Les 5 phases d'implantation d'un système ERP

Au fur et à mesure qu'une organisation grandit et se développe, son besoin de systèmes meilleurs et plus avancés augmente également. À un moment ou à un autre de la croissance de chaque organisation, un changement important vers un nouveau système de planification des ressources d'entreprise est nécessaire pour rationaliser les opérations et améliorer l'efficacité.

ERP est l’acronyme pour Enterprise Resource Planning est une proposition majeure pour toute organisation commerciale. Outre l'investissement monétaire et la maintenance importants, il existe également des coûts en termes de ressources et de temps dédiés. C'est pourquoi, avant d'initier tout projet ERP dans une entreprise, il est essentiel de s'assurer que l'ensemble de l'organisation connaît et comprend la stratégie et les raisons du déménagement.

Notez que rien n'a un impact plus significatif et plus profond sur le succès à long terme d'un système ERP que la qualité de la mise en œuvre. Si c'est bien fait, une entreprise est plus susceptible de bénéficier d'un meilleur retour sur investissement (ROI) en beaucoup moins de temps. D'autre part, si la mise en œuvre est mal planifiée et exécutée, une entreprise gaspillera probablement beaucoup d'argent et de temps sans voir les avantages notables d'un ERP.

Quelle est la phase d'implantation d'un système ERP?

Lorsque l'on parle d'« implantation d'un système ERP », il peut y avoir une confusion terminologique. Le terme correct est généralement "implémentation d'un système ERP". L'implémentation d'un système ERP fait référence au processus de mise en place et de configuration d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) au sein d'une organisation. Ce processus vise à permettre à l'entreprise d'utiliser efficacement le logiciel ERP pour gérer ses ressources, ses processus et ses données.

Lorsque l'on parle d'« implantation d'un système ERP », il peut y avoir une confusion terminologique. Le terme correct est généralement "implémentation d'un système ERP". L'implémentation d'un système ERP fait référence au processus de mise en place et de configuration d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) au sein d'une organisation. Ce processus vise à permettre à l'entreprise d'utiliser efficacement le logiciel ERP pour gérer ses ressources, ses processus et ses données.

Voici ce que cela implique généralement :

1. Planification : Avant de commencer l'implémentation, il est essentiel de planifier le processus. Cela comprend la définition des objectifs, l'évaluation des besoins de l'entreprise, la sélection du logiciel ERP approprié, l'affectation des ressources nécessaires, etc.
2. Conception : Au cours de cette phase, l'équipe d'implémentation travaille sur la conception du système. Cela peut inclure la personnalisation du logiciel ERP pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, l'intégration avec d'autres systèmes existants et la configuration des paramètres du système.
3. Développement et Tests : Si des personnalisations significatives sont nécessaires, elles sont développées à cette étape. Ensuite, des tests approfondis sont effectués pour s'assurer que le logiciel fonctionne correctement et répond aux exigences de l'entreprise.
4. Formation : Les employés sont formés à l'utilisation du système ERP, et les administrateurs système reçoivent une formation sur la gestion et la maintenance du système.
5. Mise en œuvre : Le logiciel ERP est déployé dans l'ensemble de l'entreprise, souvent par étapes ou par modules. Les données existantes peuvent être migrées vers le nouveau système.
6. Suivi et Optimisation : Une fois le système en place, il est surveillé pour identifier les problèmes potentiels et les opportunités d'amélioration. L'optimisation continue est essentielle pour s'assurer que le système ERP répond aux besoins changeants de l'entreprise.
7. Support et Maintenance : Un support continu est fourni aux utilisateurs, et des mises à jour régulières du logiciel ERP sont effectuées pour assurer son bon fonctionnement.

L'implémentation d'un système ERP est souvent un processus complexe qui peut prendre plusieurs mois, voire plus longtemps, en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation. L'objectif final est d'améliorer l'efficacité des opérations de l'entreprise en consolidant les données et les processus dans un seul système intégré.

