8 facteurs de succès à connaître avant la mise en place d'un ERP

Quel que soit le profil de votre entreprise, société ou organisation, l’implantation d’un système ERP adapté est désormais considérée comme une étape essentielle pour l’optimisation d’activités. Brièvement, ces logiciels offrent de nombreux modules. Ceux-ci permettent de centraliser des informations cruciales afin d’atteindre certains objectifs : la satisfaction et fidélisation de votre clientèle ainsi qu’une organisation parfaitement étudiée et efficace au sein de votre équipe.

Si le suivi de plusieurs étapes peut définir ou non le succès du déploiement d’un ERP, certains principes préalables mériteront également votre intérêt avant de procéder à une implantation. La suite de cet article vous présentera ces principes particulièrement déterminants.

Facteur №1 à connaître avant la mise en place d'un ERP : réaliser un audit minutieux

Sans surprise, l’implantation d’un système ERP impose au préalable un audit minutieux. En effet, chaque entreprise, société ou organisation est unique. Il serait donc impensable de préparer le déploiement d’une solution inadaptée sans avoir considéré des éléments propres.

Les pratiques et méthodes internes seront, évidemment, des points cruciaux. De même, la constitution des effectifs et le savoir mis à contribution mériteront un audit complet. Par ailleurs, les ressources et capacités définiront ici une stratégie spécifique, mais aussi des objectifs, besoins et risques à la hauteur de vos activités. L’intérêt pour les professionnels sera naturellement d’identifier et éviter autant que possible les scénarios indésirables.

Enfin, l’étude des partenariats actuels (ou en prévision) finalisera cet audit préalable afin d’identifier des besoins, et donc une solution logicielle adaptée. Analyses, objectivité et transparence seront les maîtres mots lors de cette première étape particulièrement cruciale.

L'audit minutieux des besoins pour un logiciel ERP est une étape cruciale pour s'assurer que le système ERP choisi répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici un guide pour effectuer cet audit avec des exemples d'éléments à auditer :

1. Compréhension de l'entreprise : Définissez clairement les objectifs et les priorités de votre entreprise en implémentant un ERP. Identifiez les principaux processus métier et opérationnels de votre entreprise, tels que la gestion des stocks, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, etc.
2. Analyse des pratiques internes : Examinez les méthodes de travail actuelles de votre entreprise. Quelles sont les procédures en place ? Identifiez les processus inefficaces ou obsolètes qui pourraient être améliorés grâce à un ERP.
3. Analyse des effectifs et des compétences : Évaluez les compétences et les connaissances de votre personnel en ce qui concerne les systèmes ERP. Identifiez les besoins en formation pour garantir que les employés peuvent utiliser efficacement le nouvel ERP.
4. Évaluation des ressources et des capacités : Déterminez les ressources matérielles et logicielles disponibles pour l'implémentation de l'ERP. Identifiez les capacités techniques de votre infrastructure informatique pour assurer une intégration fluide du logiciel ERP.
5. Identification des objectifs, des besoins et des risques : Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l'ERP, comme l'augmentation de l'efficacité opérationnelle ou la réduction des coûts. Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en termes de fonctionnalités ERP. Évaluez les risques potentiels liés à l'implémentation de l'ERP, tels que les interruptions de service ou les problèmes de sécurité.
6. Analyse des partenariats existants ou prévus : Identifiez les partenariats commerciaux et les intégrations avec d'autres systèmes que l'ERP devra prendre en charge. Assurez-vous que l'ERP peut s'intégrer efficacement avec les partenaires actuels ou futurs.
7. Collecte et conversion des données : Identifiez les données essentielles à migrer vers le nouvel ERP, telles que les informations clients, les données financières, les stocks, etc. Évaluez l'état de vos données actuelles, leur qualité et leur cohérence. Planifiez soigneusement le processus de conversion des données pour minimiser les perturbations et les erreurs.
8. Objectivité et transparence : Impliquez toutes les parties prenantes de l'entreprise dans le processus d'audit des besoins pour garantir une vision complète et objective. Soyez transparent sur les résultats de l'audit et les décisions prises en conséquence.

