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Tendances techno 15 min de lecture

Les fonctionnalités d’un logiciel ERP : un résumé complet

Il faut le dire, en technologie, il est facile de connaître la théorie sans vraiment savoir ce qui se cache derrière le côté pratique. Parce que même si plusieurs connaissent la définition d’un ERP (Enterprise Ressource Planning), une vaste majorité ne saurait dire comment le progiciel opère au quotidien.

Oui, les fonctionnalités d’un ERP sont aussi impressionnantes. Alors pour vous permettre de vous familiariser avec le côté pratique d’un progiciel de planification des ressources en entreprise (ERP), nous vous avons préparé un petit aperçu de ses modules et fonctionnalités. Vous verrez comment le logiciel peut s’immiscer dans plusieurs sphères de votre compagnie afin de vous aider à augmenter votre productivité et à demeurer compétitif.

Mais d’abord, une définition d'un logiciel ERP

Un ERP se définit comme un logiciel de planification des ressources en entreprises. C’est-à-dire qu’il est une solution unique qui intègre une multitude d’applications, de fonctionnalités et de modules afin de vous permettre d’avoir une vision complète sur votre entreprise, mais aussi d’optimiser tous ses processus. Normalement, dans un ERP vous retrouverez un module pour :

Et vous pouvez trouver d’autres composantes comme un module CRM pour les ventes et le marketing, l’analyse commerciale, les ressources humaines ou même la gestion de clients.

Alors que le CRM se concentre davantage sur la gestion de la relation de clients et tout ce qui l’entoure, vous pouvez vous attendre à un plus grand éventail de fonctionnalités dans un ERP. Pourquoi? Parce que pour vous offrir une solution davantage complète et efficace, un ERP cherche à vous aider dans tous les départements de votre compagnie : de la finance jusqu’à la chaîne d’approvisionnement et même, le marketing. Ainsi, votre choix d’ERP s’arrêtera en fonction de vos besoins et de ce que le logiciel peut vous offrir.

Les fonctionnalités d'une solution ERP

Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion des finances

Lorsqu'il s'agit de piloter efficacement une entreprise et de la guider à travers les méandres de ses différents départements, la gestion financière émerge comme le cœur névralgique de l'opération. C'est au sein de ce secteur que se rencontrent les comptes clients et les factures fournisseurs, où les décisions cruciales prennent forme. Dans ce contexte complexe, l'importance d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) se révèle indiscutable. Avec son arsenal de fonctionnalités dédiées à la gestion des finances, il devient l'élément pivot permettant d'orchestrer harmonieusement les activités financières au sein de l'entreprise.

De la génération de rapports financiers à la consolidation des données, en passant par la comptabilité minutieuse et la prévision de trésorerie, examinons de plus près les différentes facettes de cette puissante boîte à outils financière offerte par un logiciel ERP.

Et quand vient le temps de comprendre et d’aider une entreprise à travers tous ses départements, la finance est probablement le secteur le plus central. C’est là que les compte clients rencontrent les factures de fournisseurs, et finalement, c’est aussi là que beaucoup de décisions sont prises.