‍

Phase 1 d'implantation d'un système ERP: diagnostique et analyse

La Phase 1 d'implémentation d'un système ERP, souvent appelée "Phase de Diagnostique et Analyse" ou "Phase de Pré-implémentation", est l'étape initiale et cruciale du processus d'implémentation d'un système ERP. Cette phase est dédiée à la compréhension complète des besoins de l'entreprise, de ses processus existants et des objectifs spécifiques pour l'implémentation du système ERP. Voici ce que cette phase implique généralement :

1. Évaluation des besoins de l'entreprise : L'équipe d'implémentation, en collaboration avec les parties prenantes de l'entreprise, doit identifier et documenter les besoins de l'entreprise. Cela implique de comprendre les défis actuels, les lacunes dans les processus, les opportunités d'amélioration et les objectifs à long terme.
2. Analyse des processus existants : Il est essentiel d'examiner en détail les processus commerciaux existants de l'entreprise. Cette analyse permet de comprendre comment les opérations sont actuellement gérées, les flux de travail, les rôles et les responsabilités, ainsi que les systèmes et les technologies en place.
3. Définition des objectifs et des indicateurs de réussite : Au cours de cette phase, les objectifs spécifiques pour l'implémentation du système ERP sont définis. Il s'agit de comprendre ce que l'entreprise espère accomplir grâce à l'ERP, tels que l'amélioration de l'efficacité, la réduction des coûts, l'optimisation des processus, etc. Les indicateurs clés de performance (KPI) sont également identifiés pour mesurer le succès de l'implémentation.
4. Identification des parties prenantes : Toutes les parties prenantes de l'entreprise qui seront affectées par l'implémentation du système ERP doivent être identifiées. Cela comprend les utilisateurs finaux, les responsables de département, les équipes informatiques, les fournisseurs, etc.
5. Élaboration d'une feuille de route : Une feuille de route détaillée est créée pour guider le processus d'implémentation. Cette feuille de route comprend généralement un calendrier, un budget initial, des ressources nécessaires et des étapes clés.
6. Évaluation de la préparation de l'entreprise : Il est important de déterminer si l'entreprise est prête pour l'implémentation d'un système ERP. Cela implique souvent de s'assurer que les bases sont en place, telles que l'infrastructure informatique, les compétences du personnel, la gestion du changement, etc.
7. Sélection du logiciel ERP : Dans certains cas, la Phase 1 peut inclure la recherche et la sélection du logiciel ERP qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise. Cela peut être effectué avant ou après le diagnostic initial, en fonction de l'approche choisie.

En résumé, la Phase 1 d'implémentation d'un système ERP vise à poser les bases du projet en comprenant les besoins et les objectifs de l'entreprise. Elle est essentielle pour définir la direction du projet et garantir que l'implémentation du système ERP soit alignée sur les besoins et les aspirations de l'entreprise.

Voici une grille d'évaluation des besoins pour un logiciel ERP:

• Gestion des stocks : Capacité à gérer efficacement les niveaux de stock, les mouvements de stock et les réapprovisionnements.
• Comptabilité financière : Fonctionnalités de comptabilité générale, comptes fournisseurs, comptes clients, gestion de la trésorerie, etc.
• Gestion des ressources humaines : Suivi des données des employés, gestion des salaires, gestion des congés, évaluation de la performance, etc.
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement : Suivi des commandes, des fournisseurs, gestion des délais de livraison, etc.
• Gestion de la production : Planification de la production, suivi des ordres de fabrication, optimisation des processus de fabrication, etc.
• Gestion des ventes : Suivi des leads, gestion des clients, gestion des devis, des commandes, des factures, etc.
• Business Intelligence et Reporting : Capacité à générer des rapports, des tableaux de bord et des analyses pour prendre des décisions éclairées.
• Gestion des projets : Suivi des projets, allocation des ressources, gestion des coûts, etc.
• Mobilité : Prise en charge des appareils mobiles pour un accès à distance aux données et aux fonctionnalités de l'ERP.
• Personnalisation : Possibilité de personnaliser l'ERP pour répondre à des besoins spécifiques de l'entreprise.
• Intégration avec des systèmes tiers : Capacité à intégrer l'ERP avec d'autres logiciels et systèmes utilisés par l'entreprise.
• Support technique : Niveau de support technique et de maintenance requis.
• Coût du logiciel ERP : Budget alloué à l'achat et à l'implémentation du logiciel ERP.
• Formation : Besoin de formation pour les utilisateurs et les administrateurs du système ERP.
• Gestion du changement : Plan de gestion du changement pour aider les employés à s'adapter au nouveau système.

