Quel que soit le profil de votre entreprise, société ou organisation, l’implantation d’un système ERP adapté est désormais considérée comme une étape essentielle pour l’optimisation d’activités. Brièvement, ces logiciels offrent de nombreux modules. Ceux-ci permettent de centraliser des informations cruciales afin d’atteindre certains objectifs : la satisfaction et fidélisation de votre clientèle ainsi qu’une organisation parfaitement étudiée et efficace au sein de votre équipe.
Si le suivi de plusieurs étapes peut définir ou non le succès du déploiement d’un ERP, certains principes préalables mériteront également votre intérêt avant de procéder à une implantation. La suite de cet article vous présentera ces principes particulièrement déterminants.
Facteur №1 à connaître avant la mise en place d'un ERP : réaliser un audit minutieux
Sans surprise, l’implantation d’un système ERP impose au préalable un audit minutieux. En effet, chaque entreprise, société ou organisation est unique. Il serait donc impensable de préparer le déploiement d’une solution inadaptée sans avoir considéré des éléments propres.
Les pratiques et méthodes internes seront, évidemment, des points cruciaux. De même, la constitution des effectifs et le savoir mis à contribution mériteront un audit complet. Par ailleurs, les ressources et capacités définiront ici une stratégie spécifique, mais aussi des objectifs, besoins et risques à la hauteur de vos activités. L’intérêt pour les professionnels sera naturellement d’identifier et éviter autant que possible les scénarios indésirables.
Enfin, l’étude des partenariats actuels (ou en prévision) finalisera cet audit préalable afin d’identifier des besoins, et donc une solution logicielle adaptée. Analyses, objectivité et transparence seront les maîtres mots lors de cette première étape particulièrement cruciale.
ATTENTION, n'oubliez pas de convertir vos données lors de votre audit ! Vous avez travaillé pendant des années à construire votre base de données et elle est primordiale à l’avancement et à la performance de votre entreprise. Quoi faire avec elle une fois votre ERP implanté ?
Il est essentiel de penser à convertir vos données pour votre nouvel ERP. Soyez averti, cela représentera probablement l’un des plus grands casse-têtes de votre implantation, mais cette opération ne devrait être en aucun cas sous-estimée. Cherchez à connaître l’état de vos données avant d’entamer le processus et faites aussi le choix des données qui seront converties ou non.
Facteur №2 à connaître avant la mise en place d'un ERP : constituer une équipe projet
La constitution d’une équipe projet suit inévitablement la première phase d’audit. Cependant, la désignation perfectible de votre team pourrait affecter les premiers résultats de l’implantation de votre système ERP. Voici quelques recommandations.
- Dans un premier temps, rappelez-vous qu’une équipe réduite est préférable, et ce, peu importe la taille de votre entreprise, société ou organisation. Idéalement, la désignation d’un chef de projet et de 2 à 3 collaborateurs suffira amplement pour finaliser la composition de votre team. Le rôle de chaque acteur devra être parfaitement défini pour limiter les éparpillements et atteindre vos objectifs… Coordonner pour plus d’efficacité !
- De même, si le choix en fonction d’une hiérarchie est parfois priorisé, la composition d’une équipe mixte en fonction des compétences est cependant préférable. Cette stratégie garantira le respect des besoins métiers.
- Enfin, la composition d’une équipe projet dans le cadre de l’implantation d’un système ERP fera également référence à la désignation d’une personne responsable qui fera le lien entre votre entreprise et l’équipe chargée de déployer votre solution logicielle. Bref, la composition de votre équipe projet ne peut reposer sur des facteurs dits « hasardeux », prenez donc le temps d’analyser le profil de vos effectifs. Ce gestionnaire de projet aura pour responsabilité d'assurer un suivi pour les finances, les échéanciers, les enjeux, mais aussi pour aider à trouver des solutions globales et négocier des compromis pour la mise en place d’un ERP qui fait l’affaire de tous. Assurez-vous donc d’avoir quelqu’un qui connaît bien l’organisation et qui a de l’expérience à gérer des projets qui touchent plusieurs départements.
Rappelez-vous que vous travaillez à mettre en place une solution de gestion qui devra vous aider dans tous les aspects de votre compagnie et non à écrire du code ou à installer des programmes, ce n’est pas un projet technologique. Ainsi, il faudra penser à créer une équipe de projet dont les compétences et les activités dans l’entreprise leur permettent de bien connaître vos processus, vos fonctionnements et les méthodes de travail des différents secteurs. Pourquoi?
Parce que cette équipe sera responsable de définir les processus de l’ERP, de documenter, de confronter certaines idées, de les faire vivre et aussi de convaincre tous les autres collègues des avantages de celle-ci. Ils sont un peu vos évangélisateurs.
Facteur №3 à connaître avant la mise en place d'un ERP : rester réaliste avec vos objectifs
Il faut mettre quelque chose au clair tout de suite. Comment développer une entreprise, société ou organisation sans ambitions ? Paradoxalement, rester réaliste est nécessaire pour constater de véritables résultats. Une implantation ERP demandera tout ce que vous avez de plus précieux : vos meilleures ressources, vos employés les plus polyvalents et évidemment, votre temps.
