The supply chain management handles everything from sales (invoice, discounts, price, order management, and shipping) to inventory for a global vision of your manufacturing. By trusting your ERP with these tasks, it’s far easier to make your manufacturing factory run with the certainty that you’ll always have what you need to fill your orders and perform efficient delivery.
- Alternative Ship -To: Set up multiple ship-to addresses to accommodate customers that in addition to a main business address have more than one site to which order can be shipped.
- Basic Receivables: Set up and maintain the customer table. Post sales transactions in journals and manage receivables; register customers and manage receivables using general journals.
- Calendars: Set up calendars with working and non-working days. Assign a base calendar to customers, vendors, locations, companies, shipping agent services, and the service management setup— and make changes to each as necessary.
- Campaign Pricing: Work with sales prices and sales line discounts connected with specific campaigns.
- Order Promising: Promise accurate order shipment and delivery dates to customers based on an item’s current and future availability.
- Sales Line Discounting: Manage flexible item price discount structures that differentiate between special agreements with individual customers and customer groups, and are conditioned by such parameters as minimum quantity, unit of measure, currency, item variant and time period.
- Sales Line Pricing: Manage flexible item price structures that differentiate between special agreements with individual customers and customer groups, and are conditioned by such parameters as minimum quantity, unit of measure, currency, item variant and time period.
- Sales Invoicing: Set up, post, and print customer invoices and sales credit memos.
- Sales Invoice Discounts: Calculate invoice discounts automatically. Set up any number of invoice discount terms, including a certain minimum amount, discount percentage, and/or a service charge.
- Sales Order Management: Manage sales quotes, blanket sales orders, and sales order processes.
- Sales Return Order Management: Enables you to create a sales return order, so you can compensate a customer for wrong or damaged items. Items can be received against the sales return order
- Shipping Agents: Set up multiple shipping agents (for example, UPS, DHL, external carriers, or your own carrier) and relate their services (express, overnight, standard) with shipping time.
- Sales Taxes: Calculate Sales Tax and set up individual tax areas for each customer and vendor.
Purchase and Payables
- Alternative Order Addresses: Set up multiple addresses to manage orders from vendors that in addition to a main business address have more than one site from which they ship orders.
- Basic Payable: Set up and maintain a vendor table, post purchase transactions in journals, and manage payables.
- Drop Shipments: Handle order shipments directly from the vendor to the customer without having to physically stock items in your inventory while still keeping track of order costs and profit.
- Purchase Invoicing: Set up, post, and print purchase invoices and purchase credit memos.
- Purchase Line Discounting: Manage multiple item purchase price discounts that you have negotiated with individual vendors as based on such parameters as minimum quantity, unit of measure, currency, item variant and time period.
- Purchase Invoice Discounts: Calculate invoice discounts automatically. The discount can differ from vendor to vendor with different minimum amounts (also in different currencies) and different rates, depending on the size of the invoice.
- Purchase Line Pricing: Manage multiple item purchase prices that you have negotiated with individual vendors as based on such parameters as minimum quantity, unit of measure, currency, item variant and time period.
- Purchase Order Management: Manage purchase quotes, blanket orders, and purchase order processes.
- Purchase Return Order Management: Create a purchase return order in order to compensate your own company for wrong or damaged items. Items can then be picked from the purchase return order.
- Requisition Management: Automate the supply planning process by using the Requisition Worksheet. Generate optimal suggestions for replenishing inventory through purchases and transfers based on the item’s current and future demand and availability, as well as a variety of planning parameters, such as minimum and maximum quantities and reorder quantities.
Supply management therefore tackles both sales (invoices, discounts, prices, management of orders and shipments) and inventory for an overall view of your production. By entrusting these tasks to your ERP, it is much easier to keep your production plant running while always ensuring a supply that meets your orders and efficient delivery.
ERP Software Functionalities: Inventory and Warehouse Management
- Analysis Reports: Provide company decision-makers, especially those with overall responsibility for sales, purchases, and product portfolio management, with an efficient and flexible way to get meaningful information out of the system to inform day-to-day decisions
- Alternative Vendors: Manage purchase of the same item from several different vendors. Set up alternative vendors for an item, specify typical lead times used by a specific vendor to deliver that item, and associate price and discount agreements for that item with each vendor.
- Basic Inventory: Set up items that you carry in your stock and specify their unit of measures, costing method, inventory posting group, unit cost and price and other properties.
- Bin: Organize your warehouse by assigning items to bins, the smallest unit in the warehouse logical structure.
- Cycle Counting: Manage cycle counting, a basic method of verifying inventory record data used to maintain and increase inventory accuracy.
- Item Budgets: Make sales and purchase budgets on the customer, vendor, and item levels, and in both amounts and quantities.
- Item Charges: Manage item charges. Include the value of additional cost components such as freight or insurance into the unit cost or unit price of an item.
- Item Cross References: Quickly and precisely identify the items a customer is ordering on the basis of item numbers other than your own.
- Item Substitutions: Link items with the same or similar characteristics so that if a customer orders an item that is unavailable, you can offer substitute items and avoid losing the sale.
- Item Tracking: Manage and track serial and lot numbers. Assign serial or lot numbers manually or automatically, and receive and ship multiple quantities with serial/lot numbers from a single order line entry.
- Item Categories: Use item categories to group items into a hierarchical structure and you can define your own custom categories, assigning attributes to each category.
- Item Attributes: Use item attributes to add custom data, such as color, country of manufacture, size, or product dimensions, to applicable items, supplementing built-in global item fields.
- Assembly Management: Specify a list of sellable items, raw materials, subassemblies and/ or resources as an Assembly Bill of Materials that comprises a finished item or a kit.
- Location Transfers: Track inventory as it is moved from one location to another and account for the value of inventory in transit and at various locations.
- Multiple Locations: Manage inventory in multiple locations that may represent a production plant, distribution centers, warehouses, show rooms, retail outlets and service cars.
- Nonstock items: Offer items to customers that are not part of your regular inventory but that you can order from the vendor or manufacturer on a one-off basis.
- Pick: Enable warehouse workers to create a pick from the released order.
- Put Away: Enable warehouse workers to create a put away from the released order
- Standard Cost Worksheet: The Standard Cost Worksheet provides a company’s controllers with a reliable and efficient way to maintain accurate and upto-date inventory costs.
