Politique de confidentialité
Gestisoft prend très au sérieux les questions relatives à la protection des renseignements personnels de ses clients et de son personnel. Nous avons donc élaboré cette politique en matière de confidentialité afin de clarifier notre engagement constant à protéger le droit à la vie privée et à la protection des renseignements personnels de nos clients et du personnel de Gestisoft. Certaines des pratiques dont il est question dans la présente politique en matière de confidentialité reflètent des exigences imposées par des lois fédérales et/ou provinciales en vigueur au Canada et au Québec. En tout temps, Gestisoft a pour principe de satisfaire les attentes de ses clients et de son personnel, qui s’attendent à ce que nous respections leur vie privée et protégions leurs renseignements personnels, tout en se conformant aux exigences des lois et des responsabilités professionnelles applicables.
Principe 1 – Utilisation responsable des renseignements personnels
Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou dont nous avons la gestion. Gestisoft est responsable de tous les renseignements personnels qu’il a en sa possession ou dont il a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de clients et de membres du personnel de Gestisoft en particulier – ainsi que les renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recevoir indirectement – par exemple, de clients qui sont des sociétés ou des administrations publiques. Nous avons établi des politiques et des procédures destinées à protéger les renseignements personnels de nos clients et de notre personnel. Nous avons nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels, qui assure la surveillance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de Gestisoft. Nous avons également informé notre personnel de l’existence de cette politique de confidentialité ainsi que du rôle essentiel que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et de notre personnel. Pour toute question en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels, M. Martin Desrosiers (mdesrosiers@gestisoft.com).
Principe 2 – Justification de la collecte des renseignements personnels
Avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels directement, Gestisoft indique les motifs pour lesquels il le fait.
Renseignements personnels concernant nos clients :
Dans la plupart des cas, c’est uniquement dans le cadre de la prestation de services professionnels que Gestisoft utilisera et/ou communiquera des renseignements personnels concernant ses clients dansle but d’obtenir du soutien ou des services technologiques. Lorsque tout visiteur consulte notre site web, il se peut qu’un fichier de données soit introduit sur votre appareil ou votre navigateur, comme un témoin (les « cookies »), des balises pixel (éléments graphiques de très petite taille) ou un fichier semblable. Ces fichiers nous permettent de conserver certaines informations à propos de votre utilisation du site web, incluant la date de votre plus récente visite, les pages consultées et les fichiers téléchargés. De pair avec des outils tels que Google Analytics, Microsoft Clarity, Microsoft Dynamics et Dealfront, ces fichiers de données nous permettent d’adapter le site web afin qu’il réponde mieux aux intérêts et préférences de nos utilisateurs. De cette manière, nous pouvons mieux comprendre comment nos visiteurs interagissent avec notre site et nos pages de destination, ce qui nous permet d'améliorer constamment l'expérience de nos utilisateurs et d'optimiser nos services. Ces fichiers peuvent également être utilisés par Gestisoft à des fins de marketing ciblé afin de vous présenter du contenu ou des annonces que nous jugeons susceptibles de vous intéresser sur la base de votre comportement de navigation sur le site web. Vous avez l’option de désactiver pour le futur ces fichiers témoins si vous le souhaitez en gérant les options de configuration de votre navigateur.
Principe 3 – Minimisation des renseignements personnels recueillis
Gestisoft impose des restrictions en ce qui concerne la quantité et la nature des renseignements personnels que son organisation recueille. Gestisoft se limite à recueillir les seuls renseignements personnels jugés raisonnablement nécessaires pour pouvoir offrir ses services et pour exercer ses activités commerciales.
Principe 4 – Communication et conservation limitées des renseignements personnels
Gestisoft utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. En ce qui a trait à la conservation des renseignements personnels concernant son personnel, Gestisoft se conforme aux lois et aux normes en matière d’emploi. Tous les dossiers des Ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de Gestisoft sont détruits lorsque ces renseignements ne sont plus raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives, ou aux fins de l’audit. Gestisoft conserve pendant 24 mois les renseignements personnels recueillis auprès des candidats à un emploi de façon à pouvoir communiquer avec ces candidats pour leur proposer d’autres postes susceptibles de les intéresser. Si un autre poste convenable devenait disponible chez Gestisoft pendant cette période de 24 mois, Gestisoft pourrait entrer en communication avec ces candidats pour discuter avec eux de ces nouvelles opportunités d’emploi. Dans de tels cas, les renseignements personnels concernant ces candidats pourraient être conservés pendant une période additionnelle de 24 mois. Si un candidat est embauché, les renseignements personnels recueillis à son sujet, pendant le processus d’embauche, sont conservés en vue d’établir et de gérer le lien d’emploi.
Principe 5 – Mesures de protection adéquates
Gestisoft protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Gestisoft protège les renseignements personnels en recourant à des installations sécuritaires et à des outils et pratiques conformes aux normes de l’industrie, et en se conformant à des politiques et des pratiques internes clairement définies. Des mesures de sécurité ont été mises en place pour empêcher la perte, l’utilisation inappropriée et l’altération des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Les renseignements personnels sont conservés dans des environnements sécurisés qui ne sont pas accessibles au public. Toutes les données de Gestisoft, incluant les renseignements personnels, recueillies dans le cadre de votre utilisation du site web sont conservées sur des serveurs situés au Canada. Toutefois, ces données peuvent être traitées par des tiers fournisseurs de services de Gestisoft situés à l’extérieur du Canada afin de leur permettre de s’acquitter de leurs services. Dans ces cas, Gestisoft s’assure de prendre les moyens raisonnables pour s’assurer que ces tiers sont liés par les garanties appropriées.
Principe 6 – Transparence
Gestisoft répondra à toute plainte ou question concernant la confidentialité des renseignements personnels. Dans le cas d’une plainte, nous ferons enquête et tenterons d’en arriver à une solution. Toute personne ayant des doutes quant à la conformité des pratiques de Gestisoft aux principes énoncés dans la présente politique en matière de confidentialité est invitée à faire part de ses préoccupations au Responsable de la protection des renseignements personnels de Gestisoft, idéalement par écrit. Le Responsable s’assurera que toute plainte donne lieu à une enquête interne et tentera dans la mesure du possible de communiquer ses constatations au plaignant dans les 30 jours suivant la réception de la plainte.
Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels de nos clients et de nos employés. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse mdesrosiers@gestisoft.com.