  • Tableau d’analyse : Outil de création de rapports financiers puissant qui peut aider les comptables et les analystes financiers à extraire les données commerciales les plus essentielles à partir des chartes de compte, des budgets, des comptes courants et des types de coûts pour les transformer en rapports financiers, qui eux, peuvent être utilisés afin de surveiller la santé de l’entreprise et offrir un avis précieux pour les décideurs de la compagnie.
  • Comptabilité : Ce module comprend toutes les fonctions de base nécessaires pour configurer une compagnie et entrer des informations dans le grand livre, la charte des comptes, les journaux généraux, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
  • Affectation : Affecter les entrées dans le grand livre dans une combinaison de comptes, départements et projets qui utilisent les clés d’affectation basées sur un montant, un pourcentage ou une quantité.
  • XBRL de base : Exporter des documents à partir de Microsoft Dynamics NAV dans un format XBRL et importer des taxonomies XBRL dans Microsoft Dynamics NAV à partir d’Internet, de courriels ou d’autres systèmes.
  • Consolidation: Consolider les compagnies dans votre ERP. Les compagnies peuvent provenir d’une ou de plusieurs bases de données d’ERP différents ou d’autres fichiers, et vous pouvez importer et exporter les informations financières dans ce module.
  • Différés  / reports : Configuration de modèles de différés qui automatisent le processus des revenus et des dépenses différés au lieu d’un horaire prédéfini.
  • Budgets : Outil qui travaille avec les budgets des comptes du grand livre. Après avoir créé un budget, vous pouvez imprimer une balance qui montre les variantes du budget par pourcentage.
  • Journal des modifications : Vous pouvez entrer toutes les modifications directes un utilisateur effectue sur les données dans la base de données, à l’exception de changements aux « documents de travail » comme les journaux, les commandes et les achats.
  • Écritures inter-compagnies : Gérer la comptabilité pour plus d’une compagnie dans le même processus d’écriture.
  • Centre de gestion : Configuration d’un centre de profit ou de centre de coût. Une compagnie peut vendre des items avec des prix spécifiques et qui sont reliés à un centre de gestion.
  • Comptabilité analytique : La comptabilité analytique offre une façon efficace de contrôler les coûts d’une compagnie en offrant visibilité et des renseignements sur les coûts prévus et actuels d’opérations, de départements, de produits et de projets.
  • Immobilisations de base: Gardez un œil sur les immobilisations comme les immeubles, la machinerie et l’équipement.
  • Prévision de la trésorerie : La prévision de la trésorerie offre une prédiction de comment la liquidité d’une compagnie (à la fois d’argent liquide et de trésorerie) évoluera à travers le temps.
  • La répartition des immobilisations : Répartir les différents pourcentages des transactions d’immobilisations, comme les coûts d’acquisition et la dépréciation, jusqu’aux différents départements ou projets en utilisant les clés d’affectation.

Alors en général, dans les fonctionnalités d’un ERP, vous pourrez trouver un module de base qui inclut  toutes les fonctionnalités qui vous aident à établir une compagnie, et, entre autres, envoyer de l’information au grand livre, à la charte des comptes, au journal général, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.

  • Assurance : Effectuer le suivi des couvertures d’assurance et des prestations d’assurance annuelles pour vos immobilisations et déterminer facilement si vos actifs sont sous-assurés ou trop assurés.
  • Entretien : Rapporter les dépenses d'entretien et de service pour chaque immobilisation.
  • Reclassement : Reclasser une immobilisation ou une partie d’une immobilisation – par exemple, d’un département à un autre. Vous pouvez diviser une immobilisation en plusieurs actifs, ou combiner plusieurs immobilisations en un seul actif fixe.

Les calendriers des comptes, l’allocation au grand livre, l’exportation en XBRL, la prévision de trésorerie et plein d’autres fonctionnalités vous attendent dans votre ERP tant pour vos actifs fixes que vos besoins généraux en matière de gestion financière.

En somme, les fonctions financières au sein d'un logiciel ERP transcendent bien plus que la simple comptabilité. Elles forment le socle solide sur lequel repose la prise de décision éclairée au sein d'une entreprise. De la traçabilité des actifs à la projection de la trésorerie, en passant par la comptabilité analytique qui met en lumière les détails les plus fins des coûts et des performances, ces fonctionnalités font bien plus que gérer des chiffres ; elles fournissent une perspective holistique permettant aux dirigeants et aux décideurs de naviguer avec confiance et précision dans le monde complexe des finances commerciales.

Qu'il s'agisse d'affectations complexes, de rapports financiers pointus, ou de la consolidation transparente des données provenant de multiples sources, un logiciel ERP devient l'architecte silencieux mais essentiel d'une gestion financière réussie, propulsant ainsi l'entreprise vers de nouveaux sommets de prospérité.

Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de l'argent

Dans l'univers dynamique de la gestion d'entreprise, la maîtrise des flux financiers se positionne comme un pilier incontournable de la réussite. À cet égard, les systèmes ERP de premier ordre se distinguent en offrant des fonctionnalités taillées sur mesure pour simplifier et optimiser la gestion de l'argent.

Des opérations bancaires classiques aux transactions électroniques sophistiquées, en passant par la conciliation minutieuse des comptes, ces capacités financières d'un logiciel ERP deviennent le catalyseur d'une gestion financière fluide et éclairée. Examinons en détail comment un logiciel ERP peut devenir votre allié pour jongler avec les chiffres, rationaliser les processus monétaires et garantir une stabilité financière.

Sans contredit, les meilleurs ERP vous offriront des fonctionnalités conçues spécifiquement pour vous aider avec la gestion de l’argent : les comptes de banque, les paiements électroniques et virements directs, l’écriture de chèque et même la réconciliation de vos comptes de banque ou des transactions bancaires de revenus et de dépenses.

  • Dimensions de base : Ajouter des dimensions additionnelles au grand livre et à tout autre registre dans un ERP pour une plus grande flexibilité lorsque vous travaillez avec des outils d’analyse.
  • Dimensions avancées : Les dimensions avancées offrent des dimensions illimitées pour leur utilisation dans les transactions de tous les registres.
  • Devises multiples : Gérer les devises multiples à travers le système, incluant les comptes à payer et à recevoir, les rapports du grand livre, les articles ressources et ceux en stock, ainsi que les comptes de banque.
  • Gestion du compte de banque : Créer, opérer et gérer plusieurs comptes de banque pour servir vos divers besoins d’entreprise, et ce, à travers différentes devises.
  • Les paiements électroniques et les virements directs : Créer des soumissions de paiement basées sur les documents du fournisseur et générer des fichiers de paiements bancaires dans un format ISO20022/SEPA ou utiliser le Service de Conversion de Données Bancaires pour les autres types de fichiers.
  • Réconciliation des transactions bancaires entrantes et sortantes : Importer les données de relevés bancaires à partir de fichiers électroniques envoyés par la banque en format ISO20022/SEPA ou utiliser le Service de Conversion de Données Bancaires pour les autres types de fichiers.
  • Réconciliation de compte bancaire : Réconcilier automatiquement vos données de relevé bancaire pour ouvrir les entrées de compte de banque et garder à l’œil sur tous vos relevés bancaires.
  • Écriture de chèque : Générer des chèques imprimés par ordinateur avec un numéro de série unique pour chaque compte de banque.
  • Envoyé à alternatif : Configurer plusieurs adresses « Envoyé à » pour accommoder les clients qui, en plus d’une adresse principale, ont plus qu’un site où ils veulent recevoir leurs livraisons.

Évidemment, la gestion des finances est une part importante d’un ERP. Alors, il est impératif de chercher à avoir une solution complète afin de recevoir tout le support nécessaire pour gérer votre compagnie.

En somme, l'efficacité d'un logiciel ERP dans la gestion financière s'étend bien au-delà de la simple tenue de comptes. Il s'agit d'une pièce maîtresse qui révolutionne la manière dont les entreprises appréhendent, manipulent et optimisent leur argent.

De la gestion des devises multiples à la réconciliation précise des transactions bancaires, en passant par la génération d'écritures de chèques et la facilitation des paiements électroniques, ces fonctionnalités forment une toile complexe qui garantit que chaque centime est suivi, géré et investi de manière stratégique.

L'importance d'un ERP complet et robuste pour soutenir ces opérations financières ne saurait être sous-estimée. Lorsqu'il s'agit de la gestion financière d'une entreprise, un logiciel ERP devient bien plus qu'un simple outil ; il se transforme en une plateforme puissante et indispensable, propulsant l'entreprise vers de nouveaux sommets de réussite financière.

Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion des approvisionnements (SMC)

Que ce soit dans le secteur des services, de la vente au détail ou de la production, la gestion des approvisionnements se révèle être un pilier stratégique pour améliorer la performance et l'efficacité de toute entreprise. Au cœur de ce processus complexe se trouve un module clé des systèmes ERP, offrant une multitude de fonctionnalités conçues pour optimiser chaque étape de la chaîne d'approvisionnement.

