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Tech Insights 13 min read

What do you know about electronic funds transfer (EFT) ?

Electronic funds transfer (EFT) is essentially an exchange of currency by digital means – in other words, money being transferred from one account to another using a computerized system, whether it is within the same bank or between several financial institutions.

The term consists of several key elements, such as:

  • Transactions made by the owner of a debit card, credit card or other payment cards
  • Direct deposits made to a supplier’s account by a client/payer
  • A business cashing in direct debits (also known as electronic checks), as a result of debiting a customer’s bank account to pay for goods or services
  • Bank transfers made within a network of international financial institutions
  • The payment of electronic bills via online banking

This article will particularly cover direct debits and direct deposits, which generally tend to have a slower processing rate.

There are many advantages to paying via EFT…

  • It is proven that EFT payments are more secure than checks
  • They offer reduced costs for bank charges and postage fees
  • They eliminate printing and production costs related to checks and payment notices, that are instead sent by email
  • Payees no longer have to worry about their payments being stolen or misplaced
  • EFT is a fast, secure, accurate and efficient method of sending money
  • Payees do not have to be physically present at the bank, thus reducing their wait time
  • The processing time of EFT payments is faster than check payments sent by mail; on top of that, EFT funds become available to the payee on the same day the bank receives them
  • Payment notices are delivered by email
  • EFT payments alleviate the accounting staff’s workload by cutting down on mailing procedures.

EFT payment systems include the following functionalities:

  • Bank data entry is facilitated for customers and suppliers alike, thanks to the automatic transfer of both payer and payee account profiles
  • The ability to activate and deactivate accounts exactly when required
  • The file formats are compatible with all Canadian and international banks
  • The creation of bank files from existing payment and collection functionalities within the ERP system
  • The ability to combine several payments into a single amount in order to facilitate bank reconciliation

What are the steps for processing a payment to the bank in Canada*?

There are two stages to money being transferred through a payment system. It is first cleared, then settled. Clearing a payment refers to the daily process of Canadian Payments Association (CPA) members exchanging deposited payments, which determines the net amount of their mutual obligations at the end of the day. The process of CPA members honoring their net obligations via funds deposited at the Bank of Canada is known as “settlement”.

Aside from cash, all payments are settled via two systems:

  • The Large Value Transfer System (LVTS), is a Canadian electronic wire transfer system that facilitates fast and continuous processing of large and critical payments throughout the day.

The LVTS has processed an average of 24,000 daily payments with an approximate total value of $149.4 billion in 2010.

  • The Automated Clearing and Settlement System (ACSS) processes the majority of regular payment items in Canada, including checks, direct debits, pre-authorised debits, Interac debits, debit card transactions and e-transfers.

The ACSS processed an average of 23.9 million daily payment items with a combined value of $20.4 billion in 2010. Paper bills constituted 15.4% of all cleared and settled bills’ volume and 55.9% of their value. Conversely, electronic wire transfers amounted to approximately 84.6% of the volume and 44.1% of the value.

How to integrate EFT with Dynamics Business Central and to what end?

It is now possible to integrate EFT functionalities into an ERP (Enterprise Resource Planning), or IMS (Integrated Management System) like Dynamics 365 Business Central. The ability to update accounting records, payable and receivable accounts, and account statements allows you to save a great deal on time and resources alike!

Integrated with the Microsoft Dynamics 365 suite, Business Central is a tool that has been specifically designed to provide your business with this kind of functionality. In addition to managing the supply chain and distribution, Business Central allows you to generate invoices and manage data related to wire transfers. With the system’s automatic updates of account data, you will be able to save time and money by avoiding the need for manually handling each individual transaction. In the same vein, you will also considerably reduce the risk of human factor error.

The main advantage of using Business Central is the ability to consolidate your day-to-day operations and your data within a single system. You can save yourself the trouble of having to navigate from one platform to another to retrieve all the important information on a file: you benefit from seeing the bigger picture of each contract’s data. It is a centralized source of information, fed by the data enhanced and collected from various implemented modules, that supports you in project management, budget creation, ledger keeping and the generation of reports custom-tailored to your needs.