- Stock-Keeping Units: Manage stock-keeping units (SKUs). Identical items with the same item number can be stored in different locations and managed individually at each location.
In addition, all that is related to the orders to be paid to your suppliers or your shipments to your distributors, the ERP takes care of all the management of your supply from the beginning to the end of the chain. Thus, you will find in your ERP functionalities that take care of returns, basic invoices to be paid, product shipments, even the management of orders or discounts.
ERP Softwares Functionalities: Warehouse Management
Finally, a supply management system will never be complete without a warehouse management module that allows you to manage your orders both by item and by their crates. With such a tool, you should also be able to automate data entry in your warehouse and automate it more easily.
- Warehouse Receipt: Allow warehouse workers to create a put-away from a receipt.
- Warehouse Shipment: Allow warehouse workers to create a pick from a shipment.
- Advanced Warehouse Management Systems: Manage items on a bin level. Receive and put away items in a bin; pick items from a bin according to a put-away template; and pick items based on the zone and bin ranking. Move items between bins using a report for optimizing the space usage and the picking process, or move items manually.
- Automated Data Capture System (ADCS): Capture data automatically. Keep data accurate, even in a hectic environment.
- Bin Setup: Easily set up and maintain your bins by defining both the layout of your warehouse and dimensions of your racks, columns, and shelves; set up and maintain your planning parameters by defining the limitations and characteristics of each bin.
- Internal Picks and Put-Aways: Create pick and put-away orders for internal purposes, without using a source document (such as a purchase order or a sales order).
ERP Softwares Functionalities: Manufacturing
When we talk about an ERP, we often discuss the functions linked to resource planning, the financial side, or the warehouse and inventory. But what about the manufacturing? For many enterprises, this is where the technology can truly help you realize big things.
You will find all the tools to help manufacture your product with the material invoice and orders of basic material. Sometimes, you will find an agile manufacturing module to lighten the process.
And since the ERP is a planning tool before all else, it’s totally natural to find tools that will help your basic supply planning, demand forecasting, and sales, and inventory anticipation.
- Production Bill of Materials: Create bills of materials and calculate standard costs
- Production Orders: Create and manage production orders, and post consumption and output to the production orders
- Agile Manufacturing: This module enables you to run the Agile Manufacturing, Supply Planning, and Capacity Planning
- Version Management: Create and manage different versions of the manufacturing bill of materials and routings
- Basic Supply Planning: Plan material requirements based on demand with support for master production scheduling and materials requirements planning.
- Demand Forecasting: This data allows the system to plan and create production and purchase orders taking into consideration the demand forecast together with the level of available inventory and parameters of requirement planning.
- Sales and Inventory Forecasting: You can use the Sales and Inventory Forecast extension to get deep insights about potential sales and a clear overview of expected stock-outs.
- Basic Capacity Planning: Add capacities (work centers) to the manufacturing process. Set up routings and use these routings on production orders and in material requirements planning.
- Finite Loading: Manage finite loading of capacity-constraint resources. Taking capacity constraints into account so that no more work is assigned to a work center than the capacities can be expected to execute during a given time period.
- Machine Centers: Machine centers are designed to help you manage capacity of a single machine/producing resource.
Finally, always in terms of planning, the manufacturing model and its functions could also allow you to optimise your production capacity with a planning tool that covers your basic capacity. This last one will help you increase the manufacturing power or add machine centers that will allow you to manage resources and your factory’s capacity.
ERP Software Functionalities: Project Management
Since your ERP will help you achieve better productivity, it offers a project management features that will really support you through your daily project management. From the inventory management to the order manufacturing, it can be difficult to maintain a complete overview of the numerous projects that fill your days.
That way, the project management module will offer you the ability to truly plan the use of your stocks and human resources by following your basic resources. It’ll also help you manage your capacity to complete projects and even get a complete overview of your resource usage. Finally, in this moduel, you’ll find a tool for time sheet management, production cost, and different tasks to do to optimise your workforce efficiently so you can produce more and better.
- Basic Resources: Keep track of resources and prices. Register and sell resources, combine related resources into one resource group, or track individual resources.
- Capacity Management: Create your plan in a calendar system with the required level of detail and for the period of time that you need.
- Multiple Costs: Manage alternative costs for resources and resource groups. The costs can be fixed or based on an additional percentage or an additional fixed charge.
- Jobs: Create a plan for a job with multiple tasks and task groupings. Each task can have a budget and can be done for whatever period of time you need.
- Time Sheet: Time Sheet is a simple and flexible solution for time registration with manager approval
ERP Software Functionalities: Project Management
Since you have equipped yourself with an ERP to achieve better productivity, your software generally offers features to help you with day-to-day project management. From managing inventory to producing orders to delivering them to the customer, it can be quite difficult to maintain a comprehensive look at the many projects that fill your days.
Thus, the project management module will offer you the possibility of truly planning the use of your human resources and your stocks by following your basic resources. It will also help you manage your ability to complete projects and even get a full overview of your resource usage. Finally, you should find in this module a tool for managing your employees' time sheets, production costs and the various tasks to be performed to really optimize your workforce to the maximum in order to produce better and faster.
- Basic Resources: Keep an eye on your resources and prices. Register and sell resources, combine related resources into a group of resources, or track individual resources.
- Capacity planning: Create your plan in a system calendar with your required level of detail and for the time period you need.
- Multiple Costs: Manage alternate costs for resources and resource groups. Costs can be fixed or based on an additional percentage or a fixed additional amount.
- Jobs: Create a plan for jobs with multiple tasks and task groupings. Each task can have a budget and can be done for the time period you need.
- Timesheet: Timesheet is a flexible and simple solution to record time with manager approval.
ERP Software Functionalities: Sales and Marketing
While many people regularly confuse ERP with CRM, it is true that both software include a marketing and sales component. An ERP will normally work more in terms of managing campaigns and automating certain tasks aimed at finding potential customers and selling, while a CRM will support you more in your relationship with customers through customer
Mais d’abord, une définition d'un logiciel ERP
Un ERP se définit comme un logiciel de planification des ressources en entreprises. C’est-à-dire qu’il est une solution unique qui intègre une multitude d’applications, de fonctionnalités et de modules afin de vous permettre d’avoir une vision complète sur votre entreprise, mais aussi d’optimiser tous ses processus. Normalement, dans un ERP vous retrouverez un module pour :
- La gestion des finances
- La gestion des approvisionnements
- La production manufacturière
- La gestion de projet
Et vous pouvez trouver d’autres composantes comme un module CRM pour les ventes et le marketing, l’analyse commerciale, les ressources humaines ou même la gestion de clients.
