La sélection du meilleur logiciel comptable en fonction des besoins d’une entreprise est une étape essentielle. Néanmoins, ce type d’applications évoque souvent certaines incompréhensions. Quels sont les avantages associés à ces programmes destinés aux professionnels ? Comment orienter votre choix face aux différents logiciels On-Promise ou proposés via le Cloud ? Cet article vous apportera toutes les réponses nécessaires.
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Meilleur logiciel comptable : quels sont les avantages associé à ces programmes ?
Depuis de nombreuses années, les logiciels comptables sont devenus des solutions indispensables pour gérer tous types d’entreprises. Ceux-ci sont dédiées à :
- La création d’un plan comptable
- La génération d’un journal comptable
- La définition de chaque information complémentaire lors de l’enregistrement de vos écritures (notamment les dates, libellés ou encore les pièces justificatives)
- L’édition d’une balance ou d’un extrait de compte
En pratique, ces programmes proposent aux professionnels plusieurs avantages non-négligeables.
Sécuriser vos données
L’établissement de données comptables évoque inévitablement une confidentialité essentielle. Néanmoins, l’évolution de la cybercriminalité soulève des inquiétudes lorsque de nombreux témoignages font référence à des vols d’informations professionnelles. Plusieurs logiciels comptables garantissent une sécurité indiscutable afin de remédier à ce phénomène toujours plus alarmant.
Centraliser les informations d’une entreprise
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet évidemment de centraliser vos informations. Ainsi, un administrateur (ou un membre du personnel autorisé) pourra accéder au suivi financier de son entreprise depuis un réseau spécifique ou service Cloud (voir plus loin dans cet article).
Automatiser vos saisies
Le meilleur logiciel de comptabilité pour votre entreprise sera également redoutable pour automatiser vos saisies et éviter ainsi certaines manipulations. Cette caractéristique engendre donc un gain de temps considérable.
Limiter les risques d’erreurs
Par la même occasion, l’automatisation assurée grâce à votre logiciel de comptabilité vous permettra de limiter les risques d’erreurs lors de vos saisies. Evidemment, un aperçu fiable des données comptables d’une entreprise est essentiel pour son développement.
Optimiser vos relations avec votre expert-comptable
Enfin, un logiciel de comptabilité optimise et « facilite » les relations entre un entrepreneur et son expert-comptable. Cet atout évoque un gain de temps, soit une réduction de certains frais.
Accéder à des fonctionnalités complémentaires
Outre l’établissement d’un suivi vérifié et détaillé de vos comptes, ces logiciels disposent également d’autres fonctionnalités complémentaires. Celles-ci dépendront de la solution sélectionnée pour votre entreprise.
Comment choisir un logiciel de comptabilité ?
La gestion d’une comptabilité en externe
La gestion d’une comptabilité en externe est une solution privilégiée par une majorité d’entrepreneurs. Ce choix permet aux professionnels de « se décharger » des tâches associées au suivi financier. De même, les services d’un comptable faciliteront certaines démarches complexes.
Le logiciel utilisé sera lié à la firme comptable de l’entreprise. Un programme dédié à la gestion d’une comptabilité en interne est généralement simple d’utilisation. La saisie des données et la lecture des informations via l’interface ne nécessitent qu’une simple formation.
Le suivi des données comptables en interne
Le suivi d’une comptabilité en interne pourra correspondre à certaines entreprises où des besoins spécifiques seront clairement établis. Les logiciels associés seront caractérisés par :
- Une sécurité accrue des données comptables
- Des modifications et améliorations simplifiées
- Une fluidité supplémentaire quant aux informations relatives aux comptes ainsi que les créances engendrées par les retards de paiements
- La réduction de frais liés aux services d’un expert-comptable
En revanche, le suivi d’une comptabilité en interne nécessite un investissement non-négligeable (responsabilités supplémentaires). De plus, la non-conformité provoquée par l’adoption de nouvelles lois est une éventualité à considérer.
Cloud ou On-Premise : quelle solution choisir ?
Le choix du meilleur logiciel de comptabilité pour une entreprise doit être également réalisé en fonction de deux solutions distinctes : le Cloud et l’On-Premise.
