Comment créer un prospect dans Dynamics 365 ?

Gérer efficacement les prospects est un enjeu fondamental pour toute entreprise souhaitant structurer son développement commercial. Un bon suivi en amont permet de transformer plus facilement les contacts en clients fidèles. Pour y parvenir, il est essentiel de s’équiper d’un outil CRM performant.

C’est là qu’intervient Dynamics 365, la solution de Microsoft qui permet de piloter chaque étape du cycle de vente. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un prospect dans Dynamics 365, pourquoi c’est important, et quelles bonnes pratiques adopter.

Qu'est-ce qu'un prospect dans Dynamics 365 ?

Un prospect dans Dynamics 365 est une personne ou une entreprise identifiée comme un contact commercial potentiel. Il peut s’agir d’un visiteur ayant rempli un formulaire sur votre site web, d’un contact récupéré lors d’un événement, ou encore d’un lead provenant d’une campagne marketing.

Dans Dynamics 365, les prospects sont gérés dans le module « Ventes » et disposent de leur propre entité, distincte des contacts ou comptes clients. Cette distinction permet aux équipes de qualification de segmenter leur pipeline, de suivre les étapes de maturation du lead et d’appliquer différentes stratégies selon le niveau d’intérêt et de qualification.

Un prospect n’est pas encore une opportunité commerciale concrète : il s’agit d’un contact à fort potentiel, mais dont le besoin n’est pas encore validé.

Pourquoi créer un prospect dans Dynamics 365 ?

Créer un prospect dans Dynamics 365 permet de structurer le cycle de vente dès les premières interactions. Voici les principaux avantages :

1. Centralisation des données

Grâce à Dynamics 365, toutes les informations relatives à un prospect sont stockées au même endroit : coordonnées, origine, canal d’acquisition, historique des échanges, qualification, etc. Cette centralisation facilite la collaboration entre équipes commerciales et marketing.

2. Suivi du parcours client

Chaque prospect dispose de son propre parcours. En le créant dès le début dans Dynamics 365, vous pouvez suivre son évolution, le noter, l’assigner à un commercial, et déclencher des workflows automatiques pour ne rater aucune opportunité.

3. Automatisation des tâches

Dynamics 365 permet d’automatiser de nombreuses actions : envoi de courriels de bienvenue, assignation d’un prospect en fonction du territoire ou du produit, relance automatique après X jours sans interaction. Ces automatisations optimisent la productivité commerciale.

4. Meilleure analyse des performances

En segmentant clairement vos prospects dans Dynamics 365, vous pouvez générer des rapports précis : taux de conversion, durée moyenne de qualification, origine des meilleurs leads, etc. Ces indicateurs guident vos décisions stratégiques.

Quelle est la différence entre une opportunité et un prospect dans Dynamics 365 ?

Dans Dynamics 365, il est essentiel de bien distinguer un prospect d’une opportunité, car ces deux éléments représentent différents stades dans le cycle de vente.

Un prospect est un contact initial, souvent peu ou pas encore qualifié. Il peut s’agir d’un formulaire rempli sur votre site web, d’une carte reçue lors d’un événement ou encore d’un contact généré par une campagne marketing. À ce stade, vous ne savez pas encore si cette personne ou cette entreprise a un réel besoin, un budget, ou un projet d’achat concret. Le prospect représente donc une possibilité, mais encore incertaine.

Une opportunité, en revanche, désigne un projet de vente réel. Elle est généralement créée lorsque le prospect a été qualifié, c’est-à-dire qu’il exprime un besoin, manifeste de l’intérêt pour vos produits ou services, dispose d’un budget, et que le processus de vente peut commencer. L’opportunité devient alors un élément actif de votre pipeline commercial, suivi par un représentant des ventes jusqu’à sa conclusion (gagnée ou perdue).

Dynamics 365 facilite la transition d’un prospect vers une opportunité en quelques clics, tout en conservant l’historique des interactions précédentes. Ce passage marque un changement de statut important, car il reflète un engagement plus fort et une probabilité de conversion plus élevée.

Les étapes à suivre pour créer un prospect dans Dynamics 365

Voyons maintenant comment créer concrètement un prospect dans Dynamics 365 :

1. Accéder à votre espace Dynamics 365 Ventes.
2. Cliquer sur « Prospects » puis « Nouveau »

3. Remplissez tous les champs avec des informations complémentaires et cliquer sur « Enregistrer et fermer » une fois que vous avez terminé.

Certaines informations que vous pouvez ajouter sur le prospect inclus son intention coordonnées, contact, source du prospect et autres.

Ainsi, vous pouvez visionner tous les prospects que vous avez créé dans l’onglet prospect.

Vous pouvez aussi lire notre autre article sur comment créer une opportunité dans Dynamics 365.

Les bonnes pratiques à adopter pour la création des prospects dans Dynamics 365

Créer un prospect dans Dynamics 365 est simple, mais pour tirer pleinement parti du CRM, voici quelques conseils :

1. Utilisez des formulaires standardisés

Assurez-vous que vos commerciaux et équipes marketing utilisent des formulaires uniformes. Cela garantit la cohérence des données et facilite l’analyse.

2. Automatisez l’origine des prospects

Connectez vos formulaires web ou plateformes de génération de leads à Dynamics 365 pour que les prospects soient automatiquement créés avec leur canal d’acquisition.

3. Attribuez un responsable à chaque prospect

Ne laissez aucun prospect sans propriétaire. Grâce aux règles d’assignation automatique, vous pouvez diriger chaque lead vers le bon commercial selon la région ou la spécialisation.

4. Qualifiez rapidement les prospects

Plus un prospect reste longtemps non qualifié, plus il risque d’être perdu. Mettez en place des workflows ou des rappels pour accélérer le processus de qualification.

5. Exploitez le scoring

Utilisez les fonctionnalités de lead scoring dans Dynamics 365 pour hiérarchiser les prospects selon leur engagement et leur potentiel.

6. Supprimez les doublons

Activez la détection automatique des doublons pour éviter d’avoir plusieurs fiches pour un même contact, ce qui pourrait fausser vos analyses et provoquer des conflits de traitement.

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