Analyse ERP : guide complet pour cadrer, choisir et réussir votre projet

Mettre en place un ERP (ou remplacer un ERP existant) n’est pas d’abord un projet informatique. C’est un projet d’entreprise. Et c’est précisément pour ça que l’analyse ERP est l’étape la plus rentable : elle vous évite de partir trop vite sur un outil, une architecture ou un intégrateur… avant d’avoir compris ce que l’organisation doit réellement standardiser, automatiser, sécuriser et piloter.

Dans ce guide, vous allez voir comment mener une analyse ERP de manière structurée, quels éléments elle doit couvrir, quels livrables produire, comment prioriser sans se tromper, et comment transformer l’exercice en feuille de route crédible (budget, délais, risques, gouvernance). Que votre objectif soit de choisir, optimiser ou remplacer un ERP, cette méthode vous donne un cadre clair.

Qu’est-ce qu’une analyse ERP ?

Une analyse ERP est une démarche structurée qui vise à comprendre et formaliser :

• les processus réels de l’entreprise (ce qui se passe vraiment sur le terrain)
• les irritants et risques opérationnels (erreurs, délais, ressaisies, manque de traçabilité)
• les besoins métiers et exigences (fonctionnels et non fonctionnels)
• la cible souhaitée (processus standardisés, automatisations, contrôles)
• les impacts sur la donnée, les intégrations, la sécurité et le reporting
• les arbitrages nécessaires (standard vs spécifique, priorités, périmètre)
• une feuille de route réaliste (phases, ressources, gouvernance, estimation budgétaire)

En pratique, une analyse ERP sert à transformer une intention (“on veut un nouvel ERP”) en un plan d’exécution (“voici ce qu’on change, pourquoi, dans quel ordre, avec quels risques et quelles dépendances”).

Pourquoi l’analyse ERP est l’étape la plus rentable d’un projet?

Réduire les dépassements de budget et les délais

Beaucoup de projets ERP dérapent pour une raison simple : on a sous-estimé la complexité réelle. Sans analyse ERP, les besoins arrivent “au fil de l’eau”, les exceptions explosent, les intégrations sont découvertes trop tard, et la donnée devient un chantier imprévu.

Une analyse ERP bien menée ne supprime pas tous les risques, mais elle les rend visibles tôt. Et dans un projet, ce qui coûte le plus cher, ce n’est pas d’avoir des risques… c’est de les découvrir trop tard.

Éviter de digitaliser des processus inefficaces

Un ERP peut automatiser à grande échelle. Mais si vous automatisez un processus mal conçu, vous allez seulement exécuter plus vite une mauvaise pratique.

L’analyse ERP sert à identifier les étapes inutiles, les validations redondantes, les ressaisies, les zones d’ombre. Elle vous aide à décider ce qu’il faut :

• standardiser
• simplifier
• automatiser
• contrôler
• mesurer (KPI)

Sécuriser l’adhésion des équipes et l’adoption

Un ERP réussi n’est pas celui qui a “toutes les fonctionnalités”. C’est celui qui est adopté, compris, utilisé correctement, et qui devient une référence fiable.

L’analyse ERP est aussi un outil de conduite du changement : ateliers, écoute terrain, clarification des rôles, alignement sur une cible. Plus les utilisateurs se sentent impliqués tôt, plus l’adoption est fluide.

Ce qu’une analyse ERP doit couvrir

Une analyse ERP utile ne se limite pas à une liste d’écrans ou de modules. Elle doit couvrir les éléments qui font la réussite opérationnelle.

Processus : cartographier le réel (AS-IS)

La base, c’est de documenter ce qui se passe aujourd’hui :

• quels flux existent réellement (vente, achats, production, service, comptabilité, projets, etc.)
• où sont les exceptions (remises, retours, non-conformités, multi-entrepôts, multi-sociétés)
• qui fait quoi (rôles, validations, contrôles)
• où se situent les points de rupture (Excel, emails, ressaisie, double saisie)

L’objectif n’est pas de produire une documentation “pour faire joli”, mais de faire émerger les dépendances et les irritants.