Alors que le CRM se concentre davantage sur la gestion de la relation de clients et tout ce qui l’entoure, vous pouvez vous attendre à un plus grand éventail de fonctionnalités dans un ERP. Pourquoi? Parce que pour vous offrir une solution davantage complète et efficace, un ERP cherche à vous aider dans tous les départements de votre compagnie : de la finance jusqu’à la chaîne d’approvisionnement et même, le marketing. Ainsi, votre choix d’ERP s’arrêtera en fonction de vos besoins et de ce que le logiciel peut vous offrir.
Les fonctionnalités d'une solution ERP
Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion des finances
Lorsqu'il s'agit de piloter efficacement une entreprise et de la guider à travers les méandres de ses différents départements, la gestion financière émerge comme le cœur névralgique de l'opération. C'est au sein de ce secteur que se rencontrent les comptes clients et les factures fournisseurs, où les décisions cruciales prennent forme. Dans ce contexte complexe, l'importance d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) se révèle indiscutable. Avec son arsenal de fonctionnalités dédiées à la gestion des finances, il devient l'élément pivot permettant d'orchestrer harmonieusement les activités financières au sein de l'entreprise.
De la génération de rapports financiers à la consolidation des données, en passant par la comptabilité minutieuse et la prévision de trésorerie, examinons de plus près les différentes facettes de cette puissante boîte à outils financière offerte par un logiciel ERP.
Et quand vient le temps de comprendre et d’aider une entreprise à travers tous ses départements, la finance est probablement le secteur le plus central. C’est là que les compte clients rencontrent les factures de fournisseurs, et finalement, c’est aussi là que beaucoup de décisions sont prises.
- Tableau d’analyse : Outil de création de rapports financiers puissant qui peut aider les comptables et les analystes financiers à extraire les données commerciales les plus essentielles à partir des chartes de compte, des budgets, des comptes courants et des types de coûts pour les transformer en rapports financiers, qui eux, peuvent être utilisés afin de surveiller la santé de l’entreprise et offrir un avis précieux pour les décideurs de la compagnie.
- Comptabilité : Ce module comprend toutes les fonctions de base nécessaires pour configurer une compagnie et entrer des informations dans le grand livre, la charte des comptes, les journaux généraux, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
- Affectation : Affecter les entrées dans le grand livre dans une combinaison de comptes, départements et projets qui utilisent les clés d’affectation basées sur un montant, un pourcentage ou une quantité.
- XBRL de base : Exporter des documents à partir de Microsoft Dynamics NAV dans un format XBRL et importer des taxonomies XBRL dans Microsoft Dynamics NAV à partir d’Internet, de courriels ou d’autres systèmes.
- Consolidation: Consolider les compagnies dans votre ERP. Les compagnies peuvent provenir d’une ou de plusieurs bases de données d’ERP différents ou d’autres fichiers, et vous pouvez importer et exporter les informations financières dans ce module.
- Différés / reports : Configuration de modèles de différés qui automatisent le processus des revenus et des dépenses différés au lieu d’un horaire prédéfini.
- Budgets : Outil qui travaille avec les budgets des comptes du grand livre. Après avoir créé un budget, vous pouvez imprimer une balance qui montre les variantes du budget par pourcentage.
- Journal des modifications : Vous pouvez entrer toutes les modifications directes un utilisateur effectue sur les données dans la base de données, à l’exception de changements aux « documents de travail » comme les journaux, les commandes et les achats.
- Écritures inter-compagnies : Gérer la comptabilité pour plus d’une compagnie dans le même processus d’écriture.
- Centre de gestion : Configuration d’un centre de profit ou de centre de coût. Une compagnie peut vendre des items avec des prix spécifiques et qui sont reliés à un centre de gestion.
- Comptabilité analytique : La comptabilité analytique offre une façon efficace de contrôler les coûts d’une compagnie en offrant visibilité et des renseignements sur les coûts prévus et actuels d’opérations, de départements, de produits et de projets.
- Immobilisations de base: Gardez un œil sur les immobilisations comme les immeubles, la machinerie et l’équipement.
- Prévision de la trésorerie : La prévision de la trésorerie offre une prédiction de comment la liquidité d’une compagnie (à la fois d’argent liquide et de trésorerie) évoluera à travers le temps.
- La répartition des immobilisations : Répartir les différents pourcentages des transactions d’immobilisations, comme les coûts d’acquisition et la dépréciation, jusqu’aux différents départements ou projets en utilisant les clés d’affectation.
Alors en général, dans les fonctionnalités d’un ERP, vous pourrez trouver un module de base qui inclut toutes les fonctionnalités qui vous aident à établir une compagnie, et, entre autres, envoyer de l’information au grand livre, à la charte des comptes, au journal général, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
- Assurance : Effectuer le suivi des couvertures d’assurance et des prestations d’assurance annuelles pour vos immobilisations et déterminer facilement si vos actifs sont sous-assurés ou trop assurés.
- Entretien : Rapporter les dépenses d'entretien et de service pour chaque immobilisation.
- Reclassement : Reclasser une immobilisation ou une partie d’une immobilisation – par exemple, d’un département à un autre. Vous pouvez diviser une immobilisation en plusieurs actifs, ou combiner plusieurs immobilisations en un seul actif fixe.
Les calendriers des comptes, l’allocation au grand livre, l’exportation en XBRL, la prévision de trésorerie et plein d’autres fonctionnalités vous attendent dans votre ERP tant pour vos actifs fixes que vos besoins généraux en matière de gestion financière.
En somme, les fonctions financières au sein d'un logiciel ERP transcendent bien plus que la simple comptabilité. Elles forment le socle solide sur lequel repose la prise de décision éclairée au sein d'une entreprise. De la traçabilité des actifs à la projection de la trésorerie, en passant par la comptabilité analytique qui met en lumière les détails les plus fins des coûts et des performances, ces fonctionnalités font bien plus que gérer des chiffres ; elles fournissent une perspective holistique permettant aux dirigeants et aux décideurs de naviguer avec confiance et précision dans le monde complexe des finances commerciales.
