Migration des données ERP : étapes, défis, bonnes pratiques

Il est essentiel de connaître les étapes à suivre pour la migration des données ERP afin d’en assurer la réussite. Dans cet article, nous allons vous proposer une marche à suivre pour assurer une transition des plus harmonieuses et une interruption de travail minimale.

Le processus de migration des données est primordial pour garantir que les données du nouveau système ERP soient exactes et entières. Ce point est crucial puisque de nombreuses personnes, dans tous les secteurs de l'entreprise, devront se fier à ces données. Une migration des données ERP bien planifiée peut contribuer à ce que l'ensemble du projet de mise en place de l'ERP respecte les délais et le budget.

C'est aussi l'occasion d'éliminer les données obsolètes et redondantes qui se cachent dans les anciens systèmes de l'entreprise. Nous allons aussi parler des défis associés avec la migration des données ERP ainsi que les bonnes pratiques à entreprendre.

Qu’est-ce que la migration de donnée ERP ?

La migration de données ERP consiste à transférer toutes les données de votre système actuel vers un nouvel ERP. Il s’agit d’ailleurs d’une phase essentielle de la mise en œuvre d’un ERP. Ce travail peut sembler assez élémentaire, et c’est peut-être même pour cette raison qu’il est souvent sous-estimé. Ainsi, dans le but d’accélérer la transition, le nettoyage et la validation des données préalables à la migration des données ERP sont souvent négligés.

Pourtant, outre la réduction des coûts d’exploitation, la raison de la mise en place d’un système ERP est d’offrir une meilleure visibilité des données à l’ensemble des équipes dans tous les secteurs de l’entreprise. C’est pourquoi, pour y parvenir, il faut prendre le temps de le faire correctement, d’où l’importance de bien examiner vos données et vos processus avant de migrer vers un nouveau système ERP.

Pourquoi la migration des données ERP est-elle si importante pour une implémentation ERP ?

Outre la limitation des coûts d’exploitation qu’engendre la mise en œuvre d’un ERP, la raison pour laquelle le processus de migration des données ERP si importante est que l’information sera accessible à la plupart des départements de l’entreprise. Il est donc primordial de s’assurer que les données transférées sont exactes et complètes et que toutes les parties prenantes aient accès à des données fiables. 

De plus, il est important de transférer les données correctement, car si cette étape se déroule bien, la mise en œuvre sera plus rapide et beaucoup plus fluide. Cela peut aider l’organisation à réaliser beaucoup d’autres améliorations opérationnelles, comme l’analyse des données.

Quelles sont les bonnes pratiques pour réussir la migration des données ERP ?

La réussite de la migration des données ERP dépend de plusieurs facteurs, par exemple : le volume des données à transférer, la taille de l’entreprise et son historique, les règlementations auxquelles l’entreprise doit se conformer, les outils disponibles, etc. Cependant, certaines bonnes pratiques se distinguent de toutes les autres. Vous devrez donc établir un plan de migration. En voici un exemple :

• Effectuer un diagnostic de vos données ERP : cela implique le nettoyage des données, tel que décrit plus haut. Décidez aussi quoi faire avec les factures impayées, des commandes non honorées, etc.
• Comprendre vos données ERP et identifier vos objectifs (adopter, mais aussi adapter) : au-delà de la collecte, du nettoyage et de transformation des données, il est nécessaire de les comprendre, d’être en mesure de les faire correspondre à la structure de la nouvelle base de données ERP.
• Définir une stratégie du changement de votre ERP : nommez une personne ou une équipe qui sera responsable du processus de migration des données, afin de ne pas ajouter de confusion au processus.
• Migrer vos données ERP sur le Nuage : l'ERP cloud est une bonne solution, afin d’avoir accès aux données d’entreprise de n’importe où, n’importe quand, en toute sécurité.

Vous ne pouvez pas être un spécialiste de tous les domaines ; c’est pourquoi, pour mettre votre plan de migration de données ERP, faire appel à des spécialistes est la meilleure stratégie.

5 étapes pour réussir la migration de vos données ERP :

Passez en revue vos données et décidez de leur qualité et de leur pertinence dans le nouveau système. Vous pouvez également envisager de modifier vos processus et demander à votre fournisseur ERP des recommandations sur la meilleure structure pour les données stockées.

C'est le moment de nettoyer les informations non pertinentes, les données inexactes et les doublons. Cependant, pour réussir à accomplir ces tâches en temps opportun et de façon optimale, vous devrez travailler par étapes.

Voici donc les 5 étapes recommandées pour la migration des données ERP :

Étape 1 de la migration des données ERP - Affecter les bonnes personnes et les bonnes ressources au projet

Les personnes travaillant depuis longtemps dans l’entreprise sont probablement les mieux placées pour évaluer la nécessité de conserver certaines données, et décider lesquelles seront transférées. Ces employés de longue date connaissent bien les différents processus liés à l’exploitation de l’entreprise, ainsi que le fonctionnement des anciens systèmes.

Ils devront aussi être en mesure de travailler en équipe avec les techniciens qui effectueront la programmation. Pour de meilleurs résultats, il est préférable d’affecter une équipe à chaque tâche, soit l’analyse des données, la réalisation de la migration, les tests et la validation des résultats une fois la migration des données ERP complétée.