Un exemple concret d'élément à auditer serait, par exemple, d'identifier si votre entreprise a besoin de fonctionnalités spécifiques d'inventaire en temps réel pour optimiser la gestion des stocks ou si elle nécessite des modules de gestion des ressources humaines pour suivre les données des employés.

L'audit minutieux des besoins vous aidera à sélectionner un logiciel ERP qui répondra aux exigences uniques de votre entreprise et à planifier efficacement son implantation.

ATTENTION, n'oubliez pas de convertir vos données lors de votre audit ! Vous avez travaillé pendant des années à construire votre base de données et elle est primordiale à l’avancement et à la performance de votre entreprise. Quoi faire avec elle une fois votre ERP implanté ?

Il est essentiel de penser à convertir vos données pour votre nouvel ERP. Soyez averti, cela représentera probablement l’un des plus grands casse-têtes de votre implantation, mais cette opération ne devrait être en aucun cas sous-estimée. Cherchez à connaître l’état de vos données avant d’entamer le processus et faites aussi le choix des données qui seront converties ou non.

Facteur №2 à connaître avant la mise en place d'un ERP : constituer une équipe projet

La constitution d’une équipe projet suit inévitablement la première phase d’audit. Cependant, la désignation perfectible de votre team pourrait affecter les premiers résultats de l’implantation de votre système ERP. Voici quelques recommandations.

• Dans un premier temps, rappelez-vous qu’une équipe réduite est préférable, et ce, peu importe la taille de votre entreprise, société ou organisation. Idéalement, la désignation d’un chef de projet et de 2 à 3 collaborateurs suffira amplement pour finaliser la composition de votre team. Le rôle de chaque acteur devra être parfaitement défini pour limiter les éparpillements et atteindre vos objectifs… Coordonner pour plus d’efficacité !
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• De même, si le choix en fonction d’une hiérarchie est parfois priorisé, la composition d’une équipe mixte en fonction des compétences est cependant préférable. Cette stratégie garantira le respect des besoins métiers.
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• Enfin, la composition d’une équipe projet dans le cadre de l’implantation d’un système ERP fera également référence à la désignation d’une personne responsable qui fera le lien entre votre entreprise et l’équipe chargée de déployer votre solution logicielle. Bref, la composition de votre équipe projet ne peut reposer sur des facteurs dits « hasardeux », prenez donc le temps d’analyser le profil de vos effectifs. Ce gestionnaire de projet aura pour responsabilité d'assurer un suivi pour les finances, les échéanciers, les enjeux, mais aussi pour aider à trouver des solutions globales et négocier des compromis pour la mise en place d’un ERP qui fait l’affaire de tous. Assurez-vous donc d’avoir quelqu’un qui connaît bien l’organisation et qui a de l’expérience à gérer des projets qui touchent plusieurs départements.

Rappelez-vous que vous travaillez à mettre en place une solution de gestion qui devra vous aider dans tous les aspects de votre compagnie et non à écrire du code ou à installer des programmes, ce n’est pas un projet technologique. Ainsi, il faudra penser à créer une équipe de projet dont les compétences et les activités dans l’entreprise leur permettent de bien connaître vos processus, vos fonctionnements et les méthodes de travail des différents secteurs. Pourquoi?

Parce que cette équipe sera responsable de définir les processus de l’ERP, de documenter, de confronter certaines idées, de les faire vivre et aussi de convaincre tous les autres collègues des avantages de celle-ci. Ils sont un peu vos évangélisateurs.

La constitution d'une équipe projet pour la mise en place d'un logiciel ERP est essentielle pour garantir le succès de l'implémentation. Voici une explication détaillée des éléments à prendre en compte:

Chef de projet ERP :

1. Diriger l'équipe projet ERP.
2. Élaborer et gérer le plan de projet, y compris les échéanciers, les ressources et les budgets.
3. Coordonner toutes les activités liées à l'implémentation de l'ERP.
4. Assurer la communication entre l'équipe projet et la direction de l'entreprise.

Membres de l'équipe projet ERP :

1. Travailler en étroite collaboration avec le chef de projet.
2. Apporter des compétences spécifiques en fonction de leur domaine d'expertise.
3. Participer à l'analyse des besoins, à la configuration de l'ERP et aux tests.
4. Fournir un soutien aux utilisateurs finaux et assurer la formation.