Qu'il s'agisse d'affectations complexes, de rapports financiers pointus, ou de la consolidation transparente des données provenant de multiples sources, un logiciel ERP devient l'architecte silencieux mais essentiel d'une gestion financière réussie, propulsant ainsi l'entreprise vers de nouveaux sommets de prospérité.
Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de l'argent
Dans l'univers dynamique de la gestion d'entreprise, la maîtrise des flux financiers se positionne comme un pilier incontournable de la réussite. À cet égard, les systèmes ERP de premier ordre se distinguent en offrant des fonctionnalités taillées sur mesure pour simplifier et optimiser la gestion de l'argent.
Des opérations bancaires classiques aux transactions électroniques sophistiquées, en passant par la conciliation minutieuse des comptes, ces capacités financières d'un logiciel ERP deviennent le catalyseur d'une gestion financière fluide et éclairée. Examinons en détail comment un logiciel ERP peut devenir votre allié pour jongler avec les chiffres, rationaliser les processus monétaires et garantir une stabilité financière.
Sans contredit, les meilleurs ERP vous offriront des fonctionnalités conçues spécifiquement pour vous aider avec la gestion de l’argent : les comptes de banque, les paiements électroniques et virements directs, l’écriture de chèque et même la réconciliation de vos comptes de banque ou des transactions bancaires de revenus et de dépenses.
- Dimensions de base : Ajouter des dimensions additionnelles au grand livre et à tout autre registre dans un ERP pour une plus grande flexibilité lorsque vous travaillez avec des outils d’analyse.
- Dimensions avancées : Les dimensions avancées offrent des dimensions illimitées pour leur utilisation dans les transactions de tous les registres.
- Devises multiples : Gérer les devises multiples à travers le système, incluant les comptes à payer et à recevoir, les rapports du grand livre, les articles ressources et ceux en stock, ainsi que les comptes de banque.
- Gestion du compte de banque : Créer, opérer et gérer plusieurs comptes de banque pour servir vos divers besoins d’entreprise, et ce, à travers différentes devises.
- Les paiements électroniques et les virements directs : Créer des soumissions de paiement basées sur les documents du fournisseur et générer des fichiers de paiements bancaires dans un format ISO20022/SEPA ou utiliser le Service de Conversion de Données Bancaires pour les autres types de fichiers.
- Réconciliation des transactions bancaires entrantes et sortantes : Importer les données de relevés bancaires à partir de fichiers électroniques envoyés par la banque en format ISO20022/SEPA ou utiliser le Service de Conversion de Données Bancaires pour les autres types de fichiers.
- Réconciliation de compte bancaire : Réconcilier automatiquement vos données de relevé bancaire pour ouvrir les entrées de compte de banque et garder à l’œil sur tous vos relevés bancaires.
- Écriture de chèque : Générer des chèques imprimés par ordinateur avec un numéro de série unique pour chaque compte de banque.
- Envoyé à alternatif : Configurer plusieurs adresses « Envoyé à » pour accommoder les clients qui, en plus d’une adresse principale, ont plus qu’un site où ils veulent recevoir leurs livraisons.
Évidemment, la gestion des finances est une part importante d’un ERP. Alors, il est impératif de chercher à avoir une solution complète afin de recevoir tout le support nécessaire pour gérer votre compagnie.
En somme, l'efficacité d'un logiciel ERP dans la gestion financière s'étend bien au-delà de la simple tenue de comptes. Il s'agit d'une pièce maîtresse qui révolutionne la manière dont les entreprises appréhendent, manipulent et optimisent leur argent.
De la gestion des devises multiples à la réconciliation précise des transactions bancaires, en passant par la génération d'écritures de chèques et la facilitation des paiements électroniques, ces fonctionnalités forment une toile complexe qui garantit que chaque centime est suivi, géré et investi de manière stratégique.
L'importance d'un ERP complet et robuste pour soutenir ces opérations financières ne saurait être sous-estimée. Lorsqu'il s'agit de la gestion financière d'une entreprise, un logiciel ERP devient bien plus qu'un simple outil ; il se transforme en une plateforme puissante et indispensable, propulsant l'entreprise vers de nouveaux sommets de réussite financière.
Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion des approvisionnements (SMC)
Que ce soit dans le secteur des services, de la vente au détail ou de la production, la gestion des approvisionnements se révèle être un pilier stratégique pour améliorer la performance et l'efficacité de toute entreprise. Au cœur de ce processus complexe se trouve un module clé des systèmes ERP, offrant une multitude de fonctionnalités conçues pour optimiser chaque étape de la chaîne d'approvisionnement.
Des ventes à la comptabilité, en passant par la gestion des commandes et la facturation, ce module gère harmonieusement les transactions, les retours et bien plus encore.
Que vous envisagiez d'améliorer la relation avec vos clients ou d'optimiser vos relations avec les fournisseurs, ce segment de gestion offre une vue panoramique sur la performance et les opérations de votre entreprise.
Tant pour les compagnies de services, ceux de la vente au détail ou de production, la gestion des approvisionnements est un module essentiel afin d’améliorer la performance et l’efficacité de nos entreprises.
Ventes et comptes à recevoir
- Recevables de base : Configurer et maintenir un tableau spécifique pour le client. Publier les transactions de ventes dans les journaux et gérer les comptes recevables : enregistrer les clients et gérer leurs comptes recevables en utilisant des journaux généraux.
- Calendriers : Configurer des calendriers avec des jours ouvrables et non ouvrables. Attribuer un calendrier de base aux clients, fournisseurs, sites, compagnies, services de livraison et le service de gestion d’installations, et faites les changements nécessaires à chacun d’entre eux.
- Tarification de campagne : Travailler avec des prix de vente et des rabais de ligne de ventes connectés avec des campagnes spécifiques.
- Promesse de commandes : Promettre aux clients des dates d’envois de commandes et de livraisons exactes basées sur la disponibilité courante et future d’un article.
