Comment un logiciel ERP peut-il vous aider à maîtriser la gestion de stock ?

La gestion des stocks est souvent la clé de voute de la rentabilité des petites et moyennes entreprises. Malgré tous vos efforts pour bien gérer vos stocks, vous avez peut-être déjà connu une pénurie de certains articles ou, au contraire, une quantité trop importante d’autres produits, ce qui entrainait alors un problème d’espace stockage. Chaque entreprise qui repose sur la vente de produits physiques connait un jour ou l’autre des défis quant à la gestion des stocks.

Si la rentabilité est l’objectif ultime de toute bonne gestion de stock, la crédibilité auprès de vos clients est aussi mise en jeu si vos produits viennent à manquer régulièrement. Aujourd’hui, les clients ont rapidement la possibilité de trouver un produit identique ou équivalent chez vos compétiteurs. Si votre produit est jugé essentiel par votre client, et qu’il est manquant dans votre inventaire, nul doute qu’il l’achètera ailleurs, même s’il est plus cher. Un logiciel ERP peut venir résoudre tous les problèmes reliés à la gestion des stocks et vous permettre ainsi d’avoir la maitrise sur la marchandise qui rentre et qui sort de vos entrepôts.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

Avant d’aller plus loin dans la façon dont un logiciel ERP pourrait vous aider à conserver une maitrise approfondie de la gestion des stocks, rappelons ce qu’est exactement la gestion des stocks. En fonction du type d’entreprise que vous exploitez et des produits vendus, on distingue 3 types de produits à stocker :

• les matières premières, qui servent de base à la préparation de vos produits et dont vous ne devez manquer en aucun cas au risque de rompre la chaine de production;
• les produits semi-finis, qui peuvent provenir de vos lignes de production ou de vos fournisseurs
• les produits finis que vous fabriquez ou que vous stockez en attendant de les vendre.

L’important est toujours de conserver la plus juste quantité de produits en fonction de votre volume d’affaires. Une bonne gestion des stocks passe avant tout par une connaissance pointue des quantités nécessaires pour gérer votre commerce. Un logiciel ERP va vous permettre d’éviter la rupture de stock ou un excédent de produits qui entrainera de coûts importants de stockage. C’est ce qu’on appelle le stock optimal : grâce aux outils de prévision et de planification que vous offre un logiciel ERP, vous êtes en mesure de garder la maitrise et l’équilibre de l’inventaire de vos produits.

Il existe plusieurs méthodes d’évaluation des stocks. La méthode ABC est une des plus connues. Elle consiste à catégoriser les produits selon leur ordre d’importance : les produits A sont des produits de plus grande valeur pour l’entreprise que les produits B et C. Selon la loi de Pareto, les produits de type A génèrent 80% de résultat sur 20% de quantité en stock. Une autre méthode répandue dans la gestion des stocks est la méthode PEPS, Premier entré Premier sorti, ou FIFO en anglais. Cette méthode, comme son nom l’indique, permet une rotation des stocks optimale. Elle est souvent utilisée par les entreprises agroalimentaires afin de réduire les pertes de produits périssables. D’autres méthodes de gestion des stocks existent et sont choisies en fonction de la nature des activités de l’entreprise. Le Drop Shipping connait des heures de gloire depuis quelques années. Une autre méthode, plus traditionnelle, est le réapprovisionnement périodique qui consiste à commander des quantités préétablies par un calendrier de livraison.

Pourquoi utiliser un logiciel ERP pour maitriser la gestion des stocks ?

En fait, le logiciel ERP est comme un véritable adjoint à la direction qui va vous permettre de maitriser la gestion des stocks. Concrètement, la mise en place d’un logiciel ERP dans votre entreprise va vous soutenir dans la mise en place de procédés par lesquels vous obtiendrez rapidement vos objectifs de rentabilité.

Voici une liste non exhaustive des résultats auxquels vous pouvez vous attendre avec un bon logiciel ERP.