If you would like to know more on the various electronic funds transfer (EFT) applications and payment systems, Gestisoft professionals are always here to provide valuable insight on the subject!

  1. Transactions par un détenteur de carte de paiement : Cela inclut les paiements effectués par des cartes de paiement telles que les cartes de débit ou de crédit. Lorsque vous utilisez votre carte pour effectuer un achat ou un paiement, il s'agit d'une transaction EFT.
  2. Paiements sous forme de dépôts directs : Les dépôts directs sont des paiements automatiques initiés par un payeur pour un fournisseur. Par exemple, votre employeur peut utiliser le EFT pour déposer votre salaire directement sur votre compte bancaire.
  3. Encaissements sous forme de débits directs : Également connus sous le nom de chèques électroniques, ces débits sont initiés par une entreprise pour prélever de l'argent directement à partir du compte bancaire d'un client pour le paiement de biens ou de services. Cela peut être utilisé pour des abonnements mensuels, des paiements de factures, etc.
  4. Virements bancaires via un réseau de banques internationales : Les EFT peuvent également être utilisés pour effectuer des virements bancaires internationaux, permettant ainsi le transfert d'argent entre des comptes dans différentes institutions financières à travers le monde.
  5. Paiements électroniques de factures via les services bancaires en ligne : Les consommateurs peuvent utiliser les services bancaires en ligne pour effectuer des paiements électroniques de factures à des fournisseurs, comme les factures de services publics, de cartes de crédit, etc.

Le EFT est un moyen rapide, sécurisé et efficace de transférer de l'argent, réduisant le besoin de manipuler de l'argent liquide ou d'émettre des chèques physiques. Il est largement utilisé dans les systèmes financiers modernes pour faciliter les transactions monétaires.

Le fonctionnement des transferts électroniques de fonds (EFT)

Les EFT (Transferts Électroniques de Fonds) fonctionnent en utilisant des systèmes informatisés pour transférer de l'argent d'un compte bancaire à un autre de manière électronique. Voici comment fonctionne généralement un EFT :

  1. Initiation de la transaction : La première étape consiste à initier la transaction. Cela peut être fait par le détenteur du compte (pour effectuer un paiement) ou par un tiers, comme une entreprise ou un employeur. L'initiateur fournit les informations nécessaires pour que la transaction ait lieu.
  2. Autorisation : Avant que la transaction ne puisse avoir lieu, elle doit être autorisée. Cela peut impliquer la vérification de la validité du compte source, des fonds suffisants, et d'autres critères de sécurité. L'autorisation peut être effectuée par la banque ou l'institution financière qui gère le compte source.
  3. Traitement : Une fois autorisée, la transaction est traitée électroniquement. Les informations relatives au montant à transférer, au compte source et au compte de destination sont utilisées pour effectuer le transfert.
  4. Transmission : Les données de la transaction sont transmises électroniquement d'une institution financière à l'autre. Si la transaction traverse plusieurs institutions (par exemple, pour un virement international), elle peut être acheminée via un réseau de compensation ou un système de règlement interbancaire.
  5. Réception et vérification : La banque ou l'institution financière destinataire reçoit les données de la transaction et les vérifie. Elle s'assure que toutes les informations sont correctes et que la transaction peut être exécutée.
  6. Exécution : Une fois que la transaction est vérifiée, elle est exécutée. Les fonds sont transférés du compte source vers le compte de destination. Cette étape peut prendre quelques instants à quelques jours en fonction de divers facteurs, notamment la nature de la transaction et les institutions financières impliquées.
  7. Confirmation : Après l'exécution de la transaction, les parties concernées peuvent recevoir une confirmation de la transaction, généralement sous forme de relevé bancaire ou de notification électronique.