- Rabais de lignes de vente : Gérer les structures flexibles des rabais d’articles qui différencient entre les ententes spéciales avec des clients individuels et des groupes de clients, et qui sont conditionnés par des paramètres comme des quantités minimums, des unités de mesure, les devises, les variantes de l’article et la période de temps.
- Tarification des lignes de vente : Gérer les structures flexibles du prix des articles qui différencient entre les ententes spéciales avec des clients individuels et des groupes de clients, et qui sont conditionnés par des paramètres comme des quantités minimums, des unités de mesure, les devises, les variantes de l’article et la période de temps.
- Facturation de ventes : Créer, publier et imprimer les factures des clients et les mémos sur les crédits de vente.
- Facture de rabais de ventes : Calculer les rabais de ventes automatiquement. Configurer n’importe quel nombre de termes pour les factures de rabais, incluant un montant minimal, un pourcentage de réduction et/ou des frais de service
- Gestion des bons de commande : Gérer les devis, les commandes permanentes de ventes et les procédures de bons de commande.
Achats et comptes à payer
- Gestion des retours : Permet de créer des bons de retour afin que vous puissiez offrir une compensation à vos clients pour un article endommagé ou une erreur dans la commande. Les articles peuvent être reçus en échange du bon de retour.
- Agents de livraison : Configurer plusieurs agents de livraison (par exemple UPS, DHL, des transporteurs externes ou votre propre transporteur) et relier leurs services (rapide, du jour au lendemain, standard) avec les temps de livraison.
- Taxes de vente : Calculer les taxes de vente et configurer des zones individuelles de taxes pour chaque client et fournisseur.
- Adresses de commande alternatives : Configurer plusieurs adresses pour gérer les commandes des fournisseurs qui ont plus d’un site d’expédition en plus de leur principale adresse de compagnie.
- Factures payables de base : Configurer et maintenir un tableau de fournisseurs, publier les transactions d’achats dans les journaux et gérer les factures à payer.
- Livraisons directes : Traiter les commandes à livrer directement du fournisseur au client sans avoir à stocker les articles dans votre marchandise tout en gardant le contrôle sur les coûts de commande et le profit.
- Facturation d’achats : Configurer, publier et imprimer les factures d’achats et les mémos de crédit d’achats.
- Rabais sur les lignes d’achats : Gérer plusieurs rabais sur les prix d’achat d’articles que vous avez négociés avec les fournisseurs et ces derniers pourront être basés sur des paramètres comme une quantité minimale, unité de mesure, devise, variable et la période de temps.
- Rabais sur la facture : Calculer automatiquement les rabais sur la facture. Le rabais peut différer de fournisseur en fournisseur avec des coûts minimaux différents (et aussi avec différentes devises) et différents prix, dépendamment de la taille de la facture.
- Tarification de ligne d’achats : Gérer plusieurs prix d’article que vous avez négociés avec les fournisseurs et ces derniers pourront être basés sur des paramètres comme une quantité minimale, unité de mesure, devise, variable et la période de temps.
- Gestion des bons d’achat : Gérer les devis, les commandes permanentes d’achat et les bons d’achat.
- Gestion des retours d’achat : Créer des retours d’achat pour compenser votre propre compagnie pour des articles endommagés ou comprenant une erreur. Les articles peuvent ensuite être pris d’un retour d’achat.
La gestion des approvisionnements s’attaque donc tant aux ventes (factures, rabais, prix, gestion des commandes et des envois) qu’à l’inventaire pour une vision globale de votre production. En confiant ces tâches à votre ERP, il est beaucoup plus facile de faire rouler votre usine de production en assurant toujours un approvisionnement à la hauteur de vos commandes et une livraison efficace.
En fin de compte, la gestion des approvisionnements dans un ERP transcende les frontières de la simple logistique. Elle devient le pivot essentiel autour duquel gravitent les processus de ventes, de comptabilité et d'inventaire. Des négociations des prix aux calculs sophistiqués des rabais, de la traçabilité des commandes à la synchronisation des retours, chaque étape est soigneusement orchestrée par un logiciel ERP performant.
En fusionnant les domaines de ventes, d'achats et d'inventaire, un ERP offre une vue globale de la chaîne d'approvisionnement, transformant les flux complexes en une danse harmonieuse de transactions fluides et d'efficacité accrue.
La gestion des approvisionnements devient ainsi bien plus qu'un simple module ; elle est la toile de fond sur laquelle se dessine la réussite d'une entreprise, une étape cruciale pour garantir que les produits arrivent en temps voulu, que les clients sont satisfaits et que les opérations se déroulent sans accroc.
Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de l'inventaire
Au cœur de la gestion opérationnelle de toute entreprise réside un processus essentiel : la gestion de l'inventaire. Qu'il s'agisse de gérer la disponibilité des produits, d'optimiser les flux d'approvisionnement ou de maintenir une vision précise des coûts et des stocks, la gestion de l'inventaire est un domaine clé où la pertinence des informations et la fluidité des processus peuvent faire toute la différence.
Dans cet esprit, un logiciel ERP se révèle être l'allié inestimable pour rationaliser et optimiser chaque aspect de la gestion de l'inventaire. De la gestion des coûts aux numéros de série, en passant par les transferts de site et la gestion d'assemblage, ce module offre une palette complète d'outils pour maintenir le contrôle total sur vos actifs matériels, et ce, de la demande initiale à la livraison finale.
- Gestion des demandes : Automatiser la procédure de planification d’approvisionnement en utilisant la Feuille de calcul de demande. Gérer des suggestions optimales pour réapprovisionner la marchandise grâce à des achats et des transferts basés sur la demande courante et future d’un article ainsi que de sa disponibilité, tout en pouvant utiliser une variété de paramètres de planification comme les quantités minimales et maximales ainsi que les quantités de nouvelles commandes.
- Rapports d’analyse : Offrir aux décideurs d’une compagnie, surtout ceux avec des responsabilités pour les ventes, les achats et la gestion du portfolio de produits, une façon efficace et flexible d’avoir de l’information pertinente à partir du système afin d’informer les décisions quotidiennes.
- Fournisseurs alternatifs : Gérer l’achat du même article chez différents fournisseurs. Configurer plusieurs fournisseurs pour un article, spécifier les délais typiques d’un vendeur pour livrer l’article et associer le prix ainsi que les ententes de réduction.
