Creating reports so you can analyze data and collect information is a cornerstone of all successful organizations. How else can you learn without insights, right? But working with a plethora of programs and applications to create your reports can leave you tearing your hair out. That’s where Microsoft’s Power BI application comes into play.
Microsoft defines Power BI as a “business analytics service that delivers insights to enable fast, informed decisions.” Available across all digital platforms, the application was designed to support companies in their decision-making processes.
But before we can understand what the Power BI application brings to the table, we need to define BI (Business Intelligence) itself.
Business Intelligence (BI)
Business intelligence (BI) is sometimes also referred to as a Decision Support System.
BI is an umbrella term for the applications, infrastructures, and tools designed for decision makers and business executives. Business intelligence brings together the means, tools, and methods used to consolidate and model data from multiple sources about a particular company. It provides decision makers with a clear, detailed overview of all available data.
BI can be divided into 4 stages:
- Data collection—extracting and filtering data from targeted databases and then sorting it;
- Data integration—coherently structuring the mined data to create a seamless data set;
- Data dissemination—presenting data to the user and managing access rights;
- Data presentation—visually presenting data in the clearest way possible in accordance with custom settings to help you make decisions based on your current situation and needs.
When used properly, BI can be a major ally for any company aspiring to make better decisions and improve their performance.
Benefits of BI
As a decision maker or business executive, you’re likely aware that disparate data can complicate the decision-making process. Most of the time, the inability of obtaining a practical overview and of easily and quickly handling data plays a major role in the complexity of decision-making processes. Nobody likes to make important decisions on the spur of the moment.
This is where BI comes into play.
During the data collection stage, BI groups together operational activity data from all available sources in your company, regardless of their native format. You don’t need to handle or sort through the data yourself. The system creates a new data source that includes all the data collected.
Then, during the data integration stage, the BI system structures the data in accordance with the user’s desired outcome, ensuring that it is coherent and guaranteeing its semantic value. Therefore, the data you are shown will be of significant value.
During the data dissemination stage, BI segments the data in accordance with the user’s access restriction or by their job title. Therefore users, whether they are analysts or decision makers, only have access to data that is relevant to them. Users do not require access to source databases.
Finally, the data presentation stage enables users to interact with the data without having to know or understand how it was extracted nor how it is structured. As a result, users can sort, group or break down data in accordance with custom settings. The intuitive interface empowers users to customize reports and their appearance, and as a result, generate reports that only continue the data they require. Nothing more, nothing less.
It therefore makes perfect sense why companies are rapidly adopting BI systems. The ability to create custom reports and interactive dashboards greatly facilitates inter-team collaborations and provides a better overview for users.
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So, what exactly does Power BI Bring to the Table?
With Power BI, Microsoft is making it easier for your company to see your data in new ways and to make informed decisions quickly. The application empowers companies to connect to their data across multiple platforms, and then explore the data using stunning interactive visualizations that can be shared with colleagues across a multitude of devices making sure that everyone has access to what they need.
Power BI empowers analysts to quickly go from data to insight to action, by connecting hundreds of sources so that you can prepare data easily and create beautiful reports that you can share with everyone who needs to see them in the blink of an eye. What’s more, the tool helps to simplify management, achieve compliance and keep data secure, so that you can rest easy knowing your team has access to the information they need to perform their best, and that no-one else does.
One of the biggest advantages of Power BI is that you can access your insights from absolutely anywhere and on any device. Working from home for the day or on the road? No problem! With Power BI you can access your reports and dashboards at any time from the office, home, the airport or the gym, even!
Why it’s a Good Idea to Combine Power BI and Dynamics 365
As a business analytics service using BI, Power BI is a useful tool in itself. So, imagine the possibilities when combined with Dynamics 365!
Power BI can easily mine data collected through Dynamics 365 and its modules. In doing so, users can view custom reports based on real-time data mined from your company’s operations and compiled by Dynamics 365. Users can sort through the data in accordance with their specific needs.
Furthermore, Power BI empowers you to improve performance and customer satisfaction as you’ll be able to better prioritize your customer service processes.
Go Further with Power BI
Using Power BI to mine data from your company will be very beneficial to your business, but, you can take this one step further and also mine external data. This concept, known as Economic Intelligence (EI), enables you to mine data from people with whom you interact (or aspire to interact with).