Responsable de liaison (liaison entre l'entreprise et l'équipe d'implémentation) :

1. Faire le lien entre l'entreprise et le fournisseur ou l'équipe d'implémentation de l'ERP.
2. Assurer que les besoins spécifiques de l'entreprise sont compris et pris en compte.
3. Suivre l'avancement du projet, les problèmes potentiels et les solutions.
4. Contrôler le budget et éviter que les équipes divergent des besoins initiaux.

Évangélisateurs de l'ERP :

1. Promouvoir l'acceptation de l'ERP au sein de l'entreprise.
2. Convaincre les employés des avantages de l'ERP.
3. Faciliter la transition vers le nouvel ERP en fournissant une formation et un soutien.

Lors de la constitution de l'équipe projet ERP, il est important de choisir des membres ayant une connaissance approfondie des processus et des besoins de l'entreprise. Ils doivent également être capables de travailler en équipe, de communiquer efficacement et d'adapter leur expertise aux exigences du projet ERP. Une coordination étroite entre les membres de l'équipe et une communication transparente sont essentielles pour assurer le succès de l'implémentation de l'ERP.

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Facteur №3 à connaître avant la mise en place d'un ERP : rester réaliste avec vos objectifs

Il faut mettre quelque chose au clair tout de suite. Comment développer une entreprise, société ou organisation sans ambitions ? Paradoxalement, rester réaliste est nécessaire pour constater de véritables résultats. Une implantation ERP demandera tout ce que vous avez de plus précieux : vos meilleures ressources, vos employés les plus polyvalents et évidemment, votre temps.

L’expression « Rome ne s’est pas fait en un jour » prend ici tout son sens.

Ainsi, tous ceux qui travailleront de très près à l’élaboration des processus et à la mise en place de l’ERP devront pouvoir s’y consacrer à temps plein. Comme c’est un travail de longue haleine et exigeant, il est impératif de libérer ces personnes de leurs tâches habituelles afin de ne pas retarder le processus d’implantation. Partir de rien, presque rien ou tout recommencer, c’est investir son temps, mais aussi son énergie avant d’obtenir des résultats concrets.

Par exemple, il faudra peut-être penser à redistribuer les tâches dans ses équipes et même à embaucher du personnel supplémentaire pour vous aider à réaliser ce travail. De cette façon, vous permettrez à l'équipe du projet de ne pas se sentir dépassée par l’ampleur de la tâche, de pouvoir atteindre les objectifs et de respecter l’échéancier afin de vous garantir un ERP qui vous suivra pendant longtemps.

En plus du temps et des ressources, il est nécessaire d’avoir des objectifs clairs. Il vous faut des réponses aux questions et des buts qui sont compréhensibles pour tout le monde dans l’équipe :

• Pourquoi remplace-t-on la solution actuelle ?
• Quels sont les problèmes à régler ?
• Quels sont les facteurs de succès propres à l'ERP lui-même ?

C’est de cette façon que vous pourrez vous assurer que chaque décision prise durant le processus (et il y en aura un million, croyez-moi) sera au service de ces buts. C’est à vous de donner un esprit au projet et de lui fournir des objectifs clairs. Voici une liste d'exemples d'objectifs pour un projet ERP :

Amélioration de l'efficacité opérationnelle :

1. Réduire les temps de traitement des commandes de X %.
2. Diminuer les erreurs de saisie de données de X %.
3. Optimiser l'utilisation des ressources en réduisant les temps d'arrêt de la production de X %.

Réduction des coûts :

1. Réduire les coûts de gestion des stocks de X %.
2. Diminuer les coûts de maintenance informatique de X %.
3. Économiser sur les coûts de main-d'œuvre grâce à une automatisation accrue.

Amélioration de la visibilité et de la prise de décision :

1. Permettre un accès en temps réel aux données financières et opérationnelles.
2. Fournir des rapports personnalisés pour une meilleure analyse des performances.
3. Améliorer la capacité à prendre des décisions basées sur des données précises.