Les logiciels On-Premise
Un logiciel On-Premise est un programme acquis par une entreprise. L’installation du programme est alors réalisée sur un appareil spécifique ou réseau local (idéal pour partager des données comptables). Cette solution permet :
- D’éviter la délocalisation de données (sécurité optimisée)
- D’accéder à vos données sans aucune connexion internet
- D’acquérir la licence du logiciel suite à un unique achat (atout économique non-négligeable)
En revanche, certains inconvénients sont notables :
- La mise à jour d’un logiciel On-Premise impose souvent des frais supplémentaires
- Les configurations techniques (ou hardware) d’un appareil doivent être compatibles avec le logiciel installé
- Suivant la solution souhaitée, une licence peut être requise pour chaque appareil
- La formation du personnel est parfois nécessaire
Les logiciels Cloud (ou SaaS)
Les logiciels Cloud (ou SaaS pour Software as a Service) ne nécessitent aucune installation. De même, les performances d’un ordinateur deviendront anecdotiques. En effet, ces programmes sont hébergés à distance. Leur fonctionnement peut être comparé à certains services populaires sur le web tels que Google Docs, par exemple. Plusieurs avantages caractériseront ce choix :
- L’accessibilité des données comptables est permanente ; le dysfonctionnement d’un appareil n’évoquera aucune pénibilité
- Aucune manipulation concernant les mises à jour ou la maintenance du logiciel n’est nécessaire
- Le fournisseur du programme est responsable des données stockées en ligne ; la protection de vos informations sera donc priorisée
- Une assistance technique est proposée aux utilisateurs
Malgré ces atouts indéniables, certains inconvénients seront liés aux logiciels de comptabilité Cloud :
- L’accès à un programme SaaS nécessite un abonnement (mensuel ou annuel)
- Un engagement est parfois requis ; la résiliation du service est effectuée en fonction d’une date spécifique
- La fiabilité du fournisseur est essentielle pour éviter des risques associés à la perte de données
- Un accès internet est indispensable
La sélection du meilleur logiciel de comptabilité en fonction des effectifs
Quickbooks (PME de 5 à 10 employés - externe)
Quickbooks est l’un des logiciels de comptabilité les plus populaires auprès des entrepreneurs. Ce programme exclusivement disponible sur le Cloud est compatible avec chaque appareil (ordinateurs, smartphones ou tablettes tactiles). Afin de rassurer ses utilisateurs, Quickbooks assure une parfaite conformité avec les lois et dispositions légales concernant la confidentialité des données stockées. Plusieurs tarifs sont proposés :
- La formule démarrage (20 $ par mois)
- La formule Standard (35 $ par mois)
- La formule plus (50 $ par mois)
Ces tarifs ont été constatés lors de la rédaction de cet article. N’hésitez pas à consulter le site officiel de Quickbooks afin de vérifier si ces offres n’ont pas subi de modifications.
Acomba (PME de 5 à 10 employés - externe)
Comparable à Quickbooks, Acomba est un logiciel développé au Québec. Ce programme se distingue néanmoins grâce à de nombreux modules complémentaires (soit 40 expansions officielles pour 150 applications compatibles). L’accessibilité d’Acomba est également un véritable atout pour les néophytes. A ce jour, plus de 40 000 PME considèrent cette application en ligne comme le meilleur logiciel de comptabilité. Une nouvelle fois, plusieurs tarifs sont proposés aux professionnels en fonction de leurs attentes (à partir de 103 $ par mois).
Microsoft Dynamics 365 Business Central (PME de 10 employés ou plus - évolution - interne)
Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP redoutablement efficace pour gérer la comptabilité d’une entreprise. Plusieurs modules constituent ce programme. Ceux-ci vous permettront de :
- Gérer et suivre vos données financières
- Optimiser un service clientèle
- Organiser stratégiquement une chaîne d’approvisionnement, un entrepôt et les ressources humaines
Les tarifs appliqués par Microsoft varient en fonction de 2 forfaits spécifiques :
- Essentials (89,60 $ par mois)
- Premium (128 $ par mois)
L’ajout d’un utilisateur depuis le programme Dynamics 365 Business Central Team Members nécessite un budget minimal de 10,20 $ par mois. En 2006, cet ERP comptabilisait déjà 2,7 millions d’utilisateurs.
Pour conclure
Le meilleur logiciel de comptabilité sera caractérisé par la nature de votre entreprise ainsi que le nombre d’employés. De même, la sélection d’un programme Cloud ou On-Premise sera orientée stratégiquement. Besoin d’aide pour votre implantation de logiciel ERP? Discutez avec l’un de nos experts.