This can help you better establish priorities and possibilities available in markets you aspire to develop. Therefore decision makers and executives can use external data reports and future projections to make better decisions tied to the company’s business development.
Gestisoft and Microsoft Power BI
This blog inspires you ? You have project ideas and would like to integrate Power BI to be part of your daily activities ? Gestisoft and its team of experts are here for you. We will be happy to listen to your needs and build the best real-time and interactive dashboard for you and your business.
La Business Intelligence : Une introduction
Avant de plonger dans les détails de Power BI, il est essentiel de comprendre ce qu'est la Business Intelligence (BI). La Business Intelligence fait référence à un ensemble de technologies, de processus et de pratiques qui permettent aux entreprises de recueillir, d'intégrer, d'analyser et de présenter des informations commerciales. Le but de la BI est de soutenir la prise de décision stratégique en fournissant des insights basés sur des données.
Les solutions de BI, comme Power BI, sont conçues pour aider les entreprises à exploiter pleinement leurs données en les transformant en informations précieuses. Ces outils permettent de créer des rapports interactifs, des tableaux de bord visuels, et des analyses détaillées qui facilitent la compréhension des tendances et des performances. En utilisant la BI, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi anticiper les opportunités et les défis futurs.
Cette introduction à la Business Intelligence met en lumière le rôle essentiel de Power BI dans le paysage actuel des affaires, où la capacité à interpréter les données devient un atout stratégique majeur.
Power BI, c'est quoi exactement ? Pour les novices comme pour les experts en analyse de données, Power BI est un outil indispensable qui permet de transformer des données brutes en insights exploitables grâce à des visualisations interactives. Dans cet article, nous allons explorer Power BI en profondeur, examiner ses fonctionnalités, ses avantages, et son impact sur la prise de décision en entreprise.
1. Qu'est-ce que Power BI ?
Power BI est une suite d’outils d’analyse de données et de visualisation développée par Microsoft. Power BI Power BI joue un rôle crucial dans la Business Intelligence en aidant les entreprises à gérer efficacement de grandes quantités de données pour prendre des décisions éclairées, tout en offrant des certifications qui attestent des compétences liées à son utilisation. Il permet aux utilisateurs de connecter une multitude de sources de données, de transformer ces données en informations compréhensibles, et de les partager via des rapports interactifs et des tableaux de bord. Mais qu’est-ce qui distingue vraiment Power BI des autres outils de visualisation de données ?
1.1. Une solution tout-en-un
Power BI est souvent décrit comme une solution tout-en-un pour l’analyse de données. Grâce à Power Query, les utilisateurs peuvent manipuler et transformer leurs données de manière fluide, ce qui facilite l'intégration avec d'autres outils de la suite Microsoft et optimise ainsi la visualisation et le reporting des informations au sein des entreprises. Contrairement à d’autres outils qui peuvent nécessiter plusieurs applications pour collecter, nettoyer, analyser et visualiser les données, Power BI intègre toutes ces étapes dans une seule plateforme. Cela en fait un choix particulièrement attractif pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs processus d’analyse de données.
1.2. Une plateforme évolutive
Que vous soyez une petite entreprise avec des besoins limités ou une grande entreprise avec des exigences complexes, Power BI est conçu pour évoluer avec vous. Power BI fait partie de la Power Platform, un ensemble d'outils Microsoft intégrés à Office 365 qui aident les entreprises à analyser des données, créer des solutions et automatiser des processus. Grâce à ses différentes offres, comme Power BI Desktop (gratuit), Power BI Pro (payant) et Power BI Premium (pour les grandes entreprises), il s’adapte à divers cas d’utilisation et à des budgets variés.
1.3. Intégration avec l'écosystème Microsoft
Power BI fait partie de l'écosystème Microsoft, ce qui signifie qu'il s'intègre parfaitement avec d'autres outils comme Excel, Azure, et Dynamics 365. Cette intégration facilite l'adoption pour les entreprises déjà familiarisées avec les solutions Microsoft, réduisant ainsi la courbe d'apprentissage et maximisant l'efficacité.
