Générer et lire des rapports dans Dynamics 365 Field Service

Dans un environnement où la performance terrain est un facteur clé de compétitivité, disposer d’une vue claire, synthétique et à jour de vos opérations devient un impératif. Grâce à l’onglet “Analyses et informations” de Dynamics 365 Field Service, les entreprises peuvent accéder à des rapports globaux qui facilitent la prise de décision, l’optimisation des ressources et l’amélioration continue des interventions.

Cet article vous guide à travers l’utilité de ces rapports, les données qu’ils contiennent et les bonnes pratiques pour les exploiter pleinement.

Pourquoi créer des rapports dans Dynamics 365 Field Service ?

La valeur ajoutée des rapports Dynamics 365 Field Service repose sur leur capacité à transformer des données brutes en indicateurs opérationnels utiles, sans nécessiter d’extraction manuelle ni d’outil externe. Les bénéfices sont nombreux :

Visualiser l’activité terrain en temps réel

Les rapports permettent aux superviseurs, planificateurs et gestionnaires d’avoir une vision claire des interventions en cours, des retards éventuels ou des pics d’activité à venir. Cette visibilité favorise une meilleure répartition des ressources.

Identifier les goulets d’étranglement

Grâce à des graphiques croisés, il est possible d’identifier :

• Les types de services les plus chronophages
• Les techniciens fréquemment surchargés
• Les zones géographiques sujettes à des retards récurrents

Suivre la performance des techniciens

Les rapports permettent de suivre :

• Le nombre d’interventions réalisées par technicien
• Le respect des temps prévus
• Les écarts entre planification et exécution
• Le taux de résolution à la première visite

Appuyer les décisions de gestion

Que ce soit pour justifier un recrutement, réorganiser une zone ou renégocier un contrat, les rapports de l’onglet “Analyses et informations” offrent des éléments factuels pour piloter vos décisions.

Quelles informations retrouve-t-on dans les rapports de l’onglet “Analyses et informations” dans Dynamics 365 Field Service ?

Les rapports proposés par Dynamics 365 Field Service peuvent prendre différentes formes selon les licences, les personnalisations ou l’activation de Power BI. Voici les principales catégories de données disponibles.

Premièrement, vous pouvez accéder aux rapports dans l’onglet « Rapports »

Vue d’ensemble de l’activité

Dans la vue d’ensemble, vous pouvez voir :

• Le temps de travail moyen par jour
• Le temps de trajet moyen par jour par les techniciens
• La distance totale parcourue
• Le taux ‘utilisation
• Le taux d’arrivée tardive
• Le taux d’annulation de réservation

Il est important de noter que la vue d’ensemble est complétement personnalisable selon vos besoins. Ainsi, vous pouvez choisir quelles informations apparaissent dans l’ensemble de la vue.

Vus d’ensemble sur les ressources

Ici, vous pouvez voir la répartition globale de vos ressources / techniciens, ainsi que la répartition de la durée en heures. Pareillement, cette vue est personnalisable selon vos besoins.

Analyse géographique ou régionale

Cette vue est importante si vous souhaitez voir les régions que vous desservez. Vous pouvez le personnaliser pour accommoder vos besoins – que ce soit par territoire, pays ou mondiale.

Analyse des ressources

Avec la vue « Analyse des ressources », vous avez une vue globale de la performance de vos techniciens / ressources et de leurs réservations. Ainsi, ça vous aide à mieux planifier vos interventions et comprendre mieux comment votre équipe performe.

Bien que les vues et rapports dans Dynamics 365 Field Service sont très utilisés, il faut comprendre que les vues et rapports sont totalement personnalisables selon vos besoins. Ainsi, dès que vous commencer la création des rapports dans Power BI, vous pouvez mettre les filtres et rapports qui seront pertinents à vous.

Les bonnes pratiques à adopter pour créer des rapports dans Dynamics 365 Field Service

La puissance des rapports dépend de leur bonne utilisation. Voici quelques conseils pour les rendre réellement stratégiques.

1. Personnaliser les tableaux de bord selon vos objectifs

Les rapports intégrés peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Si vous utilisez Power BI, vous pouvez :

• Ajouter des filtres par centre de coût, région ou client
• Intégrer des objectifs (cibles de productivité ou de satisfaction)
• Créer des vues spécifiques pour chaque rôle dans l’entreprise

L’objectif est de faire parler les données en fonction de vos priorités opérationnelles.

2. Mettre en place des alertes automatisées

Vous pouvez combiner vos rapports avec Power Automate pour déclencher des actions :

• Alerte email en cas de dépassement de seuil (trop d’interventions en attente)
• Notification Teams si une zone géographique dépasse un certain nombre d’anomalies
• Rappel automatique si un contrat arrive à échéance sans réalisation du service

Ces mécanismes transforment les rapports en outils proactifs.

3. Partager les rapports avec les parties prenantes

Les rapports n’ont d’impact que s’ils sont diffusés :

• Partage avec les planificateurs, superviseurs et techniciens (via Power BI ou export PDF)
• Intégration dans une réunion de suivi opérationnel
• Accès direct aux indicateurs via Microsoft Teams ou sur tablette terrain

La diffusion régulière renforce la culture de pilotage par les données.

4. Croiser les rapports avec les autres modules Dynamics

Dynamics 365 Field Service peut être relié à :

• Dynamics 365 Sales pour suivre l’impact commercial des prestations terrain
• Dynamics 365 Customer Service pour analyser les tickets à l’origine des interventions
• Business Central ou Finance & Operations pour relier les données de service aux coûts

Cette approche offre une vision complète du cycle client.

Gestisoft : experts dans l’implantation de Dynamics 365 Field Service

Chez Gestisoft, nous vous accompagnons dans la configuration et l’exploitation des rapports Dynamics 365 Field Service pour qu’ils deviennent un levier décisionnel réel.

Nos services incluent :

• La personnalisation des tableaux de bord intégrés
• L’intégration avec Power BI et les outils de votre écosystème
• La mise en place d’alertes dynamiques via Power Automate
• La formation de vos équipes à la lecture et l’exploitation des indicateurs
• L’audit de vos processus terrain pour bâtir les bons KPIs

Notre expertise s’appuie sur des projets réalisés dans les secteurs du bâtiment, de l’équipement industriel, des services techniques, des télécoms et des organisations publiques.

Les rapports Dynamics 365 Field Service disponibles dans l’onglet “Analyses et informations” permettent de piloter vos opérations avec rigueur, de réagir rapidement aux dérives, et d’appuyer vos décisions sur des données fiables. En les personnalisant et en les intégrant à vos routines de gestion, vous transformez vos données terrain en avantage stratégique.

Vous souhaitez améliorer vos rapports ou créer un tableau de bord personnalisé dans Dynamics 365 Field Service ? Contactez les experts Gestisoft pour structurer votre pilotage opérationnel sur des bases solides.