La gestion des notes de frais représente un défi majeur pour les entreprises françaises. Une note de frais prend traditionnellement 27 minutes à traiter manuellement, mais les logiciels spécialisés permettent de réduire ce temps de plus de 50%, voire jusqu'à 70% avec les solutions les plus performantes. Cette révolution numérique transforme radicalement la gestion des dépenses professionnelles, de la saisie jusqu'au remboursement.
Qu'est ce qu'un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de note de frais est un outil numérique permettant la saisie, la validation, le traitement et le remboursement des frais professionnels engagés par les collaborateurs. Cette solution automatise l'ensemble du processus, depuis la capture du justificatif jusqu'à l'écriture comptable finale.
L'objectif principal consiste à réduire les erreurs, gagner du temps, automatiser le traitement des justificatifs et assurer la conformité comptable et fiscale. Ces outils éliminent les processus manuels chronophages tout en garantissant une traçabilité complète des dépenses.
Les solutions de gestion des notes de frais s'adressent à plusieurs profils d'utilisateurs au sein de l'entreprise :
- Salariés : saisie simplifiée et suivi des remboursements
- Managers : validation et contrôle des dépenses d'équipe
- Équipes comptables : intégration automatique dans les systèmes
- Services financiers et RH : pilotage budgétaire et reporting
Les enjeux métiers sont multiples : amélioration de la productivité, traçabilité complète des dépenses, conformité réglementaire et satisfaction des employés. L'automatisation permet également de détecter les anomalies et de prévenir les fraudes potentielles.
Exemple concret d'utilisation
Prenons l'exemple de Marc, commercial itinérant dans une entreprise de 150 salariés. Lors d'un déplacement client à Lyon, il utilise sa carte corporate pour régler ses frais de restaurant (45€) et d'hôtel (120€).
Parcours traditionnel : Marc collecte ses tickets, les remet au service comptable en fin de mois, attend la validation hiérarchique, puis le remboursement 30 jours plus tard.
Parcours digitalisé : Marc photographie instantanément ses justificatifs via un logiciel de note de fraisL'OCR extrait automatiquement les données (montant, date, TVA), la note est pré-remplie et envoyée à son manager. Validation en 24h, remboursement sous 48h. Temps divisé par 10, satisfaction collaborateur maximisée.
Comparatif des 8 meilleurs logiciels de gestion des notes de frais
Mooncard - Le choix premium pour l'automatisation complète
Le logiciel de note de frais Mooncard se positionne comme la solution de référence pour les entreprises souhaitant une automatisation complète de leurs dépenses professionnelles. Avec plus de 6 000 entreprises clientes incluant Air France, Mirakl et Norauto, cette fintech française révolutionne la gestion des notes de frais.
Fonctionnalités principales :
- Cartes Visa physiques et virtuelles paramétrables
- OCR avancé avec reconnaissance automatique instantanée
- 97% des justificatifs récupérés en moins de 24h
- Rapprochement bancaire et export comptable automatisé
- Archivage à valeur probante conforme URSSAF
Prix : Trois offres (Basic, Pro, Expert) avec tarification sur mesure. Les prix démarrent autour de 49€/mois pour les PME selon les sources du marché.
Jungloo - La solution comptable des indépendants
Jungloo cible spécifiquement les indépendants et micro-entreprises avec une approche comptable globale incluant la gestion des notes de frais.
Fonctionnalités principales :
- Automatisation comptable complète
- Gestion intégrée des notes de frais et recettes
- Déclarations fiscales automatisées
- Interface simplifiée pour non-comptables
Prix : Tarification variable selon l'activité, généralement entre 0,50€ et 5,70€ HT par mois.
N2F - Solution française de dématérialisation
N2F est un éditeur français spécialisé dans la gestion des notes de frais, présent dans plusieurs pays européens avec environ 800 000 utilisateurs déclarés . Cette solution propose une approche centrée sur la dématérialisation des processus de remboursement.
Fonctionnalités principales :
- OCR intelligent et reconnaissance avancée
- Application mobile avec mode hors-ligne
- Calcul automatique des indemnités kilométriques
- Archivage à valeur probante
- Module de reporting pour le suivi budgétaire
Prix :
- Business : 4,8 €/mois/utilisateur
- Enterprise : 6,6 €/mois/utilisateur
- Advanced : sur devis
Factorial - La solution RH tout-en-un
Factorial intègre la gestion des notes de frais dans une suite RH complète couvrant la paie, les congés et le recrutement.
Fonctionnalités principales :
- Module notes de frais intégré au SIRH
- Synchronisation automatique avec la paie
- Digitalisation et validation des justificatifs
- Remboursements automatisés
Prix : À partir de 3,75€/utilisateur/mois, tarification dégressive selon les modules choisis.
Indy - L'expertise comptable digitalisée
Indy se spécialise dans l'accompagnement des indépendants avec une approche comptable complète.
Fonctionnalités principales :
- Gestion des notes de frais et recettes
- Comptabilité automatisée sans saisie
- Déclarations fiscales incluses
- Support comptable dédié
Prix :
- Micro-entreprises : 16€ HT/mois (12€ si annuel)
- Entreprises Individuelles : 28€ HT/mois (22€ si annuel)
Tiime - La gratuité au service de l'efficacité
Tiime révolutionne le marché en proposant une version entièrement gratuite de son logiciel de facturation et notes de frais.
