Les entreprises doivent faire face à plusieurs défis dans leurs opérations quotidiennes. L’un d’entre eux est sans aucun doute la gestion de la facturation, qui augmente en importance au fur et à mesure que l’entreprise prend de l’expansion et développe son marché. Gérer les envois de factures, les délais de paiement et les procédures de rappel et de recouvrement sont tous des processus chronophages qui impliquent un investissement financier important. De plus, les nouveaux modèles de facturation mensuelle nécessitent un gestion comptable intense et assidue. L'utilisation d'un logiciel comptable devient alors inévitable.
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Avantages de la facturation électronique automatisée
Avantage #1 automatisation facture: coûts de développement TI
Il est d’un avis général que les coûts associés au développement TI d’une solution comptable informatique automatisée sont parfois un facteur crucial à considérer. On doit tout d’abord procéder à l’achat d’un logiciel et ensuite considérer le développement d’extensions du logiciel afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cependant, les économies réalisées sur une base annuelle dépassent largement l’investissement nécessaire à une telle implantation.
Avantage #2 automatisation facture: traitement des données comptables plus rapide
Bien que les opinions soient partagées en ce qui a trait au traitement plus rapide des factures lorsqu’on automatise les processus de facturation, les plus grandes entreprises toutes sont d’accord sur le fait que c’est bien le cas. L’ampleur de leurs opérations influence très probablement leur opinion, comme l’économie de temps réalisé est multiplié par le nombre d’activités comptables gérées par automatisation.
Avantage #3 automatisation facture: limitation du nombre d’erreurs
Évidemment, lorsqu’on supprime le facteur humain des sources d’erreurs potentielles, on limite énormément le nombre d’erreurs dans la gestion comptable. Les coûts associés aux erreurs ainsi économisés, il s’agit d’un autre moyen de réduire les coûts liés à la gestion de la facturation. Les données ne doivent pas être saisies plusieurs fois de façon manuelle avec l’automatisation, et plus le processus est géré automatiquement, plus les erreurs seront réduites.
Avantage #4 automatisation facture: réduction de la consommation de papier
En automatisant la gestion comptable et en n’utilisant que le support numérique, les coûts liés à l’utilisation du papier et à son classement (et l’espace requis pour le gérer!) s’en voient largement réduits. Ainsi, le retour sur investissement est augmenté par la simple élimination du papier.
Avantage #5 automatisation facture: Gestion des documents et archivage plus efficaces
L’archivage des documents numériques se fait beaucoup plus facilement que celui des documents physiques. Comme mentionné plus tôt, la gestion numérique ne nécessite aucun espace ni temps de classement, comparativement à son homologue papier.
Avantage #6 automatisation facture: sécurité accrue
Une fois que les factures sont automatisées et gérées entièrement de façon numérique, l’un des avantages notables est que la sécurité associée à un environnement numérique sécurisé est plus importante que la gestion papier. L’impossibilité de modifier les donnés après la production limite les risques de fraude.
Ce qu’implique l’automatisation de la comptabilité
En moyenne, plus de 80 % des données comptables en entreprise sont enregistrées manuellement ou de manière semi-automatisée dans le système comptable. Ce qui implique que près de 20 % sont automatisées en entier. Mais quels sont les avantages de la gestion comptable automatisée par un logiciel Enterprise Resource Planning (ERP) ou Progiciel de gestion intégrée (PGI)? On peut noter 5 facteurs importants qui influencent les avantages du virage vers l’automatisation :
- Les paiements en ligne
- La facture PDF numérique
- Le rappel automatique
- La gestion des factures récurrentes
- Le retour sur investissement (ROI)
Tous ces éléments participent à réduire les coûts associés à la gestion comptable et ainsi faire économiser sur les opérations quotidiennes pour mieux permettre de se concentrer sur les autres activités de l’entreprise.
1. Les paiements en ligne
Plusieurs solutions sont offertes pour offrir la gestion des paiements en ligne. L’une des plus commune est le paiement par carte de crédit. Cette option se démarque par sa simplicité d’utilisation, mais implique tout de même un plus grand risque de fraude ainsi qu’un coût plus élevé. Les frais sont d’environ 2,9 % du total de chaque transaction, plus 0,30 $ par transaction. Elle offre toutefois l’avantage de l’utilisation répandue de ce moyen de paiement et la possibilité de gérer les cartes de crédit à même le logiciel comptable.
De son côté, le transfert Interac prend tranquillement son envolée avec un taux d’utilisation grandissant. Ce type de transfert permet d’envoyer une demande de paiement directement aux clients avec toutes les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur paiement : montant, échéance, numéro de facture. Ce type de paiement est également facile à suivre et à intégrer à la gestion comptable. Le transfert électronique permet de facturer jusqu’à 10 000 $ par client par jour et est hautement sécuritaire.
Les paiements par prélèvements automatiques préautorisés offre quant à eux la meilleure option pour les entreprises qui offrent un modèle de facturation récurrente, comme les entreprise en télécommunications par exemple. Cette méthode permet d’éliminer le temps de facturation et la gestion des paiements. Il vous est ainsi possible de prévoir plus facilement vos profits grâce à des revenus fixes.
2. La facture PDF numérique
La facture envoyée en format PDF de façon numérique apporte un grand avantage en lien avec la gestion de documents et la réduction des coûts liés à l’utilisation de papier. Même sans automatiser la gestion comptable d’une entreprise, le seul virage du papier au numérique constitue en soi une économie considérable en temps de gestion et en coûts de fonctionnement et d’entreposage. Il est estimé que la gestion d’une facture numérique en format PDF coûte 70 % moins cher qu’une facture générée et gérée sur papier. De quoi en convaincre plusieurs de faire le virage numérique!
3. Le rappel automatique
Gérer les comptes à recevoir, produire les états de compte, transmettre les avis de recouvrement : voilà des tâches qui prennent du temps et de l’énergie à vos équipes. Une fois les processus comptables automatisés, tous les rappels et les états de compte peuvent se faire de façon entièrement automatisée. De plus, si toutes ses activités sont gérées numériquement, des économies substantielles liées à l’utilisation du papier viennent s’ajouter à celles en lien avec le temps nécessaire pour gérer ces activités.
4. L’automatisation de la création des factures récurrentes
Plus besoin de surveiller les dates de renouvellement d’abonnement ou de paiement de vos clients : tout se fait de façon automatique. De la création de la facture à la saisie des données liées au paiement effectué, il n’est plus nécessaire d’effectuer ces actions de façon manuelle. Encore une fois, l’automatisation permet de sauver du temps. Et comme le temps, c’est de l’argent, on voit notre retour sur investissement augmenter au fur et à mesure qu’on adopte les procédures automatisées et numériques.
5. Le Retour sur Investissement (ROI)
Le retour sur investissement est une valeur essentielle pour comprendre et booster les bénéfices d’une entreprise. A ce titre, l’utilisation d’un ERP est une solution préconisée pour définir avec pertinence ces prévisions en calculant le coût opérationnel, une statistique illégitimement négligée par les professionnels.
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En conclusion
Si vous pensez adopter une solution comptable qui offre l’automatisation de la gestion de la facturation mais n’êtes pas certain de vouloir faire le grand saut, commencez par calculer le retour sur investissement qu’une telle transformation de votre gestion comptable implique pour votre entreprise. Vous vous rendrez bien vite compte que malgré l’investissement important nécessaire à l’implantation d’un logiciel de ce type, votre retour sur cet investissement financier est plus élevé que les coûts de départ sur le moyen et long terme.
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