Gestion des relations avec les clients :

1. Améliorer la satisfaction client en réduisant les délais de livraison de X jours.
2. Mettre en place un système de suivi des interactions client pour une meilleure réactivité.
3. Personnaliser les offres et les promotions en fonction de l'historique d'achat.

Conformité réglementaire :

1. Assurer la conformité aux réglementations locales et internationales en matière de reporting financier.
2. Garantir la traçabilité des produits pour se conformer aux exigences de sécurité alimentaire.
3. Mettre en œuvre des procédures de gestion des données conformes au RGPD.

Intégration avec les partenaires et les fournisseurs :

1. Faciliter l'intégration des systèmes ERP des partenaires commerciaux pour une meilleure collaboration.
2. Améliorer la visibilité sur la chaîne d'approvisionnement en intégrant les fournisseurs et les transporteurs.
3. Réduire les délais de traitement des commandes en automatisant les échanges de données.

Formation et adoption :

1. Assurer que tous les employés clés sont formés à l'utilisation de l'ERP.
2. Obtenir un taux d'adoption de l'ERP par les utilisateurs finaux de X % dans les X mois suivant l'implémentation.
3. Réduire les résistances au changement en mettant en place un programme de sensibilisation et de formation.

Échéancier d'implémentation :

1. Respecter un calendrier d'implémentation défini avec des étapes clés et des délais réalistes.
2. Minimiser les perturbations opérationnelles pendant la transition vers le nouvel ERP.

Mesure de la rentabilité :

1. Atteindre un retour sur investissement (ROI) positif dans les X mois/années suivant l'implémentation.
2. Suivre les coûts réels par rapport au budget prévu tout au long du projet.

Amélioration continue :

1. Mettre en place des mécanismes de feedback pour recueillir les commentaires des utilisateurs et des parties prenantes.
2. Planifier des audits réguliers pour évaluer la performance de l'ERP par rapport aux objectifs initiaux.

Ces objectifs doivent être clairs, mesurables, réalistes et alignés sur les besoins et les priorités de votre entreprise. Ils serviront de guide tout au long du processus d'implémentation de l'ERP pour garantir que chaque étape contribue à l'atteinte de ces objectifs.

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Facteur №4 à connaître avant la mise en place d'un ERP : communiquer reste votre meilleur atout

Évidemment, lorsqu’on parle de clarté, on pense aussi à l’importance de la communication. Dans un projet aussi complexe et long, il va (presque) sans dire que la communication est primordiale. Ainsi, en définissant des buts ou objectifs clairs, vous vous assurez que votre équipe de projet connaît la destination à atteindre.

Or, il faut aussi penser à définir vos besoins et à prendre le temps d’expliquer chaque paramètre spécifique à vos demandes. Alors, lorsque vous demandez que la solution gère les comptes client, il faut être un peu plus spécifique : parler des termes de paiements spéciaux, expliquer les réclamations de clients, etc. Le mot d’ordre? Ne tenez rien pour acquis!

De plus, il est tout aussi important de gérer les attentes. L’ERP est une solution qui touche tout le monde dans une entreprise et qui vous permet de vous supporter dans ce que vous faites de mieux. Il est donc certain qu’il y aura des changements, des améliorations et peut-être quelques frictions au départ. Ne soyez pas découragé, mais plutôt assurez-vous que vous soyez capable de défendre vos choix et de bien expliquer ce que la solution pourra et ne pourra pas faire.

Le facteur numéro 4 met en évidence l'importance de la communication tout au long du processus d'implémentation d'un logiciel ERP. Une communication claire, spécifique et transparente est essentielle pour garantir que toutes les parties prenantes comprennent les objectifs, les besoins et les attentes liés au projet ERP. Voici une explication plus détaillée avec des exemples :

Clarté dans la définition des objectifs :

• Explication : Lorsque vous définissez les objectifs du projet ERP, il est essentiel d'être clair et précis sur ce que vous souhaitez accomplir. Évitez les objectifs vagues et généraux.
• Exemple : Plutôt que de dire "Nous voulons améliorer nos processus", soyez plus spécifique en disant "Nous voulons réduire de 20 % le temps de traitement des commandes pour améliorer l'efficacité".