Raison #1 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : vision globale de la situation en tout temps

Un ERP est un système logiciel qui intègre divers processus et fonctions d'une entreprise en un seul système centralisé. Lorsqu'il est utilisé pour la gestion de stock, voici comment il peut vous offrir une vision globale de votre inventaire en tout temps, avec des exemples concrets :

1. Informations en temps réel : Avec un ERP, vous avez accès à des informations sur vos stocks en temps réel. Cela signifie que vous pouvez savoir à tout moment combien de produits vous avez en stock sans avoir à attendre la fin de la journée ou de l'année pour faire un inventaire physique. Par exemple, si vous gérez une boutique en ligne, vous pouvez voir combien d'articles d'un produit particulier sont disponibles pour la vente à tout moment.
2. Quantités précises : L'ERP vous fournit des quantités précises pour chaque produit dans votre inventaire. Par exemple, si vous vendez des ordinateurs portables, vous saurez exactement combien d'unités de chaque modèle vous avez en stock, ce qui vous permet de gérer vos commandes et vos réapprovisionnements de manière plus efficace.
3. Gestion de l'emplacement : L'ERP peut également vous indiquer l'emplacement exact de chaque produit dans votre entrepôt. Par exemple, il peut vous dire que les ordinateurs portables de modèle X sont stockés dans l'allée 3, étagère 2, casier 5. Cela simplifie la recherche des produits lorsque vous en avez besoin et réduit le temps perdu à chercher des articles.
4. Prévision des commandes : Grâce à la visibilité en temps réel de vos stocks, l'ERP peut vous aider à anticiper les articles qui doivent être commandés. Par exemple, si vous constatez que le stock de certains produits diminue rapidement, vous pouvez générer automatiquement des commandes de réapprovisionnement pour éviter les ruptures de stock.
5. Décisions commerciales éclairées : En ayant une vue globale et précise de votre inventaire, vous êtes en mesure de prendre des décisions commerciales éclairées. Par exemple, si vous constatez que vous avez un surplus d'un produit particulier, vous pouvez décider de mettre en place des promotions pour le déstocker plus rapidement, ce qui peut contribuer à augmenter vos ventes et à libérer de l'espace dans votre entrepôt.

En résumé, l'utilisation d'un ERP pour la gestion de stock vous offre une vision globale en temps réel de votre inventaire, ce qui vous permet de gérer plus efficacement vos stocks, de prendre des décisions basées sur des données précises et de répondre aux besoins de vos clients de manière plus efficace. Cela élimine également le besoin d'inventaires manuels longs et coûteux, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

Raison #2 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : simplifier les méthodes de gestion de votre inventaire

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) offre une grande flexibilité en matière de gestion des stocks. Voici comment il simplifie les méthodes de gestion de stock en s'adaptant à vos besoins, avec des exemples concrets :

1. Adaptabilité aux méthodes de gestion : Un ERP est conçu pour s'adapter à différentes méthodes de gestion de stock. Que vous utilisiez la méthode ABC (classification des produits en catégories A, B et C en fonction de leur importance) ou la méthode PEPS (Premier Entré, Premier Sorti), l'ERP peut être configuré pour refléter précisément la manière dont vous gérez vos stocks. Exemple : Si vous utilisez la méthode ABC, l'ERP vous permettra de classer automatiquement vos produits en fonction de leur valeur et de leur importance pour votre entreprise. Vous pourrez ainsi concentrer vos efforts sur la gestion des articles de catégorie A, qui sont les plus critiques en termes de coûts ou de demandes clients.Exemple : Si vous préférez la méthode PEPS, l'ERP enregistrera les mouvements d'inventaire en fonction de la date d'entrée de chaque article, vous permettant ainsi de gérer efficacement les produits périssables ou ceux dont la rotation est importante.‍
2. Personnalisation des règles et des alertes : L'ERP vous permet de personnaliser les règles et les alertes en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez définir des niveaux de stock minimum et maximum pour chaque produit, et l'ERP vous alertera automatiquement lorsque le stock atteint un seuil critique. Exemple : Si vous avez un produit saisonnier, vous pouvez configurer l'ERP pour vous avertir automatiquement lorsque le stock atteint un niveau prédéfini avant le début de la saison, vous permettant ainsi de planifier des réapprovisionnements à temps.
3. Optimisation des processus : En s'appuyant sur vos méthodes de gestion spécifiques, l'ERP peut contribuer à optimiser vos processus de gestion des stocks. Il peut automatiser les tâches répétitives, telles que la génération de commandes de réapprovisionnement ou la mise à jour des niveaux de stock, ce qui réduit les erreurs humaines et permet un suivi plus précis. Exemple : Si vous utilisez la méthode de gestion juste-à-temps (JAT), l'ERP peut être configuré pour déclencher automatiquement des commandes de réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock atteignent un certain seuil, garantissant ainsi que vous ne manquez jamais de produits tout en évitant les excédents.