- Marchandise de base : Configurer les articles que vous aurez en stock et spécifier les unités de mesure, les méthodes de calcul de coûts, les groupes de marchandise, les coûts à l’unité et le prix et les autres propriétés.
- Zones : Organiser votre entrepôt en attribuant des articles aux zones qui sont la plus petite unité dans la structure logique d’un entrepôt.
- Comptage de cycle : Gérer le comptage de cycle, une méthode de base pour vérifier les données de rapport d’entrepôt pour maintenir et améliorer l’exactitude de la marchandise.
- Budget d’article : Faire des budgets de ventes et d’achats au niveau du client, du fournisseur et de l’article, à la fois en termes de quantités et de prix.
- Frais annexes : Gérer les frais annexes. Inclure la valeur des composantes de coût additionnel comme le transport ou l’assurance dans le coût de l’unité ou le prix d’unité d’un article.
- Référence croisée d’articles : Identifier rapidement et avec précision les articles qui sont commandés par un client sur la base d’un numéro d’article différent du vôtre.
- Substitution d’articles : Lier les articles avec les caractéristiques similaires ou pareilles de façon à ce que si un client commande un article qui est indisponible, vous pouvez offrir un article de remplacement afin d’éviter de perdre la vente.
- Suivi d’article : Gérer et suivre des numéros de lot et en série. Attribuer manuellement les numéros de lot et de série. Vous pourrez alors recevoir et envoyer des quantités multiples avec des numéros de série ou de lot à partir d’une seule ligne de commande.
- Catégories d’article : Utiliser les catégories d’article pour grouper les articles dans une structure hiérarchique. Ainsi, vous pouvez définir vos propres catégories et leur attribuer des propriétés.
- Attributs d’article : Utiliser les attributs d’article pour ajouter des données personnalisées comme la couleur, le pays de production, la grandeur ou la dimension du produit, et ce, aux articles applicables afin de compléter les champs d’article déjà présents dans le système.
- Gestion d’assemblage : Spécifier une liste d’articles à vendre, de matériaux bruts, de sous-assemblages et/ou de ressources en tant que Liste de Matériaux d’assemblage qui sont compris dans un article fini ou un ensemble.
- Transfert de site : Suivre la marchandise alors qu’elle est déplacée d’un site à un autre. Vous pouvez alors calculer la valeur de la marchandise en transit et celui à différents sites.
- Sites multiples : Gérer la marchandise à plusieurs sites ce qui peut représenter une usine de production, un centre de distribution, des entrepôts, une salle de montre, des points de vente et des voitures de service.
- Articles hors stock : Offrir des articles aux clients qui ne font pas partie de votre marchandise régulière, mais que vous pouvez commander de façon ponctuelle à votre fournisseur ou votre producteur.
- Prélèvement d’article : Permettre aux travailleurs de l’entrepôt de créer un prélèvement à partir d’une commande libérée.
- Rangement : Permettre aux travailleurs de l’entrepôt de créer un rangement à partir d’une commande libérée.
- Feuille de calcul de coût standard : La feuille de calcul de coût standard offre aux contrôleurs d’une compagnie une façon efficace et fiable afin de maintenir des coûts de marchandise exacts et à jour.
- Unités de stock : Gérer les unités de stock (SKUs). Les articles identiques avec le même numéro d’article peuvent être entreposés à différents sites et gérer individuellement à chaque site.
De plus, tout ce qui est en lien avec les commandes à payer chez vos fournisseurs ou vos envois chez vos distributeurs, l’ERP s’occupe de toute la gestion de votre approvisionnement du début jusqu’à la fin de la chaîne. Ainsi, vous retrouverez dans votre ERP des fonctionnalités qui s’occupent des retours, des factures à payer de base, des expéditions de produits même la gestion des commandes ou des rabais.
Fonctionnalités des logiciels ERP : Gestion d'entrepôt
Un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement n'est jamais complet sans un module de gestion d'entrepôt qui vous permet de gérer vos commandes par article et par caisse. Avec un tel outil, vous devriez également pouvoir automatiser la saisie des données dans votre entrepôt et simplifier cette automatisation.
- Réception de l'entrepôt : Permet aux employés de l'entrepôt de créer un rangement à partir d'une réception.
- Expédition de l'entrepôt : Permet aux employés de l'entrepôt de créer un prélèvement à partir d'une expédition.
- Systèmes avancés de gestion d'entrepôt : Gérez les articles au niveau du compartiment. Recevez et rangez les articles dans un compartiment ; prélevez les articles d'un compartiment selon un modèle de rangement ; et prélevez les articles en fonction de la zone et du classement du compartiment. Déplacez les articles entre les compartiments en utilisant un rapport pour optimiser l'utilisation de l'espace et le processus de prélèvement, ou déplacez les articles manuellement.
- Système automatisé de capture de données (ADCS) : Capturez automatiquement les données. Maintenez l'exactitude des données, même dans un environnement agité.
- Configuration des compartiments : Configurez et maintenez facilement vos compartiments en définissant à la fois la disposition de votre entrepôt et les dimensions de vos rayonnages, colonnes et étagères ; configurez et maintenez vos paramètres de planification en définissant les limitations et caractéristiques de chaque compartiment.
- Prélèvements et rangements internes : Créez des ordres de prélèvement et de rangement pour des fins internes, sans utiliser de document source (comme un bon de commande ou une commande de vente).
Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de la production manufacturière
Lorsqu'il s'agit de discussions autour des logiciels ERP, les thèmes de la planification des ressources, des finances et des stocks prennent souvent le devant de la scène. Pourtant, il est essentiel de ne pas négliger un élément tout aussi crucial : la gestion de la production manufacturière.
Au cœur de cette fonctionnalité se trouve la technologie qui peut véritablement catalyser l'accomplissement de réalisations majeures pour de nombreuses entreprises. Les outils de gestion de la production manufacturière, tels que les factures de matériaux et les commandes de matières premières, associés à des modules de production agile, offrent une base solide pour orchestrer et optimiser les processus de fabrication. Dans cette section, explorons comment un logiciel ERP peut transformer la production en un moteur de croissance et de succès.