Des ventes à la comptabilité, en passant par la gestion des commandes et la facturation, ce module gère harmonieusement les transactions, les retours et bien plus encore.

Que vous envisagiez d'améliorer la relation avec vos clients ou d'optimiser vos relations avec les fournisseurs, ce segment de gestion offre une vue panoramique sur la performance et les opérations de votre entreprise.

Tant pour les compagnies de services, ceux de la vente au détail ou de production, la gestion des approvisionnements est un module essentiel afin d’améliorer la performance et l’efficacité de nos entreprises.

Ventes et comptes à recevoir

  • Recevables de base : Configurer et maintenir un tableau spécifique pour le client. Publier les transactions de ventes dans les journaux et gérer les comptes recevables : enregistrer les clients et gérer leurs comptes recevables en utilisant des journaux généraux.
  • Calendriers : Configurer des calendriers avec des jours ouvrables et non ouvrables. Attribuer un calendrier de base aux clients, fournisseurs, sites, compagnies, services de livraison et le service de gestion d’installations, et faites les changements nécessaires à chacun d’entre eux.
  • Tarification de campagne : Travailler avec des prix de vente et des rabais de ligne de ventes connectés avec des campagnes spécifiques.
  • Promesse de commandes : Promettre aux clients des dates d’envois de commandes et de livraisons exactes basées sur la disponibilité courante et future d’un article.
  • Rabais de lignes de vente : Gérer les structures flexibles des rabais d’articles qui différencient entre les ententes spéciales avec des clients individuels et des groupes de clients, et qui sont conditionnés par des paramètres comme des quantités minimums, des unités de mesure, les devises, les variantes de l’article et la période de temps.
  • Tarification des lignes de vente : Gérer les structures flexibles du prix des articles qui différencient entre les ententes spéciales avec des clients individuels et des groupes de clients, et qui sont conditionnés par des paramètres comme des quantités minimums, des unités de mesure, les devises, les variantes de l’article et la période de temps.
  • Facturation de ventes : Créer, publier et imprimer les factures des clients et les mémos sur les crédits de vente.
  • Facture de rabais de ventes : Calculer les rabais de ventes automatiquement. Configurer n’importe quel nombre de termes pour les factures de rabais, incluant un montant minimal, un pourcentage de réduction et/ou des frais de service
  • Gestion des bons de commande : Gérer les devis, les commandes permanentes de ventes et les procédures de bons de commande.

Achats et comptes à payer

  • Gestion des retours : Permet de créer des bons de retour afin que vous puissiez offrir une compensation à vos clients pour un article endommagé ou une erreur dans la commande. Les articles peuvent être reçus en échange du bon de retour.
  • Agents de livraison : Configurer plusieurs agents de livraison (par exemple UPS, DHL, des transporteurs externes ou votre propre transporteur) et relier leurs services (rapide, du jour au lendemain, standard) avec les temps de livraison.
  • Taxes de vente : Calculer les taxes de vente et configurer des zones individuelles de taxes pour chaque client et fournisseur.
  • Adresses de commande alternatives : Configurer plusieurs adresses pour gérer les commandes des fournisseurs qui ont plus d’un site d’expédition en plus de leur principale adresse de compagnie.
  • Factures payables de base : Configurer et maintenir un tableau de fournisseurs, publier les transactions d’achats dans les journaux et gérer les factures à payer.
  • Livraisons directes : Traiter les commandes à livrer directement du fournisseur au client sans avoir à stocker les articles dans votre marchandise tout en gardant le contrôle sur les coûts de commande et le profit.
  • Facturation d’achats : Configurer, publier et imprimer les factures d’achats et les mémos de crédit d’achats.
  • Rabais sur les lignes d’achats : Gérer plusieurs rabais sur les prix d’achat d’articles que vous avez négociés avec les fournisseurs et ces derniers pourront être basés sur des paramètres comme une quantité minimale, unité de mesure, devise, variable et la période de temps.
  • Rabais sur la facture : Calculer automatiquement les rabais sur la facture. Le rabais peut différer de fournisseur en fournisseur avec des coûts minimaux différents (et aussi avec différentes devises) et différents prix, dépendamment de la taille de la facture.
  • Tarification de ligne d’achats : Gérer plusieurs prix d’article que vous avez négociés avec les fournisseurs et ces derniers pourront être basés sur des paramètres comme une quantité minimale, unité de mesure, devise, variable et la période de temps.
  • Gestion des bons d’achat : Gérer les devis, les commandes permanentes d’achat et les bons d’achat.
  • Gestion des retours d’achat : Créer des retours d’achat pour compenser votre propre compagnie pour des articles endommagés ou comprenant une erreur. Les articles peuvent ensuite être pris d’un retour d’achat.