Définition précise des besoins :

1. Explication : Il est important d'expliquer en détail les besoins spécifiques de votre entreprise. Ne laissez rien sous-entendu et ne supprimez pas de détails importants.
2. Exemple : Si vous avez besoin de gérer les comptes clients, détaillez les exigences, telles que la gestion des paiements spéciaux, le suivi des réclamations des clients et la gestion des limites de crédit.

Gestion des attentes :

• Explication : Informez toutes les parties prenantes, y compris les employés, des changements à venir et des attentes liées à l'ERP. Il est important de souligner que des ajustements et des périodes d'adaptation seront nécessaires.
• Exemple : Expliquez aux employés que l'introduction de l'ERP entraînera des changements dans les processus de travail, mais que cela vise à améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.

Rappel des objectifs :

• Explication : Il peut être utile de rappeler régulièrement les objectifs du projet à l'équipe pour maintenir la motivation et la concentration sur les résultats attendus.
• Exemple : Organisez des réunions périodiques pour discuter des progrès réalisés par rapport aux objectifs et des étapes à venir.

Soutien continu :

• Explication : Assurez-vous que l'équipe de projet et les utilisateurs finaux savent qu'ils peuvent compter sur un soutien continu, que ce soit de la part de l'équipe interne ou du prestataire ERP.
• Exemple : Mettez en place un processus de support et de formation pour aider les employés à maîtriser le nouvel ERP et à résoudre les problèmes éventuels.

La communication constante et claire est essentielle pour éviter les malentendus, minimiser la résistance au changement et garantir que l'ERP réponde aux besoins de l'entreprise de manière satisfaisante. Elle permet également de maintenir la motivation de l'équipe projet tout au long du processus d'implémentation.

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Par exemple, la motivation peut se perdre en cours de route. N'hésitez surtout pas à faire un rappel de vos objectifs auprès de votre équipe. Ou tout simplement, gardez à l’esprit que votre prestataire reste disponible pour vous accompagner lors de votre apprentissage.

‍Facteur №5 à connaître avant la mise en place d'un ERP : limiter la personnalisation de la solution

Vous vous rappelez quand j’ai parlé de définir des objectifs clairs? Eh bien, elles vont vous être utiles ici puisqu’il faut se rappeler que personnaliser un ERP peut être vraiment intéressant et bénéfique pour vous, mais cela peut aussi engendrer des coûts supplémentaires et un échéancier encore plus long.

Alors avant de demander une personnalisation dans votre ERP, retournez à vos buts et vos besoins. Est-ce que cette personnalisation est au service de vos objectifs? Est-elle vraiment nécessaire pour répondre à vos besoins? Est-ce qu’il y a moyen de parvenir aux mêmes buts tout en utilisant les processus déjà existants dans cette solution?

Il est important de limiter la personnalisation d'une solution ERP pour plusieurs raisons, et cela a un impact significatif sur le succès et l'efficacité du projet. Voici pourquoi il est crucial de restreindre la personnalisation de la solution ERP :

Coûts supplémentaires :

• La personnalisation d'un ERP peut entraîner des coûts importants, tant en termes de développement personnalisé que de maintenance continue.
• Chaque personnalisation nécessite du temps et des ressources, ce qui peut augmenter le budget global du projet.

Complexité accrue :

• Plus une solution ERP est personnalisée, plus elle devient complexe. Cela peut rendre la gestion de l'ERP plus difficile et augmenter la probabilité d'erreurs.
• La complexité peut également rendre la formation des utilisateurs plus ardue, ce qui peut entraîner des retards et des frustrations.

Allongement de l'échéancier :

• Chaque personnalisation nécessite du temps pour la conception, le développement, les tests et la mise en œuvre. Cela peut prolonger considérablement l'échéancier du projet.
• Les retards dans le projet peuvent avoir un impact négatif sur d'autres parties de l'entreprise.

Risque de dépendance excessive au fournisseur :

• Plus la solution ERP est fortement personnalisée, plus vous dépendez du fournisseur ou de l'équipe de développement pour les mises à jour, les correctifs et le support continu.
• Vous pourriez vous retrouver dans une situation où vous ne pouvez pas mettre à jour l'ERP sans perturber gravement vos personnalisations.