Quand on parle d’un ERP, on discute énormément des fonctionnalités liées à la planification des ressources, au côté financier et aux inventaires ou entrepôts. Mais qu’en est-il de la production? Pour plusieurs entreprises, c’est là que la technologie peut véritablement aider à réaliser de grandes choses.
Vous retrouverez donc tous les outils pour vous aider dans la production de votre produit avec les factures de matériaux et les commandes de matière première. Parfois, vous retrouverez un module sur la production agile afin d’alléger votre processus.
Et comme l’ERP est avant tout un outil de planification, il est tout à fait naturel de retrouver des outils qui vous aideront à la planification de votre approvisionnement de base, de prévision de la demande et même l’anticipation des ventes et de l’inventaire.
- Prélèvement et Rangement interne : Créer des commandes de prélèvement et de rangement pour des raisons internes, et ce, sans avoir à utiliser un document source comme un bon de commande ou un bon d’achat.
- Liste de matériaux de production : Créer des listes de matériaux et calculer les coûts standards.
- Bons de production : Créer et gérer les bons de production et publier l’usage et le résultat dans les bons de production.
- Production agile : Ce module vous permet de faire fonctionner la production agile, la planification de la marchandise et la planification de la capacité.
- Gestion des versions : Créer et gérer différentes versions de la facture de production pour le matériel et l’itinéraire.
- Planification de base de marchandise : Planifier les besoins matériels sur demande avec le support d’un maître de planification de production et des besoins matériels.
- Prévision de la demande : Cette donnée permet au système de planifier et créer des commandes de production et d’achat en prenant en compte la prévision de la demande avec le niveau de marchandise disponible et les paramètres de planification des besoins.
- Prévision des ventes et de la marchandise : Vous pouvez utiliser l’extension Prévision des ventes et de la marchandise pour avoir une meilleure compréhension des ventes potentielles et un aperçu clair des ruptures de stock.
- Planification de capacité de base : Ajouter de la capacité au processus de production (ateliers). Mettre en place des itinéraires sur les commandes de production et sur la planification du matériel requis.
- Charge limitée : Gérer les charges limitées des ressources avec une contrainte de capacité. En prenant les contraintes de capacité en compte, vous pourrez éviter d’attribuer davantage de travail que la capacité qu’un centre peut produire dans un temps donné.
- Ateliers : Les ateliers ont été créés pour vous aider à gérer la capacité d’une seule machine ou des ressources de production.
Enfin, toujours en matière de planification, le module de production d’un ERP et ses fonctionnalités devraient aussi vous permettre d’optimiser votre capacité de production grâce à un outil de planification qui couvre les capacités de base. Ce dernier vous aidera à augmenter le pouvoir de production ou encore d’ajouter des centres de machine qui vous permettront de gérer la capacité des machines à produire et les ressources.
La gestion de la production manufacturière au sein d'un logiciel ERP se révèle être un carrefour où technologie et innovation convergent pour créer une synergie puissante. Des factures de matériaux aux bons de production, de la planification de la capacité à la prévision des ventes et de la demande, chaque composant de ce module vise à optimiser les processus, à maximiser l'efficacité et à anticiper les besoins futurs.
En intégrant des outils de production agile et des capacités avancées de planification de la production, un ERP devient un orchestrateur stratégique qui transforme la production en un moteur d'efficacité, de compétitivité et de croissance.
Avec un regard fixé sur l'optimisation des ressources et des capacités, un logiciel ERP doté d'un module de gestion de la production manufacturière se pose comme le partenaire idéal pour propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets de réussite industrielle.
Les fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de projets
Puisque vous vous êtes dotés d’un ERP pour arriver à avoir une meilleure productivité, votre logiciel offre généralement des fonctionnalités pour vous aider avec la gestion de projet au quotidien. De la gestion de l’inventaire à la production de commandes jusqu’à leur livraison chez le client, il peut être assez difficile de maintenir un regard complet sur les nombreux projets qui comblent vos journées.
Ainsi, le module de gestion de projets vous offrira la possibilité de véritablement planifier l’utilisation de vos ressources humaines et de vos stocks en suivant vos ressources de base. Il vous aidera également à gérer votre capacité à réaliser des projets et même à obtenir un aperçu complet de votre utilisation des ressources. Enfin, vous devriez retrouver dans ce module un outil pour la gestion des feuilles de temps de vos employés, des coûts de production et des différentes tâches à accomplir pour vraiment optimiser au maximum vos effectifs afin de produire mieux et plus rapidement.
- Ressources de base : Garder à l’oeil vos ressources et vos prix. Enregistrer et vendre des ressources, combiner les ressources reliées en un groupe de ressources ou suivre les ressources individuelles.
- Planification de la capacité : Créer votre plan dans un calendrier de système avec votre niveau de détails requis et pour la période de temps dont vous avez besoin.
- Coûts multiples : Gérer des coûts alternatifs pour les ressources et les groupes de ressources. Les coûts peuvent être fixes ou basés sur un pourcentage additionnel ou un montant additionnel fixe.
- Travaux : Créer un plan pour les travaux avec des tâches multiples et des regroupements de tâches. Chaque tâche peut avoir un budget et peut être faite pour la période de temps dont vous avez besoin.
- Feuille de temps : La feuille de temps est une solution flexible et simple pour enregistrer le temps avec l’approbation du gestionnaire.
En somme, le module de gestion de projets au sein d'un logiciel ERP représente l'épine dorsale qui soutient votre quête incessante de productivité accrue. En tant qu'outil multifonctionnel, il s'érige en gardien vigilant de vos ressources, en architecte de la planification de la capacité et en chef d'orchestre de la coordination des coûts et des tâches.
La complexité de gérer plusieurs projets simultanément se trouve démystifiée grâce à la visualisation claire et à la traçabilité offertes par ce module. Des ressources de base aux coûts alternatifs, des calendriers de planification aux feuilles de temps, chaque fonctionnalité vise à rationaliser vos efforts, à optimiser vos effectifs et à rationaliser votre production. Avec le module de gestion de projets, votre ERP devient votre partenaire de confiance pour l'exécution stratégique, la surveillance précise et l'amélioration continue de vos projets, contribuant ainsi à l'accomplissement d'une productivité inégalée et d'une efficacité sans pareille.
