Dynamics 365 : Comment créer un workflow ? (automatisation)

Un workflow est en fait un processus automatisé créé pour effectuer une tâche que vous aimeriez que Dynamics 365 effectue pour vous. Vous n’avez ainsi pas besoin de gérer la tâche à chaque fois que vous vouliez qu’elle s’effectue.

Il est important de savoir que chaque processus de workflow est associé à une seule entité. Une entité est un élément qui ne dépend pas d’un autre pour fonctionner, comme un formulaire, un compte, un contact, un prospect ou une opportunité. Au moment de configurer votre premier flux de travail, vous devez considérer 4 facteurs importants :

• Déterminer les déclencheurs qui les actionnent
• Choisir le mode d’exécution : en temps réel ou en arrière-plan
• Définir les actions à effectuer
• Déterminer les critères et les exclusions d’automatisation

Où trouve-t-on l’éditeur de Workflow dans Dynamics 365?

Vous devez cliquer sur Paramètres avancés

Cliquer sur la flèche pointant vers le bas à droite de Paramètres et cliquer sur Processus

Cliquer sur le bouton Nouveau afin d'activer l'éditeur de workflow (automatisation)

Une autre façon d'accéder à l'éditeur de Workflow dans Dynamics 365

Vous pouvez également trouver les workflows de votre organisation en sélectionnant Processus dans Solution par défaut. Vous devez ensuite appliquer un filtre sur les processus affichés avec la catégorie Workflow (flux de travail). Vous verrez à cet endroit tous les flux de travail qui sont programmés dans votre organisation.

Les développeurs peuvent quant à eux créer des workflows à l'aide des informations du Guide du développeur pour les applications Dynamics 365 for Customer Engagement, et les solutions que vous achetez peuvent comprendre des workflows pré-paramétrés que vous pouvez ensuite modifier selon les besoins de vos opérations.

Propriétés des workflows dans Dynamics 365

Nom du processus
Le nom du processus de workflow ne doit pas nécessairement être unique, mais si vous prévoyez créer et gérer un grand nombre de flux de travail, vous voudrez peut-être utiliser une nomenclature fixe pour mieux différencier vos processus les uns des autres. Vous pouvez par exemple appliquer des préfixes au nom du workflow, qui peuvent décrire la fonctionnalité de workflow ou le département auquel il est associé dans votre entreprise. Cela vous aide à regrouper les éléments similaires dans la liste des workflows pour avoir une meilleure vue d’ensemble.

Entité
Chaque processus de flux de travail doit correspondre à une seule entité. Vous ne pouvez pas modifier l'entité une fois que le processus de workflow est créé.

Catégorie
Cette propriété établit qu'il s'agit d'un processus de workflow.

Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé)
Cette option s'affiche quand vous sélectionnez le workflow comme catégorie. Ce paramètre détermine si le workflow est un flux de travail qui sera exécuté en temps réel ou en arrière-plan. Les workflows en temps réel s'exécutent immédiatement (mode synchrone) et les workflows d'arrière-plan s'exécutent de façon asynchrone. Les options de configuration qui se présenteront ensuite dépendent du choix que vous faites pour ce paramètre.

Les workflows d'arrière-plan vous permettent de paramétrer des conditions d'attente, qui feront en sorte que le flux de travail prévoie un délai avant d’effectuer le traitement. Ces paramètres ne sont pas disponibles pour les workflows en temps réel. Tant que vous n'utilisez pas ces conditions d'attente, vous pouvez convertir les workflows d'arrière-plan en workflows en temps réel et inversement. Pour plus d'informations sur les conditions d'attente (voir Définition de conditions pour les actions de workflow).

Vous pouvez également utiliser le Type pour décider de créer un workflow à partir de zéro ou à partir d'un modèle. Lorsque vous sélectionnez Nouveau processus à partir d'un modèle existant (sélection à partir d'une liste), vous pouvez choisir les processus de workflow disponibles qui ont été précédemment enregistrés en tant que modèles dans votre entreprise.

Après avoir créé un workflow, ou après en avoir modifié un, vous disposez des propriétés supplémentaires suivantes :

Activer en tant que
Vous pouvez choisir Modèle de processus pour créer un point de départ plus avancé pour d'autres modèles. Si vous sélectionnez cette option après avoir activé le flux de travail, il ne sera pas effectif, mais pourra être sélectionné dans la boîte de dialogue Créer un processus si vous sélectionnez Type : Nouveau processus à partir d'un modèle existant (sélection à partir d'une liste).

Les modèles de processus sont utiles si vous avez plusieurs processus de flux de travail similaires et que vous souhaitez les définir sans devoir dupliquer la même logique à chaque fois que vous les paramétrez.

Disponible pour exécution
Cette section contient les options expliquant comment le workflow peut être exécuté.

Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé)
Cette case à cocher reflète l'option sélectionnée lors de la création du workflow. Cette option est désactivée par défaut, mais vous pouvez la modifier dans le menu Actions en choisissant Convertir en workflow en temps réel ou Convertir en workflow d'arrière-plan.

En tant que processus à la demande
Sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'exécuter ce workflow manuellement. Les processus à la demande sont disponibles sous la section Exécuter le workflow.