Il est important de noter que les EFT sont généralement sécurisés et suivent des protocoles stricts pour garantir que les transactions sont légitimes et que les informations sensibles, telles que les numéros de compte et les montants, sont protégées. Les EFT sont devenus une méthode courante et pratique pour effectuer des paiements et des transferts d'argent dans le monde entier, offrant rapidité, efficacité et réduction des risques associés à la manipulation de fonds en espèces.

Les avantages des paiements EFT : Rapidité, sécurité et économies

Les paiements par transfert électronique de fonds (EFT) ont gagné en popularité ces dernières années en raison de leurs nombreux avantages pour les entreprises et les particuliers. Si vous vous demandez pourquoi tant de gens préfèrent désormais cette méthode de paiement, nous avons rassemblé quelques-uns de ses principaux avantages :

  1. Sécurité renforcée: Il est prouvé que les paiements EFT sont plus sécuritaires que les chèques papier. Les transactions EFT sont gérées électroniquement, ce qui réduit considérablement les risques de fraude ou de perte associés aux chèques.
  2. Réduction des frais bancaires et des frais de poste: Opter pour les paiements EFT peut vous permettre de réaliser des économies importantes. Vous réduisez les frais bancaires liés au traitement des chèques, et vous éliminez également les coûts liés à l'envoi de chèques par la poste.
  3. Élimination des frais de papeterie: Les paiements EFT éliminent non seulement le besoin de chèques, mais également celui d'avis de paiement imprimés. De plus, les avis de paiement peuvent être acheminés par courriel, ce qui réduit encore davantage les coûts de papeterie.
  4. Tranquillité d'esprit pour les bénéficiaires: les paiements EFT, les bénéficiaires n'ont plus à s'inquiéter des paiements égarés ou volés en cours de route. Les fonds sont transférés électroniquement de manière sécurisée et fiable.
  5. Rapidité et efficacité: L'EFT est une méthode rapide, précise, sécuritaire et efficace de livrer des paiements. Les transactions sont traitées en temps réel, réduisant ainsi les délais et les retards.
  6. Élimination des visites à la banque: Les bénéficiaires n'ont plus besoin de se rendre physiquement à la banque pour encaisser des chèques. Les fonds EFT sont directement crédités sur leur compte, ce qui réduit considérablement les déplacements et les perturbations.
  7. Disponibilité instantanée des fonds: Contrairement aux paiements par chèque envoyés par la poste, les paiements EFT sont traités rapidement, et les fonds sont généralement disponibles pour le bénéficiaire le jour même de la réception par la banque.
  8. Communication facilitée: Les avis de paiement peuvent être aisément acheminés par courriel, offrant ainsi un moyen de communication pratique entre les parties impliquées.
  9. Réduction de la charge de travail: En éliminant l'envoi de paiements par la poste et la gestion des chèques, les paiements EFT réduisent la charge de travail du personnel de comptabilité, permettant ainsi de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

En résumé, les paiements EFT offrent un moyen efficace, sécurisé et économique de gérer les transactions financières. Que vous soyez une entreprise cherchant à optimiser ses opérations ou un particulier à la recherche de moyens plus pratiques pour effectuer des paiements, l'EFT peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins.

Les fonctionnalités essentielles d'un système de paiement EFT

Lorsque vous envisagez d'adopter un système de paiement EFT, il est important de comprendre les fonctionnalités clés qui peuvent simplifier et améliorer vos processus financiers. Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles que vous pouvez attendre d'un système de paiement EFT performant :