L’expression « Rome ne s’est pas fait en un jour » prend ici tout son sens.
Ainsi, tous ceux qui travailleront de très près à l’élaboration des processus et à la mise en place de l’ERP devront pouvoir s’y consacrer à temps plein. Comme c’est un travail de longue haleine et exigeant, il est impératif de libérer ces personnes de leurs tâches habituelles afin de ne pas retarder le processus d’implantation. Partir de rien, presque rien ou tout recommencer, c’est investir son temps, mais aussi son énergie avant d’obtenir des résultats concrets.
Par exemple, il faudra peut-être penser à redistribuer les tâches dans ses équipes et même à embaucher du personnel supplémentaire pour vous aider à réaliser ce travail. De cette façon, vous permettrez à l'équipe du projet de ne pas se sentir dépassée par l’ampleur de la tâche, de pouvoir atteindre les objectifs et de respecter l’échéancier afin de vous garantir un ERP qui vous suivra pendant longtemps.
En plus du temps et des ressources, il est nécessaire d’avoir des objectifs clairs. Il vous faut des réponses aux questions et des buts qui sont compréhensibles pour tout le monde dans l’équipe :
- Pourquoi remplace-t-on la solution actuelle ?
- Quels sont les problèmes à régler ?
- Quels sont les facteurs de succès propres à l'ERP lui-même ?
C’est de cette façon que vous pourrez vous assurer que chaque décision prise durant le processus (et il y en aura un million, croyez-moi) sera au service de ces buts. C’est à vous de donner un esprit au projet et de lui fournir des objectifs clairs.
Facteur №4 à connaître avant la mise en place d'un ERP : communiquer reste votre meilleur atout
Évidemment, lorsqu’on parle de clarté, on pense aussi à l’importance de la communication. Dans un projet aussi complexe et long, il va (presque) sans dire que la communication est primordiale. Ainsi, en définissant des buts ou objectifs clairs, vous vous assurez que votre équipe de projet connaît la destination à atteindre.
Or, il faut aussi penser à définir vos besoins et à prendre le temps d’expliquer chaque paramètre spécifique à vos demandes. Alors, lorsque vous demandez que la solution gère les comptes client, il faut être un peu plus spécifique : parler des termes de paiements spéciaux, expliquer les réclamations de clients, etc. Le mot d’ordre? Ne tenez rien pour acquis!
De plus, il est tout aussi important de gérer les attentes. L’ERP est une solution qui touche tout le monde dans une entreprise et qui vous permet de vous supporter dans ce que vous faites de mieux. Il est donc certain qu’il y aura des changements, des améliorations et peut-être quelques frictions au départ. Ne soyez pas découragé, mais plutôt assurez-vous que vous soyez capable de défendre vos choix et de bien expliquer ce que la solution pourra et ne pourra pas faire.
Par exemple, la motivation peut se perdre en cours de route. N'hésitez surtout pas à faire un rappel de vos objectifs auprès de votre équipe. Ou tout simplement, gardez à l’esprit que votre prestataire reste disponible pour vous accompagner lors de votre apprentissage.
Facteur №5 à connaître avant la mise en place d'un ERP : limiter la personnalisation de la solution
Vous vous rappelez quand j’ai parlé de définir des objectifs clairs? Eh bien, elles vont vous être utiles ici puisqu’il faut se rappeler que personnaliser un ERP peut être vraiment intéressant et bénéfique pour vous, mais cela peut aussi engendrer des coûts supplémentaires et un échéancier encore plus long.
Alors avant de demander une personnalisation dans votre ERP, retournez à vos buts et vos besoins. Est-ce que cette personnalisation est au service de vos objectifs? Est-elle vraiment nécessaire pour répondre à vos besoins? Est-ce qu’il y a moyen de parvenir aux mêmes buts tout en utilisant les processus déjà existants dans cette solution?
Vous pourriez être surpris comment certaines personnalisations sont demandées uniquement pour reproduire ce que l’ancienne solution faisait. N’hésitez jamais à remettre en question les demandes de personnalisation! Et si vous pensez que vous aurez de la difficulté à le faire, pensez à implanter un comité de « non-changement ». Votre équipe de projet devra répondre à ce comité et justifier chaque personnalisation.
Facteur №6 à connaître avant la mise en place d'un ERP : considérer la formation continue
Essentiel, je le répète. L’un des plus grands défis de l’implantation d’un ERP n’est pas tant de choisir les processus ou de développer les personnalisations. Non, l’ultime obstacle à votre succès lors de l’implantation de votre ERP est la difficulté d’adaptation de vos employés face à la nouvelle solution.
Rester réaliste avec vos objectifs vous amène donc à considérer un autre principe : l’implantation d’un système ERP nécessite une formation continue. Certes, les premières recommandations du fournisseur de votre solution logicielle sembleront sans doute complexes aux yeux de votre équipe. Naturellement, votre prestataire « baignera » dans son propre élément. N’hésitez pas à suivre chaque conseil prodigué par votre fournisseur afin d’assimiler progressivement certaines logiques propres à votre ERP.