Cette liste à puces vous permet de noter les besoins spécifiques de votre entreprise en vue de l'implémentation d'un système ERP. Vous pouvez ensuite hiérarchiser ces besoins en fonction de leur importance pour faciliter le processus de sélection et d'implémentation du logiciel ERP.

Voici quelques exemples d'objectifs spécifiques que votre entreprise pourrait envisager lors de l'implémentation d'un système ERP, en fonction de ses besoins particuliers :

1. Réduction des coûts opérationnels : Réduire les coûts liés à la gestion des stocks, à la main-d'œuvre et aux processus opérationnels de 15 % au cours des 12 premiers mois après l'implémentation de l'ERP.
2. Amélioration de la précision des prévisions de demande : Augmenter la précision des prévisions de demande de produits de 20 % pour réduire les surplus de stock et les ruptures de stock.
3. Réduction des délais de traitement des commandes : Réduire le temps nécessaire pour traiter une commande client, de la réception à la livraison, de 5 jours à 2 jours.
4. Amélioration de la satisfaction client : Atteindre un taux de satisfaction client de 90 % en améliorant la gestion des commandes, la communication avec les clients et la précision des livraisons.
5. Optimisation de la gestion des fournisseurs : Réduire les délais de livraison des fournisseurs de 20 % en améliorant les processus de gestion des fournisseurs et en établissant des relations plus solides.
6. Réduction des erreurs de facturation : Réduire le taux d'erreurs de facturation client de 10 % en automatisant les processus de facturation.
7. Meilleure visibilité des données financières : Permettre aux responsables financiers d'accéder à des rapports financiers en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées.
8. Optimisation de la gestion des ressources humaines : Réduire le temps nécessaire pour traiter les demandes de congé de 30 % en automatisant le processus de gestion des congés.
9. Amélioration de l'efficacité de la production : Augmenter la productivité de l'usine en réduisant les temps d'arrêt non planifiés de 15 % grâce à une meilleure planification de la production.
10. Augmentation des ventes : Augmenter les ventes de nouveaux produits de 25 % au cours de la première année grâce à une meilleure gestion des leads et à une optimisation du processus de vente.
11. Réduction des coûts informatiques : Réduire les coûts informatiques annuels de 10 % en consolidant les systèmes existants grâce à l'ERP.
12. Amélioration de la satisfaction des employés : Augmenter la satisfaction des employés en simplifiant les processus internes, en fournissant une formation adéquate et en réduisant les tâches administratives.

Ces objectifs sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART), ce qui signifie qu'ils sont bien définis et vous permettront de suivre et de mesurer les résultats de l'implémentation de votre système ERP. Il est essentiel de personnaliser ces objectifs en fonction des besoins et des priorités de votre entreprise.

Phase 2 d'implantation d'un système ERP : l'architecture

La Phase 2 de l'implémentation d'un système ERP, souvent appelée "Phase d'Architecture", est une étape cruciale du processus qui se concentre sur la conception et la planification de l'architecture du système ERP sans encore procéder à sa mise en place. Cette phase vise à créer un plan détaillé de l'architecture du système qui servira de base solide pour la phase ultérieure de mise en place.