  • Saisie facilitée des données bancaires: Les systèmes de paiement EFT permettent généralement la saisie simplifiée des données bancaires de vos fournisseurs et clients. Cette fonctionnalité est particulièrement utile car elle permet le transfert automatique du profil des comptes fournisseurs et clients, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le processus de paiement.
  • Activation et désactivation des dossiers: Un système EFT efficace offre la flexibilité nécessaire pour activer ou désactiver des dossiers au moment opportun. Cela signifie que vous pouvez gérer vos paiements de manière proactive, en tenant compte des besoins spécifiques de votre entreprise.
  • Formats de fichiers compatibles: Pour une utilisation efficace, un système de paiement EFT doit être compatible avec les formats de fichiers requis par les banques canadiennes et internationales. Cela garantit une interopérabilité fluide avec les institutions financières et facilite le traitement des paiements.
  • Génération de fichiers bancaires intégrée: Un système EFT bien conçu doit être capable de générer des fichiers bancaires directement à partir des fonctionnalités existantes de paiements et d'encaissements du système ERP (Enterprise Resource Planning). Cette intégration simplifie le processus et réduit le besoin de manipuler manuellement les données.
  • Totalisation des paiements: Pour faciliter la réconciliation bancaire, un système EFT peut offrir la capacité de totaliser les paiements en un seul montant. Cela permet de simplifier le processus de suivi et de vérification des transactions, contribuant ainsi à maintenir une comptabilité précise.

En résumé, les systèmes de paiement EFT sont conçus pour simplifier et automatiser vos opérations financières. En offrant des fonctionnalités telles que la saisie des données bancaires facilitée, la génération de fichiers bancaires intégrée et la totalisation des paiements, ils contribuent à améliorer l'efficacité, la précision et la sécurité de vos transactions financières. Lorsque vous recherchez un système EFT, assurez-vous de tenir compte de ces fonctionnalités pour répondre au mieux aux besoins de votre entreprise.

Comprendre le Direct Debit (Débit Direct) : Un mode de paiement automatique

Le direct debit, ou débit direct en français, est un mode de paiement automatisé couramment utilisé dans de nombreux pays, notamment en Europe et en Amérique du Nord. Il permet aux individus et aux entreprises de prélever automatiquement des fonds depuis le compte bancaire d'un débiteur pour effectuer des paiements réguliers à un créancier.

Comment fonctionne le Direct Debit ?

Le processus de direct debit commence par l'accord entre le créancier (la partie recevant le paiement) et le débiteur (la partie effectuant le paiement). L'accord peut prendre la forme d'une autorisation écrite ou d'un mandat de prélèvement automatique, dans lequel le débiteur autorise le créancier à débiter son compte bancaire pour des montants spécifiques à des intervalles réguliers. Les paiements peuvent être mensuels, trimestriels, annuels, ou selon toute autre fréquence convenue.

Une fois l'accord en place, le créancier peut initier les paiements en envoyant une instruction à sa banque ou à un prestataire de services de paiement. Cette instruction est ensuite transmise au système de paiement électronique, qui déclenche le prélèvement automatique depuis le compte bancaire du débiteur vers le compte du créancier.

Avantages du Direct Debit

Le direct debit présente plusieurs avantages pour les créanciers et les débiteurs :

  1. Automatisation des Paiements : Les paiements sont automatisés, ce qui signifie que les débiteurs n'ont pas besoin de se rappeler de payer leurs factures régulières. Cela réduit le risque d'oubli de paiement.
  2. Réduction des Frais de Traitement : Le direct debit réduit les coûts administratifs associés au traitement des paiements manuels, tels que l'émission de chèques ou la saisie de données.
  3. Prévisibilité des Flux de Trésorerie : Les créanciers peuvent prévoir plus facilement leurs rentrées d'argent, car ils connaissent la date et le montant exact des paiements à venir.
  4. Sécurité et Contrôle : Les débiteurs conservent un certain contrôle sur les paiements, car ils peuvent révoquer l'autorisation de débit direct à tout moment. De plus, les paiements par direct debit sont généralement soumis à une protection contre les erreurs ou les fraudes.
  5. Économie de Temps : Les débiteurs économisent du temps en évitant de devoir effectuer manuellement des paiements récurrents.