En résumé, un ERP simplifie les méthodes de gestion de stock en s'adaptant à vos préférences et en vous permettant de personnaliser les règles et les alertes. Il automatise également les processus pour une gestion plus efficace des stocks, quelle que soit la méthode que vous choisissez d'utiliser. Cela vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'optimiser vos opérations de gestion de stock.

Raison #3 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : améliorer l’efficacité des employés

L'utilisation d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) pour la gestion de stock peut considérablement améliorer l'efficacité des employés de votre entreprise de plusieurs manières :

1. Réduction du temps de recherche : L'un des avantages majeurs de l'ERP est qu'il permet de réduire considérablement le temps que les employés passent à rechercher des produits dans l'entrepôt. Voici comment cela fonctionne : Exemple : Supposons que vous ayez un entrepôt avec des centaines d'articles et que l'un de vos employés reçoive une demande de client pour un produit spécifique. Grâce à l'ERP, l'employé peut utiliser un ordinateur de bureau, un téléphone portable ou une tablette pour rechercher instantanément l'emplacement exact de ce produit dans l'entrepôt. Cela évite les pertes de temps à parcourir l'entrepôt à la recherche de l'article et améliore la productivité de l'employé.‍
2. Accès aux informations en temps réel : L'ERP permet aux employés d'accéder aux informations sur l'état des stocks en temps réel, ce qui les aide à prendre des décisions éclairées rapidement. Exemple : Imaginez qu'un vendeur en magasin reçoive une demande d'un client pour un produit précis. Grâce à l'ERP, le vendeur peut vérifier immédiatement la disponibilité du produit dans l'inventaire et informer le client de manière précise. Cela améliore la qualité du service à la clientèle en évitant les erreurs de disponibilité et en permettant des réponses rapides aux demandes des clients.‍
3. Sécurité et contrôle des données : L'accès aux données de l'ERP est sécurisé, ce qui signifie que seuls les employés autorisés ont accès aux informations sur les stocks. Cela garantit la confidentialité des données et permet un contrôle total sur qui peut consulter et modifier les informations. Exemple : Les employés de différents départements, tels que la vente, la logistique et la comptabilité, peuvent avoir des niveaux d'accès différents dans l'ERP. Par exemple, les vendeurs peuvent consulter les niveaux de stock pour répondre aux demandes des clients, tandis que les responsables de la logistique peuvent avoir un accès complet pour gérer les réceptions et les expéditions.‍
4. Mobilité et flexibilité : L'ERP permet aux employés d'accéder aux informations sur les stocks depuis n'importe quel appareil, ce qui les rend plus flexibles et mobiles dans leur travail. Exemple : Un responsable de la logistique peut utiliser une tablette pour scanner les produits entrants et sortants directement depuis l'entrepôt, mettant à jour instantanément les niveaux de stock dans le système. Cela élimine la nécessité de retourner à un bureau pour effectuer ces tâches, ce qui économise du temps et améliore l'efficacité.

En résumé, l'utilisation d'un ERP pour la gestion de stock permet d'améliorer l'efficacité des employés en réduisant le temps de recherche, en fournissant un accès en temps réel aux informations sur les stocks, en assurant la sécurité des données et en offrant une mobilité et une flexibilité accrues. Cela se traduit par une meilleure qualité de service à la clientèle, une productivité accrue et une gestion plus efficace des opérations de stock.