La gestion des approvisionnements s’attaque donc tant aux ventes (factures, rabais, prix, gestion des commandes et des envois) qu’à l’inventaire pour une vision globale de votre production. En confiant ces tâches à votre ERP, il est beaucoup plus facile de faire rouler votre usine de production en assurant toujours un approvisionnement à la hauteur de vos commandes et une livraison efficace.

En fin de compte, la gestion des approvisionnements dans un ERP transcende les frontières de la simple logistique. Elle devient le pivot essentiel autour duquel gravitent les processus de ventes, de comptabilité et d'inventaire. Des négociations des prix aux calculs sophistiqués des rabais, de la traçabilité des commandes à la synchronisation des retours, chaque étape est soigneusement orchestrée par un logiciel ERP performant.

En fusionnant les domaines de ventes, d'achats et d'inventaire, un ERP offre une vue globale de la chaîne d'approvisionnement, transformant les flux complexes en une danse harmonieuse de transactions fluides et d'efficacité accrue.

La gestion des approvisionnements devient ainsi bien plus qu'un simple module ; elle est la toile de fond sur laquelle se dessine la réussite d'une entreprise, une étape cruciale pour garantir que les produits arrivent en temps voulu, que les clients sont satisfaits et que les opérations se déroulent sans accroc.

Fonctions d'un logiciel ERP: Gestion de l'inventaire

Au cœur de la gestion opérationnelle de toute entreprise réside un processus essentiel : la gestion de l'inventaire. Qu'il s'agisse de gérer la disponibilité des produits, d'optimiser les flux d'approvisionnement ou de maintenir une vision précise des coûts et des stocks, la gestion de l'inventaire est un domaine clé où la pertinence des informations et la fluidité des processus peuvent faire toute la différence.

Dans cet esprit, un logiciel ERP se révèle être l'allié inestimable pour rationaliser et optimiser chaque aspect de la gestion de l'inventaire. De la gestion des coûts aux numéros de série, en passant par les transferts de site et la gestion d'assemblage, ce module offre une palette complète d'outils pour maintenir le contrôle total sur vos actifs matériels, et ce, de la demande initiale à la livraison finale.