L’ERP est un programme complexe qui peut amener son lot de nouveaux processus et de nouvelles méthodes de travail alors si vous voulez que vos employés profitent au maximum de ses bénéfices, il va falloir leur en donner les moyens à l’aide de formations. Microsoft Dynamics 365 Business Central, le fameux logiciel de Microsoft, n’échappe pas à une caractéristique liée à chaque solution digitale : la disponibilité de mises à jour. Ajout de nouvelles fonctionnalités, optimisation de modules, correction de failles logicielles… Accepter chaque nouvelle version de votre ERP est crucial pour profiter des meilleurs résultats. En revanche, l’utilisation de nouveaux outils rappelle une nouvelle fois la nécessité de se former en continu, un investissement certes non-négligeable… Mais fructueux pour votre entreprise, société ou organisation.
Enfin, une autre vérité pourra perturber vos activités : la transition de modèles dits classiques en faveur du numérique évoquera parfois de véritables difficultés au sein de vos effectifs. Anciens ou nouveaux employés, un suivi rigoureux sera de mise lors du déploiement de votre ERP. Idéalement, vous aurez besoin de documentations, mais aussi d’offrir des formations adaptées et créées sur mesure pour la réalité de vos équipes. Elles vous aideront à faire la transition tout en douceur et à montrer tous les nouveaux avantages de la solution aux employés.
Facteur №7 à connaître avant la mise en place d'un ERP : penser aussi au changement
Le succès de votre implantation ERP dépend aussi de plusieurs facteurs comme vous avez pu le voir, mais sa réussite ou son échec dépend aussi de son avenir. Vous vous doutez certainement qu’un ERP apportera son lot de changements et de nouvelles façons d’opérer. En plus de rassurer vos employés et de les aider à traverser ces changements à l’aide de formation, il faudra aussi penser à la réorganisation des tâches, à l’apparition ou même disparition de certaines responsabilités et de les accompagner à travers cette transition.
Pensez peut-être à recevoir de l’aide d’experts qui pourront identifier les défis, les enjeux et les solutions pour réduire l’impact. Parce que vos équipes pourraient bien craindre à leur sécurité d’emploi face à tant de changements et ensuite, résister à l’implantation.
Ainsi, en prévoyant les changements, en embauchant les ressources nécessaires et en vous assurant de bien répondre aux craintes et inquiétudes de vos employés, vous pourriez garantir le succès de votre implantation ERP!
Facteur №8 à connaître avant la mise en place d'un ERP : faire face aux erreurs
L'erreur est humaine !
Négliger l’un des 7 points précédemment cités dans cet article et vous rencontrerez des problèmes, voir même provoquer de véritables échecs. Contrairement à certaines idées reçues, l’implantation d’un système ERP n’est pas une « solution miracle » où l’absence d’efforts résultera tout de même à des objectifs atteints.
Une direction non-alignée en fonction de vos objectifs d’implantation, de vos priorités et votre budget peut poser des problèmes dans le projet d’implantation d’un système ERP. De même, les ressources internes de votre entreprise, société ou organisation doivent être prêtes à accueillir une nouvelle technologie au sein de leur processus ou dans leur quotidien.
Pour rappel, un audit est primordial avant de commencer l'implantation. Et, l'alignement interne et/ou externe sur les attentes de l'implantation d'un système ERP ne doit pas être négligé. Les erreurs sont possible, mais pas fatales. Au pire, elles ralentiront le processus d'implantation. Communiquer avec votre équipe ou votre prestataire de solution ERP pour comprendre d'où vient le problème. Garder votre motivation et vos objectifs en vue !
Pour résumer
Oui, le choix d’une solution logicielle adaptée à vos besoins est essentiel. Ainsi, que l’accompagnement d’un fournisseur impliqué et disponible garantira l'implantation de votre système ERP. Mais pour le succès de votre implantation, un travail en amont est à réaliser.
Aujourd'hui, la transformation digitale est une étape cruciale pour les entreprises, mais elles ne sont pas toutes "prêtes" à accueillir une nouvelle technologie. Une préparation et un alignement des objectifs restent inévitables pour la réussite de votre projet.
Pour résumer, cet article vous a présenté certains principes non négligeables. Choix de votre équipe projet, révision d’objectifs à la hauteur de vos moyens, formation continue… Le déploiement d’un ERP est un parcours parfois plus complexe qu’il n’y paraît. Néanmoins, les avantages prodigués par un progiciel de gestion intégré pourront également dépasser vos attentes en mêlant analyses, patience et transparence.
Cette liste est donc en quelque sorte notre référence pour chaque projet puisqu’elle est l’accumulation de tellement d’années d’expertise dans le milieu. Alors, profitez en et utilisez là vous aussi! Vous allez voir, elle deviendra précieuse pour vous aussi. Et, si vous avez des questions, il nous fera plaisir d'y répondre !
.png)