Fonctionnalités principales :
- Logiciel de facturation 100% gratuit
- Capture et centralisation des notes de frais
- Association automatique aux transactions
- Export comptable simplifié
Prix :
- Version gratuite complète
- Version premium : 14,90€/mois.
Jenji - L'intelligence artificielle au service des notes de frais
Jenji (Silae Expense) mise sur l'intelligence artificielle et le Deep Learning pour révolutionner le traitement des justificatifs.
Fonctionnalités principales :
- Meilleur OCR du marché avec IA avancée
- Archivage à valeur probante
- Intégration native Silae Paie
- Gestion multi-devises et taux de change automatique
Prix : Tarification sur demande, adaptée à toutes les tailles d'entreprises.
Openbee - La GED spécialisée notes de frais
Openbee propose une approche GED (Gestion Électronique de Documents) avec un module dédié aux notes de frais.
Fonctionnalités principales :
- Numérisation complète des processus
- Reconnaissance instantanée des dépenses
- Intégration automatique en comptabilité
- Archivage sécurisé et conforme
Prix : Tarification sur mesure selon les besoins.
Tableau comparatif des 8 meilleurs logiciels note de frais en 2025
Solution | Prix | Cartes intégrées | Note Avis |
|---|---|---|---|
Mooncard | Sur devis | ✅ Visa physiques et virtuelles | 4,5/5 |
Jungloo | À partir de 0,50€/mois | ❌ | N/A |
N2F | À partir de 4,8€/mois/utilisateur | ✅ Optionnel | 4,3/5 |
Factorial | À partir de 3,75€/mois/utilisateur | ❌ | 4,2/5 |
Indy | À partir de 12€/mois | ❌ | 4,1/5 |
Tiime | Gratuit | ❌ | 4,0/5 |
Jenji | Sur devis | ❌ | 4,4/5 |
Openbee | Sur devis | ❌ | N/A |
Comment choisir son logiciel de note de frais ?
Critères essentiels de sélection
La taille et l'organisation de votre entreprise constituent le premier facteur déterminant. Les TPE et micro-entreprises s'orienteront vers des solutions gratuites ou à tarification accessible, tandis que les grandes entreprises nécessitent des fonctionnalités avancées et une capacité de traitement élevée.
La fréquence des notes de frais influence directement le retour sur investissement. Les entreprises avec plus de 50 notes par mois rentabilisent rapidement une solution payante grâce aux gains de temps et à la réduction des erreurs.
L'intégration comptable reste un critère crucial pour éviter les ressaisies. Vérifiez la compatibilité avec vos outils existants : ERP, logiciels comptables (SAP, Cegid, Sage, etc.), systèmes de paie. Le nombre de connecteurs natifs disponibles varie considérablement selon les éditeurs.
Critères secondaires à considérer
La facilité d'utilisation détermine le taux d'adoption par les collaborateurs. Les solutions avec des applications mobiles intuitives et des interfaces simples obtiennent généralement des taux d'adoption supérieurs à 85%.
Le support client peut faire la différence en cas de difficultés. Évaluez la qualité du support (chat, téléphone, email), les horaires de disponibilité et la présence éventuelle d'un accompagnement dédié.
La sécurité et conformité s'avèrent indispensables pour respecter les obligations légales. Vérifiez les certifications (ISO 27001, RGPD), l'archivage à valeur probante URSSAF et la localisation des données.
Exemple concret de choix
PME de 75 salariés, secteur BTP, 200 notes/mois :
- Budget : 500€/mois maximum
- Contraintes : Multi-établissements, intégration Sage
- Recommandation : Privilégier les solutions avec connecteurs ERP natifs et gestion multi-entités
Startup tech de 25 salariés, déplacements fréquents :
- Budget : 200€/mois
- Contraintes : Besoin de cartes corporate, croissance rapide
- Recommandation : Opter pour une solution évolutive avec cartes intégrées et tarification flexible
Questions à se poser avant de choisir
- Combien de notes de frais traitez-vous mensuellement ?
- Avez-vous besoin de cartes de paiement intégrées ?
- Quels sont vos outils comptables actuels ?
- Quel est votre budget mensuel dédié à cette fonction ?
- Combien d'utilisateurs auront accès à la solution ?
La digitalisation des notes de frais représente un investissement stratégique permettant d'économiser jusqu'à 70% du temps de traitement tout en améliorant la satisfaction collaborateur et la conformité comptable. Le choix dépend essentiellement de vos besoins spécifiques, de votre taille d'entreprise et de votre budget. Les solutions gratuites conviennent aux petites structures, tandis que les entreprises avec un volume important de frais bénéficient davantage des fonctionnalités premium et de l'automatisation avancée.
Vous avez aimé ce que vous venez de lire? Partagez-le!
27 octobre 2025 par Kooldeep Sahye par Kooldeep Sahye Marketing Specialist
Passionné par tout ce qui touche au référencement, aux mots-clés et à l'optimisation du contenu. Et un rédacteur enthousiaste qui s'épanouit dans le storytelling et le contenu pertinent.