  • Gestion des demandes : Automatiser la procédure de planification d’approvisionnement en utilisant la Feuille de calcul de demande. Gérer des suggestions optimales pour réapprovisionner la marchandise grâce à des achats et des transferts basés sur la demande courante et future d’un article ainsi que de sa disponibilité, tout en pouvant utiliser une variété de paramètres de planification comme les quantités minimales et maximales ainsi que les quantités de nouvelles commandes.
  • Rapports d’analyse : Offrir aux décideurs d’une compagnie, surtout ceux avec des responsabilités pour les ventes, les achats et la gestion du portfolio de produits, une façon efficace et flexible d’avoir de l’information pertinente à partir du système afin d’informer les décisions quotidiennes.
  • Fournisseurs alternatifs : Gérer l’achat du même article chez différents fournisseurs. Configurer plusieurs fournisseurs pour un article, spécifier les délais typiques d’un vendeur pour livrer l’article et associer le prix ainsi que les ententes de réduction.
  • Marchandise de base : Configurer les articles que vous aurez en stock et spécifier les unités de mesure, les méthodes de calcul de coûts, les groupes de marchandise, les coûts à l’unité et le prix et les autres propriétés.
  • Zones : Organiser votre entrepôt en attribuant des articles aux zones qui sont la plus petite unité dans la structure logique d’un entrepôt.
  • Comptage de cycle : Gérer le comptage de cycle, une méthode de base pour vérifier les données de rapport d’entrepôt pour maintenir et améliorer l’exactitude de la marchandise.
  • Budget d’article : Faire des budgets de ventes et d’achats au niveau du client, du fournisseur et de l’article, à la fois en termes de quantités et de prix.
  • Frais annexes : Gérer les frais annexes. Inclure la valeur des composantes de coût additionnel comme le transport ou l’assurance dans le coût de l’unité ou le prix d’unité d’un article.
  • Référence croisée d’articles : Identifier rapidement et avec précision les articles qui sont commandés par un client sur la base d’un numéro d’article différent du vôtre.
  • Substitution d’articles : Lier les articles avec les caractéristiques similaires ou pareilles de façon à ce que si un client commande un article qui est indisponible, vous pouvez offrir un article de remplacement afin d’éviter de perdre la vente.
  • Suivi d’article : Gérer et suivre des numéros de lot et en série. Attribuer manuellement les numéros de lot et de série. Vous pourrez alors recevoir et envoyer des quantités multiples avec des numéros de série ou de lot à partir d’une seule ligne de commande.
  • Catégories d’article : Utiliser les catégories d’article pour grouper les articles dans une structure hiérarchique. Ainsi, vous pouvez définir vos propres catégories et leur attribuer des propriétés.
  • Attributs d’article : Utiliser les attributs d’article pour ajouter des données personnalisées comme la couleur, le pays de production, la grandeur ou la dimension du produit, et ce, aux articles applicables afin de compléter les champs d’article déjà présents dans le système.
  • Gestion d’assemblage : Spécifier une liste d’articles à vendre, de matériaux bruts, de sous-assemblages et/ou de ressources en tant que Liste de Matériaux d’assemblage qui sont compris dans un article fini ou un ensemble.
  • Transfert de site : Suivre la marchandise alors qu’elle est déplacée d’un site à un autre. Vous pouvez alors calculer la valeur de la marchandise en transit et celui à différents sites.
  • Sites multiples : Gérer la marchandise à plusieurs sites ce qui peut représenter une usine de production, un centre de distribution, des entrepôts, une salle de montre, des points de vente et des voitures de service.
  • Articles hors stock : Offrir des articles aux clients qui ne font pas partie de votre marchandise régulière, mais que vous pouvez commander de façon ponctuelle à votre fournisseur ou votre producteur.
  • Prélèvement d’article : Permettre aux travailleurs de l’entrepôt de créer un prélèvement à partir d’une commande libérée.
  • Rangement : Permettre aux travailleurs de l’entrepôt de créer un rangement à partir d’une commande libérée.
  • Feuille de calcul de coût standard : La feuille de calcul de coût standard offre aux contrôleurs d’une compagnie une façon efficace et fiable afin de maintenir des coûts de marchandise exacts et à jour.
  • Unités de stock : Gérer les unités de stock (SKUs). Les articles identiques avec le même numéro d’article peuvent être entreposés à différents sites et gérer individuellement à chaque site.

De plus, tout ce qui est en lien avec les commandes à payer chez vos fournisseurs ou vos envois chez vos distributeurs, l’ERP s’occupe de toute la gestion de votre approvisionnement du début jusqu’à la fin de la chaîne. Ainsi, vous retrouverez dans votre ERP des fonctionnalités qui s’occupent des retours, des factures à payer de base, des expéditions de produits même la gestion des commandes ou des rabais.

En fin de compte, la gestion de l'inventaire dans un logiciel ERP tran

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14 juin 2022 par Frédéric Charest Vice-Président Marketing

Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.