Voici une liste de Key Performance Indicators (KPI) que vous pouvez utiliser pour mesurer l'efficacité de votre gestion de stock avec un ERP et l'impact sur les employés :

1. Taux de précision des stocks : Mesure la précision des données d'inventaire par rapport aux niveaux réels. Il s'agit du pourcentage d'articles réellement en stock par rapport aux données enregistrées dans l'ERP.
2. Temps moyen de recherche d'un produit : Calcule combien de temps un employé met en moyenne pour localiser un produit dans l'entrepôt. Une réduction de ce temps peut indiquer une amélioration de l'efficacité grâce à l'ERP.
3. Niveau de service à la clientèle : Évalue la qualité du service à la clientèle en mesurant la capacité de l'entreprise à répondre rapidement aux demandes des clients concernant la disponibilité des produits.
4. Taux de rotation des stocks : Calcule la fréquence à laquelle les produits sont vendus et remplacés. Une augmentation du taux de rotation peut indiquer une meilleure gestion des stocks grâce à l'ERP.
5. Taux de ruptures de stock : Mesure la fréquence à laquelle l'entreprise se retrouve en rupture de stock. Un faible taux de rupture de stock indique une gestion plus efficace des approvisionnements.
6. Précision des prévisions de réapprovisionnement : Évalue la précision des prévisions de réapprovisionnement générées par l'ERP. Une précision élevée indique que l'ERP aide à anticiper correctement les besoins en réapprovisionnement.
7. Productivité des employés de l'entrepôt : Mesure la quantité de travail accomplie par les employés de l'entrepôt, telle que le nombre d'articles préparés pour l'expédition par heure ou par jour.
8. Satisfaction des employés : Recueille les commentaires des employés sur l'efficacité de l'ERP dans la gestion des stocks et son impact sur leur travail.

En surveillant ces KPI, vous pourrez évaluer l'impact de l'ERP sur l'efficacité de votre gestion de stock et l'expérience de vos employés, et vous pourrez prendre des mesures pour améliorer continuellement vos processus en fonction des données recueillies.

Raison #4 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : réduire le perte

Les opérations à Non-Valeur Ajoutée (NVA) font référence à des tâches ou des processus qui n'apportent pas de valeur directe au produit ou au service final. Elles représentent souvent des gaspillages de temps, de ressources et d'efforts. Voici comment l'utilisation d'un logiciel ERP permet de réduire ces opérations NVA dans la gestion de stock, avec des exemples concrets :

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1. Automatisation des tâches manuelles : Un ERP permet d'automatiser de nombreuses tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement, ce qui réduit les opérations NVA associées à la saisie de données, à la génération de rapports et à la gestion des commandes. Exemple : Avant l'adoption de l'ERP, vous pouviez passer beaucoup de temps à saisir manuellement les informations des produits entrants dans un système, à imprimer des étiquettes d'inventaire, et à mettre à jour les fiches de suivi des stocks. Avec un ERP, ces processus peuvent être automatisés, ce qui réduit le temps passé sur des tâches répétitives et potentiellement sujettes à des erreurs.‍
2. Optimisation des processus de réapprovisionnement : L'ERP peut analyser les données en temps réel sur les niveaux de stock et générer automatiquement des commandes de réapprovisionnement lorsque les seuils minimaux sont atteints, ce qui élimine les tâches manuelles liées à la gestion des stocks et minimise les risques de rupture de stock. Exemple : Au lieu de devoir passer du temps à vérifier régulièrement les niveaux de stock et à générer manuellement des commandes de réapprovisionnement, l'ERP peut le faire de manière proactive en fonction des règles que vous avez définies, ce qui réduit les opérations NVA liées à ce processus.‍
3. Accès instantané à l'information : L'ERP offre un accès immédiat et centralisé à toutes les informations sur les stocks, ce qui élimine les recherches fastidieuses de documents ou de données dispersées. Exemple : Plutôt que de devoir fouiller dans des classeurs de papier ou de parcourir plusieurs systèmes informatiques pour obtenir des informations sur les stocks, les employés peuvent accéder à une seule interface ERP pour obtenir les données dont ils ont besoin rapidement, réduisant ainsi le temps consacré à la recherche d'informations.‍
4. Réduction des erreurs : L'automatisation des processus et l'accès rapide à des données précises dans l'ERP réduisent le risque d'erreurs humaines, ce qui évite des opérations NVA liées à la correction de ces erreurs. Exemple : Si un employé saisit incorrectement la quantité d'un produit dans un système manuel, cela peut entraîner des erreurs de commande et de stockage. Avec un ERP, les quantités sont généralement mises à jour automatiquement à chaque transaction, minimisant ainsi les risques d'erreur.