En tant que processus enfant
Sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser le workflow à être exécuté à partir d'un autre workflow.

Rétention des tâches de workflow
Cette section contient une option pour supprimer un workflow à son exécution.

Supprimer automatiquement les tâches de workflow terminées (pour libérer de l'espace disque)
Sélectionnez cette option si vous souhaitez qu'une tâche de workflow terminée soit automatiquement supprimée pour libérer de l’espace disque.

Remarque
Les tâches de workflow ne sont pas supprimées automatiquement après leur exécution, mais peu après, via un traitement par lot de la suppression des tâches.

Étendue
Pour les entités appartenant à l'utilisateur, les options sont Organisation, Division mère : sous-divisions, Division, ou Utilisateur. Pour les entités détenues par l'organisation, la seule option est Organisation.

Si l'étendue est Organisation, la logique de workflow peut être appliquée à tous les enregistrements de l'organisation. Sinon, le workflow peut être appliqué uniquement à un sous-ensemble d'enregistrements de l'étendue.

Remarque
La valeur par défaut de l'étendue est Utilisateur. Veillez à vérifier la valeur de l'étendue avant d'activer le workflow.

Démarrer quand
Utilisez les options de cette section pour spécifier quand un workflow doit démarrer automatiquement. Vous pouvez configurer l'exécution d'un workflow en temps réel avant certains événements liés à votre site Web ou autre plateforme d’informations. Pour plus d'informations : Utilisation de workflows en temps réel. Ces options sont les suivantes :

• L'enregistrement est créé
• Statut de l'enregistrement modifié
• L'enregistrement est attribué
• Champs d'enregistrement modifiés
• L'enregistrement est supprimé

Remarque
Souvenez-vous que les actions et les conditions que vous définissez pour le workflow ne savent pas quand le workflow est exécuté. Par exemple, si vous définissez un workflow pour mettre à jour l'enregistrement, cette action ne peut pas être effectuée par un workflow en temps réel avant que l'enregistrement ne soit créé. Un enregistrement qui n'existe pas ne peut pas être mis à jour. Si vous configurez un workflow pour effectuer une action qui ne peut pas être effectuée, celle-ci échoue et le workflow entier échoue. Assurez-vous donc de bien définir votre flux de travail afin qu’il soit exécuté au bon moment dans votre processus.

Exécuter en tant que
Cette option est la seule disponible si vous avez désactivé l'option Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé) lorsque vous avez créé un workflow ou si vous convertissez ultérieurement un workflow d'arrière-plan en un workflow en temps réel.

Contexte de sécurité des processus de workflow dans Dynamics 365

Lorsqu'un workflow d'arrière-plan est configuré en tant que processus à la demande et est lancé par un utilisateur à l'aide de la commande Exécuter le workflow, les actions que le workflow peut effectuer sont limitées à celles que l'utilisateur peut effectuer selon les droits et les niveaux d'accès définis pour son compte d'utilisateur.

Lorsqu'un workflow d'arrière-plan est déclenché par un événement, le workflow fonctionne dans le contexte de la personne qui en est le propriétaire, généralement la personne qui a créé le workflow. Le propriétaire doit donc détenir les droits pour effectuer les actions demandées au flux de travail.

Pour les workflows en temps réel, vous avez l'option Exécuter en tant que et vous pouvez décider si le workflow doit appliquer le contexte de sécurité du propriétaire du workflow ou de l'utilisateur qui a modifié l'enregistrement la dernière fois. Si le workflow comporte des actions que certains utilisateurs ne peuvent pas effectuer selon les contraintes de sécurité, vous devez choisir l'exécution du workflow en tant que propriétaire du workflow.

Activer un workflow dans Dynamics 365

Les workflows peuvent être modifiés uniquement lorsqu'ils ne sont pas actifs. Avant qu'un workflow puisse être utilisé manuellement ou déclenchés selon des événements, il doit être activé. Avant qu'un workflow puisse être activé, il doit contenir au moins une étape. Pour plus d'informations sur la configuration des étapes (voir Configuration des processus de workflow )

Un workflow peut être activé ou désactivé uniquement par le propriétaire du workflow ou par une personne disposant du privilège Agir au nom d'un autre utilisateur, comme l'administrateur système. Autrement, un utilisateur malveillant pourrait modifier le workflow d'une autre personne à son insu. Vous pouvez réattribuer un workflow que vous possédez en modifiant le propriétaire. Ce champ figure sous l'onglet Administration. Si vous n'êtes pas l'administrateur système et que vous devez modifier un workflow qui appartient à un autre utilisateur, vous devez lui demander de le désactiver et de vous l'attribuer. Après la modification du workflow, vous pouvez le lui réattribuer afin qu'il puisse l'activer.

Les workflows en temps réel exigent que l'utilisateur dispose du privilège Activer les processus en temps réel. Comme les workflows en temps réel présentent un plus grand risque d'affecter les performances système, seuls les utilisateurs qui peuvent évaluer le risque potentiel doivent avoir ce privilège.

Les workflows sont enregistrés lorsqu'ils sont activés, il n'est donc pas nécessaire de le faire avant de les activer.

Source : https://docs.microsoft.com/fr-ca/dynamics365/customer-engagement/customize/workflow-processes

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