Voici ce que comprend généralement la Phase 2 d'implémentation de l'architecture d'un système ERP :

1. Conception de l'architecture : Cette étape consiste à concevoir l'architecture technique et logicielle du système ERP. Cela inclut la sélection des serveurs, des bases de données, des technologies de développement, des langages de programmation, et la définition de l'infrastructure matérielle et logicielle requise.
2. Intégration des systèmes existants : Si votre entreprise utilise déjà d'autres systèmes logiciels ou informatiques, il est essentiel de planifier comment l'ERP s'intégrera à ces systèmes. Cela peut impliquer la mise en place d'interfaces et de connecteurs pour assurer une communication fluide entre les systèmes.
3. Évaluation des besoins en matière de sécurité : La sécurité des données est une préoccupation majeure. Cette phase doit inclure une évaluation approfondie des besoins en matière de sécurité, y compris la gestion des autorisations d'accès, la protection des données sensibles et la sauvegarde des données.
4. Planification de la sauvegarde et de la reprise après sinistre : Élaboration d'un plan de sauvegarde robuste pour garantir que les données critiques de l'entreprise sont sécurisées et récupérables en cas de sinistre.
5. Conception des flux de données : Cette étape implique de concevoir la manière dont les données circuleront au sein du système ERP, des entrées initiales aux sorties et aux rapports. Cela inclut la création de schémas de flux de données et de processus.
6. Personnalisation et configuration : Si des personnalisations spécifiques sont nécessaires pour répondre aux besoins de l'entreprise, elles sont planifiées et documentées à ce stade. Cela peut inclure la conception de formulaires, de rapports et de flux de travail personnalisés.
7. Plan de gestion de projet : La création d'un plan de gestion de projet détaillé est essentielle pour s'assurer que toutes les tâches liées à l'architecture du système ERP sont planifiées, suivies et achevées conformément au calendrier.
8. Évaluation des coûts : Une estimation des coûts associés à la mise en place de l'architecture est effectuée. Cela comprend les coûts matériels, logiciels, de main-d'œuvre, de formation, de sécurité, etc.
9. Validation des besoins métier : Avant de passer à la mise en place réelle, les besoins métier tels qu'identifiés dans la Phase 1 (Diagnostique et Analyse) sont validés pour s'assurer qu'ils sont correctement reflétés dans l'architecture conçue.
10. Documentation : Toutes les décisions, conceptions et plans sont soigneusement documentés pour servir de référence tout au long du projet.

La Phase 2 est essentielle pour établir les bases solides de l'implémentation réussie du système ERP. Une fois que l'architecture est bien définie et planifiée, la Phase 3 consiste généralement à passer à la mise en place réelle du système ERP.

Phase 3 d'implantation d'un système ERP : le développement

Cette étape est dédiée à la finalisation des configurations et la configuration de la solution standard, au développement et à la finalisation du code personnalisé requis pour prendre en charge la solution et à la création de la documentation de formation de l'utilisateur.

Objectifs

Le but de la phase de développement est d'exécuter le processus de mise à niveau de l'application. Il comprend également des tests du système pour vous assurer que la mise à niveau de l'application et des données vers la nouvelle version de la solution Microsoft Dynamics a été effectuée avec succès. Les données de référence de performance sont examinées pour déterminer les ressources nécessaires pour prendre en charge les nouvelles références pour les données mises à niveau.

Les livrables

• Guides de formation
• Modèles de processus d'affaires finaux
• Configuration finale du système
• Développement final du code personnalisé
• Test de la solution (processus, intégration et acceptation des données)
• Spécification de l'environnement de production final
• Intégration finale et développement de code d'interface
• Développement final du code de migration des données

Description de la phase

La phase de développement implique des activités continues de gestion de projet afin de gérer les risques et les problèmes, les communications, les demandes de changement et les mises à jour du plan de projet. En outre, le plan de déploiement lancé lors de la phase de conception devrait être mis à jour dans le cadre des activités de planification de projet. A ce niveau, Le développement des guides de formation est terminé et présenté au client pour examen.

Ensuite, L'équipe de conseil termine la configuration du rôle de sécurité et les configurations requises en fonction de la conception. L'équipe infrastructurelle termine et fournit au client le document de spécification de l'environnement de production, afin que le client puisse démarrer le processus d'approvisionnement pour les composants matériels et logiciels requis.