Utilisations courantes du Direct Debit

Le direct debit est largement utilisé pour une variété de paiements réguliers, notamment :

  • Le paiement des factures de services publics tels que l'électricité, l'eau et le gaz.
  • Les remboursements de prêts hypothécaires et de prêts étudiants.
  • Les abonnements à des services tels que la télévision par câble, la téléphonie mobile et les services de streaming.
  • Les paiements de cotisations d'associations ou de frais d'adhésion à des clubs ou organisations.
  • Les paiements de loyers récurrents.

En résumé, le direct debit est un moyen pratique et efficace de gérer les paiements réguliers, offrant automatisation, prévisibilité et contrôle aux créanciers et aux débiteurs. Il simplifie la gestion financière tout en réduisant les risques liés aux paiements en retard.

Au Canada, quelle est la procédure de traitement d’un paiement à la banque*?

Quand il passe par un système de paiement, un paiement franchit deux étapes. Il est d'abord compensé, puis réglé. La compensation désigne le processus quotidien par lequel les membres de l'ACP s'échangent des effets de paiement déposés et au terme duquel le montant net de leurs obligations mutuelles est déterminé. On appelle « règlement », la procédure par laquelle les membres de l'ACP (Association canadienne des paiements) honorent leurs obligations nettes envers tous les autres membres en utilisant les fonds déposés auprès de la Banque du Canada.

Tous les paiements, autres qu'en espèces, sont réglés par l'entremise de deux systèmes :

  • Le Système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV) - Le STPGV est un système électronique de transfert qui permet le traitement continu et rapide, tout au long de la journée, de gros paiements ou de paiements pour lesquels le moment du règlement est critique.

En 2010, le STPGV a permis de traiter, en moyenne, 24 000 paiements quotidiens d'une valeur totale de l'ordre de 149,4 milliards de dollars.

En 2010, le SACR a permis de traiter en moyenne 23,9 millions d'effets de paiement par jour d'une valeur globale à 20,4 milliards de dollars. Les effets papier représentaient 15,4 % du volume des effets compensés et réglés et 55,9 % de leur valeur. En comparaison, les effets électroniques équivalaient à quelque 84,6 % du volume et 44,1 % de la valeur.

Comment intégrer le EFT à Dynamics Business Central et pourquoi ?

Le rêve? Intégrer les fonctionnalités offertes par un EFT à un ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciel de gestion intégrée) comme Dynamics 365 Business Central! Mettre à jours les comptes créditeurs et débiteurs, les registres comptables ainsi que les états de compte, en voilà une belle économie de temps et de ressources! Business Central intégré à Dynamics 365 de Microsoft est l’outil tout indiqué qui a été pensé pour pouvoir offrir ce genre de fonctionnalité à votre entreprise. En plus de gérer la chaîne d’approvisionnement et la distribution, Business Central peut s’occuper de générer les factures et gérer les données liées aux transferts de fonds électroniques. Comme les données des comptes seront mises à jour automatiquement par le système, vous pourrez ainsi sauver du temps et de l’argent puisque vous n’aurez pas à le faire à la main, en traitant chaque transaction unitairement. De par le fait même, vous diminuerez également grandement le risque d’erreur lié au facteur humain.

L’avantage majeur de Business Central? Vous avez la possibilité de centraliser vos opérations quotidiennes ainsi que vos données à un seul endroit. Pas besoin de naviguer d’une plateforme à l’autre pour consolider toutes les informations importantes sur un dossier : vous avez droit à une vue balcon sur les données de chaque contrat. Une source d’information unique qui peut à la fois profiter de données bonifiées et récoltées par les différents modules implantés et vous appuyer dans la gestion de projet, la création de budget spécifique, la tenue des grands livres et la génération de rapports personnalisés à vos besoins.

Pour plus de détails sur les diverses applications du transfert électronique de fonds (EFT) et des systèmes de paiement, les professionnels de Gestisoft sont toujours disponibles pour en discuter avec vous!

*Source : site Web de la Banque du Canada

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February 03, 2021 by Frédéric Charest VP of Marketing

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