Les fonctions d'une solution ERP: Ventes et Marketing
Alors que plusieurs confondent régulièrement l’ERP au CRM, il est vrai que les deux logiciels comprennent un volet marketing et vente. Un ERP travaillera normalement plus en termes de gestion de campagnes et d’automatisation de certaines tâches qui visent la recherche de clients potentiels et la vente, alors que le CRM vous supportera davantage dans votre relation aux clients à travers le service à la clientèle.
Ainsi, le module des ventes et du marketing de votre ERP devrait comprendre en général certaines fonctionnalités afin de vous permettre de gérer vos campagnes marketing. En automatisant certaines tâches et en organisant vos campagnes selon certains paramètres, votre ERP peut vraiment vous permettre de créer des stratégies marketing efficaces et rentables.
Votre ERP peut donc être lié à votre système de courriel et vous aidez à mieux classifier vos contacts, saisir les opportunités au bon moment et recevoir des notifications lorsqu’une action de votre part est requise.
Et il faut le dire, certains ERP vont même aller jusqu’à intégrer un CRM à leur solution ou à vous offrir une foule de fonctionnalités additionnelles qui touchent autant la gestion de services, le flux de travail et les services électroniques.
- Ventes, Marketing et Gestion des services
- Ventes et Marketing
- Gestion des service
- E-services
- Gestion des documents
Enfin, les pouvoirs des fonctionnalités l’ERP peuvent même se rendre jusqu’à la gestion de vos documents grâce à des outils qui vous aideront à numériser et classifier vos papiers. Le logiciel vous permettra donc plus rapidement de retracer chaque information dont vous avez besoin. L’ERP vous donnera ainsi la possibilité de réaliser une foule de choses avec vos documents comme extraire des données, les structurer et automatiser certaines tâches liées aux informations. Finalement, l’ERP pourra également vous aider à établir des processus clairs pour la classification des documents entrant dans l’ERP, libérant ainsi vos équipes de tâches redondantes.
Choisir le Bon Logiciel ERP : Au-Delà des Fonctionnalités
Choisir un logiciel ERP va bien au-delà de ses fonctionnalités intrinsèques. C'est une décision stratégique qui aura un impact considérable sur l'ensemble de votre entreprise. Voici quelques aspects importants à prendre en compte au-delà des fonctionnalités lors de la sélection d'un logiciel ERP :
- Adéquation aux besoins spécifiques de votre entreprise : Il est essentiel que l'ERP réponde aux besoins uniques de votre entreprise. Assurez-vous qu'il est suffisamment flexible pour s'adapter à vos processus commerciaux spécifiques et à vos flux de travail.
- Facilité d'utilisation : Un logiciel ERP convivial est essentiel pour garantir l'adoption par les utilisateurs de l'entreprise. La convivialité réduit le temps de formation et améliore l'efficacité.
- Intégration : Votre ERP doit pouvoir s'intégrer de manière transparente avec les systèmes et les applications existantes au sein de votre organisation. Cela inclut les applications tierces, les systèmes de comptabilité, de gestion des ressources humaines, etc.
- Évolutivité : L'ERP doit être capable de croître avec votre entreprise. Assurez-vous que le fournisseur peut prendre en charge les besoins futurs à mesure que votre entreprise se développe.
- Support et formation : Un support technique solide et des ressources de formation sont cruciaux pour garantir que votre équipe puisse utiliser l'ERP de manière efficace.
- Coûts totaux de possession : Ne considérez pas seulement le coût initial de la licence. Prenez en compte les frais de mise en œuvre, les frais de personnalisation, les coûts de formation, les frais de maintenance et de support à long terme.
- Sécurité des données : Assurez-vous que l'ERP offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données commerciales sensibles.
- Réputation du fournisseur : Recherchez des fournisseurs réputés et fiables dans le domaine des ERP. Lisez des avis, demandez des références et assurez-vous de travailler avec un partenaire de confiance.
- Stratégie de mise à jour : Assurez-vous que le fournisseur propose des mises à jour régulières pour garantir que l'ERP reste à jour avec les dernières tendances et technologies.
- Flexibilité pour le cloud : La flexibilité pour déployer l'ERP sur site ou dans le cloud peut être un atout, surtout à mesure que les entreprises adoptent de plus en plus le cloud.
- Évaluation des risques : Évaluez soigneusement les risques potentiels associés à la mise en œuvre de l'ERP, tels que le temps d'arrêt, la perte de données, etc.
En résumé, le choix d'un logiciel ERP est une décision complexe et stratégique. Assurez-vous de considérer tous les aspects, des fonctionnalités aux considérations pratiques et aux besoins uniques de votre entreprise, pour prendre une décision éclairée et bénéfique pour votre organisation à long terme.
Gestisoft peut vous aider à sélectionner votre ERP
Chaque ERP aura son offre unique et ses fonctionnalités particulières pour combler vos attentes et vos besoins. On peut s’attendre, de manière générale, à trouver des outils d’analyses commerciales et de création de rapports automatique.
Avec l’intelligence artificielle qui est à nos portes, les ERP ont toutes les raisons de profiter des nouvelles technologies afin de perfectionner les analyses qui sont produites, mais aussi pour vous libérer de cette tâche redondante en produisant les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées avant même de l’avoir demandé.
On peut également retrouver un module de ressources humaines dans un ERP afin de nous donner un coup de main avec le suivi des employés, la création d’une banque d’informations importantes à propos de nos ressources et il nous permet de garder un œil sur les postes ouverts et leurs postulants. Des outils comme ceux-ci permettent de mieux assurer un suivi auprès de nos équipes.
Enfin, on pourra aussi rencontrer des modules de langues qui simplifient le travail dans un pays bilingue comme le Canada. En offrant la possibilité de traduire en plusieurs langues les items, les descriptions, les factures et en automatisant le tout selon les préférences du compte client, il est beaucoup plus facile de faire des affaires à l’international sans vexer nos clients. Ainsi, au cours de l’implantation d’un ERP, un vaste choix de modules et de fonctionnalités s’offre à vous.
Contactez-nous pour planifier une démonstration maintenant et vous serez ainsi en mesure de choisir le plan qui conviendra le mieux à votre situation pour propulser votre entreprise vers la compétitivité numérique.
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June 14, 2022 by Frédéric Charest by Frédéric Charest VP of Marketing
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