Enfin, la qualité de tous les produits livrables produits au cours de cette phase est vérifiée et la phase de contrôle des péages est effectuée pour vérifier la conformité avec les exigences de qualité du client.

Phase 4 d'implantation d'un système ERP : le déploiement

C’est le moment où tous les efforts de l’équipe de projet se conjuguent pour une transition réussie vers la nouvelle solution Microsoft Dynamics.

Objectifs

• Configurer l'environnement de production
• Migrer les données vers l'environnement de production
• Effectuer un test d'acceptation utilisateur du système
• Former les utilisateurs et finaliser la documentation utilisateur
• Effectuer une vérification de la mise en production et promouvoir la production du système

Les livrables

• Formation finale des utilisateurs
• Résultats du test d'acceptation utilisateur
• Migration finale des données (hors projets de mise à niveau)
• État de préparation final et liste de contrôle de la mise en production
• Environnement de production
• Passage à la production

Description de la phase

La phase de déploiement pour les nouvelles implémentations de Dynamics implique des activités de gestion de projet continues.  La phase d'exploitation comprend les activités finales requises pour clôturer le projet et transmettre la solution et les connaissances au client. Le plan de déploiement initié lors de la phase de conception est finalisé avec les équipes de conseil et de projet.

L'équipe de formation finalise alors les guides de formation et anime des sessions de formation pour les utilisateurs. Pour les projets d'entreprise, les tests de performance sont terminés. Les équipes infrastructurelles et techniques préparent l'environnement de production aux tâches de basculement menant à l'état de mise en production. Les configurations et ajustements requis peuvent être faits.

Phase 5 d'implantation d'un système ERP : le test

Cette étape définit les activités nécessaires à la fermeture du projet, fournit un support post-production et assure la transition de la solution et des connaissances vers le client.

Objectifs

• Fournir un support après la mise en production
• Mettre la solution de transition en service
• Réaliser un audit qualité final et de clôturer le projet.

Livrables

• Rapport de clôture du projet
• Livraison finale de tous les livrables du projet au client
• Leçons apprises documentées

Description de la phase

L'équipe de gestion du programme prépare les factures finales, les leçons apprises, le rapport de clôture du projet et se prépare pour la réunion officielle de clôture du projet. Elle prépare également un dossier avec tous les documents livrables du projet et leurs formulaires d'acceptation. Ces documents sont examinés avec le client pour obtenir l'approbation finale.

Les ressources de l'équipe fonctionnelle et technique requises pour fournir un support pour résoudre les problèmes résultant du déploiement vers la base d'utilisateurs. À ce stade, les équipes de support sont également impliquées dans la résolution des problèmes afin que la transition de la solution vers le client et le support se déroulent sans heurts.

Tous les éléments de transfert de connaissances restants qui n'étaient pas couverts lors des phases précédentes sont terminés dans celle-ci. Une fois les activités de support terminées, l’équipe complète toutes les activités logistiques nécessaires et obtient l’approbation finale du projet.

Implanter un système ERP avec Gestisoft

Nous avons aussi établi une liste des facteurs de succès à connaître avant d'implanter votre ERP

Cette liste est donc en quelque sorte notre référence pour chaque projet puisqu’elle est l’accumulation de tellement d’années d’expertise dans le milieu. Alors, profitez-en et utilisez là vous aussi! Vous allez voir, elle deviendra précieuse pour vous aussi. Et, si vous avez des questions, il nous fera plaisir d'y répondre !

Notre équipe aide les entreprises québécoises dans leur projet de transformation numérique avec l'aide des applications ERP et CRM de Microsoft. Notre rôle est de trouver comment vous pouvez utiliser ces solutions d'affaires pour avoir un impact réel sur votre entreprise. De la production manufacturière à la gestion de vos ventes, nos experts trouveront comment Microsoft Dynamics 365 peut accélérer votre succès.

‍