En résumé, l'utilisation d'un ERP pour la gestion de stock permet de réduire les opérations à Non-Valeur Ajoutée en automatisant les tâches manuelles, en optimisant les processus, en fournissant un accès instantané à l'information et en réduisant les erreurs. Cela conduit à une utilisation plus efficace des ressources, à une réduction du gaspillage de temps et de ressources, et à une amélioration globale de l'efficacité de la gestion de stock.

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Les différents types de logiciels ERP pour améliorer la gestion des stocks

Il existe plusieurs types de logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) conçus pour améliorer la gestion des stocks. Chacun de ces types de logiciels peut être adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques-uns des types de logiciels ERP couramment utilisés pour la gestion des stocks :

1. ERP généralistes : Les ERP généralistes offrent une gamme complète de modules de gestion, y compris la gestion des stocks. Ils sont conçus pour répondre aux besoins de diverses entreprises, de la fabrication à la distribution en passant par la vente au détail. Les exemples incluent SAP ERP, Oracle ERP Cloud et Microsoft Dynamics 365.
2. Logiciels de gestion de la chaîne d'approvisionnement (Supply Chain Management - SCM) : Les logiciels SCM se concentrent principalement sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement, ce qui inclut souvent la gestion des stocks. Ils sont particulièrement utiles pour les entreprises qui ont des opérations complexes de chaîne d'approvisionnement.
3. Logiciels de gestion d'entrepôt (Warehouse Management System - WMS) : Les WMS sont spécifiquement conçus pour la gestion des stocks et des entrepôts. Ils sont utilisés pour optimiser les processus de réception, de stockage et d'expédition des produits.
4. Logiciels de gestion de la distribution : Ces logiciels se concentrent sur la gestion des stocks et des processus de distribution. Ils sont particulièrement adaptés aux entreprises qui se concentrent sur la distribution de produits.
5. Logiciels de gestion des approvisionnements : Ces logiciels se concentrent sur la gestion des achats et des approvisionnements, ce qui inclut souvent la gestion des stocks. Ils sont utiles pour les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement leurs processus d'approvisionnement.
6. Logiciels de gestion des inventaires : Ces logiciels se concentrent spécifiquement sur la gestion des stocks et de l'inventaire. Ils peuvent être utilisés par des entreprises de toutes tailles pour suivre les niveaux de stock, les mouvements d'inventaire et les commandes.
7. Logiciels de gestion de la production : Ces logiciels sont conçus pour les entreprises qui ont des opérations de fabrication et qui ont besoin de gérer les matières premières, les produits en cours de fabrication et les produits finis. Ils incluent souvent des fonctionnalités de gestion des stocks.
8. Logiciels de gestion des points de vente (Point of Sale - POS) : Les POS sont utilisés dans les entreprises de vente au détail pour gérer les ventes en magasin et les stocks associés. Ils peuvent être intégrés à un ERP pour une gestion plus complète des stocks.

Il est important de noter que de nombreuses solutions ERP combinent plusieurs de ces fonctionnalités pour offrir une approche globale de la gestion des stocks et des opérations commerciales. Le choix du logiciel ERP dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, de votre industrie et de la complexité de vos opérations de gestion des stocks. Il est conseillé de consulter un expert en ERP pour déterminer quelle solution convient le mieux à votre entreprise.

Contacter Gestisoft pour maîtriser votre gestion de stock

En somme donc un logiciel ERP s'avère être l'élément indispensable d'une entreprise qui gagne. Par leur organisation et leur capacité à améliorer la gestion d'inventaire, il fournit aux entreprise les solutions adaptées pour maîtriser sa chaîne d'approvisionnement. Bref, une façon exceptionnelle de rationner un processus autre fois peu rationnel pour des chefs d'entreprise orientés résultats.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont un logiciel ERP peut vous aider à améliorer la gestion de stocks et ainsi atteindre une meilleure rentabilité, vous pouvez consulter un de nos experts en logiciel ERP ou CRM pour lui poser toutes les questions relatives à votre gestion des stocks.

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