Tous les responsables des processus ERP seront donc impliqués, à différents stades et selon leur affectation à la migration des données ERP. Il est important que chaque membre de l’équipe comprenne la tâche à accomplir et sache comment l’exécuter. Il doit aussi être à l’aise de travailler en équipe. La disponibilité de données de qualité dans le nouveau système en dépend.

Étape 2 de la migration des données ERP - Analyser et cartographier les données ERP ainsi que votre processus de migration

La façon dont vos données sont classées dans vos systèmes existants peut ou non correspondre exactement au format de données utilisé dans votre nouveau système ERP. Des détails comme les abréviations dans les adresses postales et les noms peuvent avoir un impact important sur les rapports. Il est donc important de travailler de concert avec votre partenaire de migration des données ERP afin de s’assurer que les données du nouveau système correspondent avec celles de l’ancien. Cette étape met en valeur la nécessité de nettoyer les données, d'identifier et de corriger les problèmes afin de disposer de données propres et uniformes pour la migration dans votre nouveau système. Cela demande beaucoup de collaboration entre les différents services et parties prenantes de l’entreprise afin de garantir que tous les utilisateurs emploient les mêmes normes. 

Étape 3 de la migration des données ERP - Intégrer votre nouveau fournisseur ERP à ce projet

L'élaboration d'une stratégie de migration des données ERP à la portée de toutes les équipes affectées à la tâche est la clé d'une mise en œuvre réussie. Pour y arriver, faites appel à une équipe spécialisée en implantation et mise en œuvre de systèmes ERP.

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Étape 4 de la migration des données ERP - Définir une stratégie de migration des données ERP

Une stratégie bien définie permet d’assurer que toutes les étapes liées à la migration des données ERP se déroulent de façon optimale, avec une interruption minimale des activités de votre entreprise. Les données devant être transférées peuvent provenir de sources différentes, comme des bases de données Microsoft, des logiciels comptables, des systèmes existants ou un ancien ERP ; elles ont donc été saisies et classées différemment, d’un système à l’autre. C’est le résultat de ce recensement des données qui vous dictera votre stratégie de migration des données ERP.

Avec l’aide de votre fournisseur ERP, en collaboration avec les équipes que vous aurez mises en place, il faudra définir des normes ainsi qu'une action décisive. Le mappage des données consiste à examiner vos données sources et à les comparer aux données cibles du nouvel ERP (données mappées), puis à établir certaines règles de traduction. Les problèmes potentiels doivent être découverts et résolus avant la migration afin qu'aucune donnée ne soit perdue ou mal affectée. Ce processus consiste en une analyse champ par champ des données sources en fonction de divers attributs du logiciel ERP.

Étape 5 de la migration des données ERP - Migrer, tester, valider les données et résoudre les problèmes

Une fois les étapes précédentes complétées, il ne restera qu’à effectuer la migration proprement dite, et ensuite tester le système avec les utilisateurs des différents services, pour terminer avec la validation des résultats. Toutefois, mieux vaut commencer par transférer une petite quantité de données avant de procéder à la migration complète des données ERP. Il sera plus facile et rapide de tester sur un petit lot de données à la fois. Les problèmes détectés pourront être résolus sur le reste des données pour que les interventions requises soient minimales une fois la migration terminée.

Quels sont les défis de la migration de données ERP ?

La migration des données entre systèmes n’est pas une décision à prendre à la légère. Il s’agit souvent d’un processus pouvant être long, et les entreprises ne sont pas nécessairement prêtes pour les temps d’arrêt que cela peut entrainer pour leur activité. Le transfert de données permet cependant d’effectuer une mise à niveau en arrière-plan à l’aide de processus beaucoup plus simples et rapides que les méthodes traditionnelles. 

Une bonne méthodologie de migration de données ERP doit passer par certaines étapes.

Défi #1 de la migration des données ERP : Redondance et intégrité des données ERP

Afin de limiter au maximum le temps d’interruption lié à la migration des données, il sera nécessaire d’épurer vos données. Éliminez toutes les données désuètes ou répétitives afin de ne pas transférer de l’information inutilement.

Défi #2 de la migration des données ERP : Le coût

L’introduction de données dans les systèmes ERP peut être couteuse, et ce, même si vous ne faites que déplacer les données d’un ancien système ERP vers un nouveau.

Défi #3 de la migration des données ERP : La coopération de tous les services de votre entreprise

Bien que la migration des données ERP peut ne pas être prioritaire aux yeux des gestionnaires de l’entreprise, il est nécessaire d’obtenir le soutien de ces derniers afin d’assurer un transfert de données harmonieux et rapide, sans susciter de conflits entre les différentes unités.

Défi #4 de la migration des données ERP : Les questions règlementaires

La manière dont les organisations peuvent stocker et utiliser les données est souvent assujettie à des règlementations. Il est donc nécessaire de s’y conformer lorsque vous transférez des données d’un ERP à un autre.

Gestisoft : votre partenaire pour la migration des données ERP de A à Z

Comme vous avez pu le constater, donner la priorité à la migration des données est la clé pour la mise en œuvre de votre nouveau système ERP. Il est important d’organiser au mieux le processus et d’y consacrer du temps. À cette fin, des ressources devront être libérées de leur travail quotidien. L’organisation représente la première étape de votre stratégie de migration des données ERP.

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