2. Histoire de Power BI
2.1. Origines et développement
Power BI a été initialement lancé par Microsoft en 2013 en tant que complément pour Excel, sous le nom de "Power BI for Office 365". Cependant, sa popularité croissante a conduit Microsoft à en faire un produit autonome. En 2015, Power BI a été officiellement lancé en tant qu'application de bureau et service en ligne, marquant le début de son adoption massive.
2.2. Évolution des fonctionnalités
Depuis son lancement, Power BI a subi plusieurs mises à jour majeures. Microsoft ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités basées sur les retours des utilisateurs et les tendances technologiques. Par exemple, l'introduction de la fonctionnalité AI Insights permet désormais aux utilisateurs d'appliquer des modèles de machine learning directement dans leurs rapports Power BI, sans avoir besoin de coder.
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3. Les fonctionnalités principales de Power BI
Power BI se distingue par une gamme impressionnante de fonctionnalités qui le rendent indispensable pour toute entreprise cherchant à maximiser la valeur de ses données.
3.1. Visualisation des données
La visualisation des données est au cœur de Power BI. Il permet de créer des graphiques, des cartes, des nuages de points, et bien d'autres types de visuels, le tout sans avoir à écrire une seule ligne de code. De plus, Power BI propose des visuels interactifs, permettant aux utilisateurs de filtrer et de creuser dans les données pour obtenir des insights spécifiques.
3.1.1. Types de visualisations
Power BI offre une variété de visualisations standards, comme les diagrammes en barres, les diagrammes en secteurs, et les histogrammes. Il propose également des visuels plus avancés, comme les cartes géographiques, les graphiques en cascade, et les matrices de corrélation. Ces options permettent de présenter les données de manière claire et engageante.
3.1.2. Visualisations personnalisées
En plus des visuels intégrés, Power BI permet aux utilisateurs de créer et d'importer des visualisations personnalisées. Cela est particulièrement utile pour les entreprises ayant des besoins spécifiques ou souhaitant se différencier en utilisant des visuels uniques.
3.2. Connexion à diverses sources de données
Une des forces de Power BI est sa capacité à se connecter à une multitude de sources de données. Que vos données proviennent d'une base de données locale, d'une feuille de calcul Excel, ou d'un service cloud, Power BI peut les intégrer de manière transparente.
3.2.1. Connecteurs natifs
Power BI propose des connecteurs natifs pour une variété de services, notamment :
- SQL Server
- Azure
- Google Analytics
- Adobe Analytics
Et bien d'autres!
Ces connecteurs facilitent l'intégration des données dans Power BI, sans avoir besoin de recourir à des scripts complexes.
3.2.2. API personnalisées
Pour les entreprises utilisant des systèmes propriétaires ou des bases de données non standardisées, Power BI offre la possibilité de créer des API personnalisées. Cela permet de connecter pratiquement n'importe quelle source de données à la plateforme.
3.3. Partage et collaboration
Power BI n’est pas seulement un outil de création de rapports, c’est également un outil de collaboration. Il offre une plateforme de libre service permettant aux utilisateurs de se connecter aux données et de les visualiser de manière autonome. Il permet de partager facilement des rapports et des tableaux de bord avec des collègues, des clients, ou des partenaires, tout en maintenant des contrôles stricts sur l’accès et la sécurité des données.
3.3.1. Partage dans le cloud
Avec Power BI Service, les utilisateurs peuvent publier leurs rapports et tableaux de bord directement sur le cloud. Cela permet à d'autres utilisateurs d'y accéder via un navigateur web, sans avoir besoin d'installer Power BI Desktop.
3.3.2. Applications Power BI
Pour les grandes organisations, Power BI permet de créer des applications personnalisées qui regroupent plusieurs rapports et tableaux de bord dans une seule interface conviviale. Ces applications peuvent être déployées à l'échelle de l'entreprise, facilitant l'accès aux informations critiques.
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Download our white paper4. Les avantages de Power BI pour les entreprises
L'adoption de Power BI par les entreprises est motivée par plusieurs avantages distincts. Voici les principaux :
4.1. Prise de décision éclairée
Les décisions stratégiques doivent être basées sur des données fiables et actuelles. Power BI aide les entreprises à atteindre cet objectif en offrant des insights précis et en temps réel. Par exemple, un gestionnaire peut utiliser Power BI pour surveiller les ventes en temps réel, identifier les tendances émergentes, et ajuster les stratégies en conséquence.