Difficulté à évoluer :

• Les besoins de votre entreprise évoluent avec le temps, et des personnalisations excessives peuvent rendre difficile l'adaptation de votre ERP aux nouvelles exigences.
• Vous pourriez vous retrouver avec une solution obsolète à long terme.

Perturbation des processus métier :

• La personnalisation excessive peut perturber les processus métier existants, ce qui peut entraîner des problèmes opérationnels et une résistance au changement de la part des employés.

Il est essentiel de rester fidèle à vos objectifs et à vos besoins essentiels lors de l'implémentation d'un ERP. Avant de demander une personnalisation, interrogez-vous sur sa nécessité réelle et son alignement avec vos objectifs. Il est important de trouver un équilibre entre l'utilisation des fonctionnalités standard de l'ERP et les personnalisations spécifiques, en veillant à ce que chaque personnalisation apporte une véritable valeur ajoutée à votre entreprise. La mise en place d'un comité de "non-changement" peut être une stratégie efficace pour évaluer et justifier chaque personnalisation proposée, en garantissant qu'elle soit vraiment nécessaire et bénéfique.

Vous pourriez être surpris comment certaines personnalisations sont demandées uniquement pour reproduire ce que l’ancienne solution faisait. N’hésitez jamais à remettre en question les demandes de personnalisation! Et si vous pensez que vous aurez de la difficulté à le faire, pensez à implanter un comité de « non-changement ». Votre équipe de projet devra répondre à ce comité et justifier chaque personnalisation.

Facteur №6 à connaître avant la mise en place d'un ERP : considérer la formation continue

Essentiel, je le répète. L’un des plus grands défis de l’implantation d’un ERP n’est pas tant de choisir les processus ou de développer les personnalisations. Non, l’ultime obstacle à votre succès lors de l’implantation de votre ERP est la difficulté d’adaptation de vos employés face à la nouvelle solution.

Rester réaliste avec vos objectifs vous amène donc à considérer un autre principe : l’implantation d’un système ERP nécessite une formation continue. Certes, les premières recommandations du fournisseur de votre solution logicielle sembleront sans doute complexes aux yeux de votre équipe. Naturellement, votre prestataire « baignera » dans son propre élément. N’hésitez pas à suivre chaque conseil prodigué par votre fournisseur afin d’assimiler progressivement certaines logiques propres à votre ERP.

La formation continue pour un logiciel ERP est d'une importance capitale pour plusieurs raisons essentielles liées à la rétention de l'information, au changement de personnel, au changement de rôle, et à la comparaison entre la théorie et la réalité :

Rétention de l'information :

• Lors de la phase initiale de formation, les employés absorbent une quantité importante d'informations. Cependant, au fil du temps, certains détails peuvent être oubliés ou mal interprétés.
• La formation continue permet de rappeler et de renforcer les connaissances acquises, ce qui contribue à maintenir un niveau de compétence élevé.

Changement de personnel :

• Les entreprises connaissent généralement des rotations de personnel. De nouveaux employés rejoignent l'entreprise, tandis que d'autres la quittent.
• La formation continue est essentielle pour former rapidement les nouveaux membres de l'équipe et les familiariser avec le système ERP.

Changement de rôle :

• Les employés peuvent changer de rôle ou de responsabilités au sein de l'entreprise. Par exemple, un employé peut passer d'un rôle dans les ventes à un rôle dans la comptabilité.
• La formation continue permet d'adapter les compétences des employés à leurs nouveaux rôles et de s'assurer qu'ils maîtrisent les fonctionnalités de l'ERP nécessaires à leurs nouvelles responsabilités.

Comparaison entre la théorie et la réalité :

• Pendant la formation initiale, les employés apprennent les fonctionnalités théoriques de l'ERP. Cependant, la manière dont ces fonctionnalités sont utilisées dans la pratique peut varier.
• La formation continue permet aux employés de confronter leurs connaissances théoriques à la réalité de leur travail quotidien. Cela leur permet d'ajuster leur utilisation de l'ERP en fonction des besoins réels de l'entreprise.

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