4.2. Gain de temps
Grâce à l'automatisation des rapports et à la possibilité de mettre à jour les données en temps réel, Power BI permet aux entreprises de gagner un temps précieux. Cela réduit la charge de travail des analystes, leur permettant de se concentrer sur des analyses plus approfondies et des tâches à plus forte valeur ajoutée.
4.3. Accessibilité et mobilité
Avec Power BI, les données sont accessibles partout, à tout moment. Que vous soyez au bureau, en déplacement, ou à domicile, vous pouvez consulter vos rapports et tableaux de bord via le cloud ou l'application mobile. Cette accessibilité garantit que les informations critiques sont toujours à portée de main, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez.
4.4. Sécurité des données
La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises. Power BI inclut des fonctionnalités de sécurité avancées, comme le chiffrement des données, les contrôles d'accès granulaires, et la conformité avec les normes de sécurité internationales. Cela garantit que vos données sont protégées à chaque étape du processus d'analyse.
5. Comparaison de Power BI avec d'autres outils de visualisation de données
Pour mieux comprendre pourquoi Power BI est si populaire, il est utile de le comparer avec d'autres outils de visualisation de données sur le marché.
5.1. Power BI vs Tableau
Tableau est un autre outil de visualisation de données largement utilisé. Bien que Tableau soit reconnu pour ses visualisations sophistiquées et ses capacités d'exploration de données, Power BI se distingue par sa facilité d'utilisation et son intégration avec l'écosystème Microsoft. De plus, Power BI est souvent considéré comme plus abordable, surtout pour les petites entreprises.
5.2. Power BI vs QlikView
QlikView est un autre concurrent de Power BI, connu pour ses capacités de modélisation des données et ses analyses prédictives. Cependant, Power BI offre une meilleure intégration avec les sources de données cloud et propose des fonctionnalités de collaboration plus avancées.
5.3. Power BI vs Excel
Bien qu'Excel soit un outil puissant pour l'analyse de données, Power BI offre des fonctionnalités plus avancées pour la visualisation et l'intégration des données. Power BI permet également de gérer de plus grandes quantités de données et d'automatiser les mises à jour, ce qui est souvent limité dans Excel.
6. Études de cas fictives
6.1. TechSolutions Inc.
TechSolutions Inc. est une entreprise fictive spécialisée dans les technologies de l'information. Avant d'adopter Power BI, l'entreprise utilisait une combinaison de feuilles de calcul Excel et de rapports manuels pour suivre ses performances commerciales. Cependant, cela prenait beaucoup de temps et entraînait souvent des erreurs.
Après avoir mis en place Power BI, TechSolutions a pu automatiser la collecte de données à partir de ses systèmes de gestion des clients (CRM) et de ses plateformes de commerce électronique. En conséquence, les dirigeants de l'entreprise ont désormais accès à des rapports en temps réel sur les ventes, les performances des campagnes marketing, et la satisfaction des clients. Cette transformation a permis à TechSolutions de prendre des décisions plus rapidement et de rester compétitif dans un marché en constante évolution.
6.2. GreenEnergy Co.
GreenEnergy Co. est une entreprise fictive spécialisée dans les énergies renouvelables. Avec des projets à travers le monde, l'entreprise avait du mal à consolider ses données provenant de différentes régions et à obtenir une vue d'ensemble de ses performances.
En utilisant Power BI, GreenEnergy a pu centraliser ses données dans un tableau de bord unique, permettant aux équipes de suivre l'évolution des projets en temps réel. Les dirigeants peuvent maintenant voir les performances par région, identifier les projets en retard, et ajuster les ressources en conséquence. Cela a conduit à une amélioration significative de l'efficacité opérationnelle et à une réduction des coûts.
Conclusion
En résumé, Power BI est un outil puissant qui permet aux entreprises de transformer des données complexes en insights exploitables. Grâce à ses fonctionnalités avancées de visualisation, de connexion aux sources de données, et de partage, Power BI est devenu un choix incontournable pour les entreprises souhaitant améliorer leur prise de décision. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Power BI peut vous aider à maximiser la valeur de vos données et à rester compétitif dans un monde en constante évolution.
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May 09, 2019 by Frédéric Charest by Frédéric Charest VP of Marketing
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