Cible opérationnelle : définir le TO-BE

L’analyse ERP devient puissante quand elle définit aussi une cible :

• principes directeurs (standardisation, traçabilité, conformité, automatisation)
• règles de gestion à clarifier (qui valide, dans quels cas, selon quels seuils)
• simplifications possibles
• changements d’organisation nécessaires (rôles, responsabilités, gouvernance)

Sans TO-BE, vous risquez de construire un ERP “à l’image du passé”.

Données : qualité, gouvernance, référentiels

La donnée est souvent le talon d’Achille des projets ERP. Une analyse ERP doit répondre à des questions très concrètes :

• où sont les données aujourd’hui (ERP, CRM, fichiers, autres outils) ?
• quelle est leur qualité (doublons, champs manquants, incohérences) ?
• qui est responsable des données maîtres (clients, articles, fournisseurs) ?
• quelles règles de gouvernance mettre en place ?

Sans ce travail, la migration devient un chantier imprévisible, et l’ERP démarre avec une base fragile.

Intégrations : CRM, BI, paie, banques, EDI, e-commerce, WMS

Une analyse ERP doit identifier les systèmes qui devront “parler” avec l’ERP, par exemple :

• CRM (prospects, clients, opportunités, commandes)
• outils de BI ou reporting (pilotage, consolidation)
• banques (paiements, rapprochements)
• EDI (clients/fournisseurs)
• e-commerce (catalogue, commandes, stock)
• WMS / logistique (entrepôts, expéditions)
• paie / RH (selon le périmètre)

Chaque intégration a des impacts : données, fréquence, responsabilités, gestion des erreurs. Découvrir cela tard coûte cher.

Reporting et KPI : pilotage, clôture, performance

Le reporting doit être défini dès l’analyse ERP, car il influence la donnée et les processus. Questions clés :

• quels KPI doivent être fiables dès le départ ?
• qui consomme ces indicateurs, à quelle fréquence ?
• quels délais de clôture sont attendus ?
• quelles dimensions analytiques sont nécessaires (produit, client, projet, centre de coûts) ?

Sécurité, conformité et contrôles

Même sans être dans un secteur hyper réglementé, l’ERP touche à des sujets sensibles : autorisations, approbations, traçabilité, séparation des tâches, auditabilité. L’analyse ERP doit cadrer :

• modèle de rôles et permissions
• contrôles internes (validation, seuils, traces)
• exigences de conservation de données
• exigences liées à votre secteur (au besoin)

Expérience utilisateur : rôles, mobilité, irritants terrain

Un ERP peut être excellent sur le papier, mais pénible au quotidien. L’analyse ERP doit intégrer :

• les profils utilisateurs (finance, achats, ventes, opérations, direction)
• les parcours clés (création commande, réception, facturation, clôture)
• les besoins de mobilité (terrain, entrepôt, service)
• les irritants actuels à éliminer

Méthode pas à pas : comment mener une analyse ERP

Voici une méthode pragmatique pour produire une analyse ERP exploitable, même dans un contexte où les équipes sont déjà très sollicitées.

Étape 1 : cadrer le périmètre et les objectifs

On commence par clarifier :

• pourquoi on lance l’analyse ERP (problèmes, objectifs, risques)
• le périmètre (entités, sites, fonctions, processus)
• les contraintes (délais, budgets, impératifs, saisonnalité)
• les indicateurs de succès (adoption, performance, pilotage, conformité)

Ce cadrage évite les attentes floues et les débats interminables plus tard.

Étape 2 : organiser les ateliers et collecter l’existant

Vous préparez :

• une liste de parties prenantes (métier, IT, finance, opérations)
• un calendrier d’ateliers réaliste
• les documents existants (procédures, exports, rapports, fichiers, schémas)
• un espace de travail commun pour centraliser les informations

Une analyse ERP n’est pas un “travail de consultant dans son coin”. C’est une co-construction structurée.

Étape 3 : cartographier les processus (AS-IS)

Pour chaque processus clé, vous documentez :

• les étapes
• les acteurs
• les documents / données
• les exceptions
• les contrôles / validations
• les outils utilisés

Astuce importante : concentrez-vous sur les flux qui créent le plus de valeur ou de risques (commande, facturation, achats, stock, production, projets, clôture).

Étape 4 : identifier irritants, risques et causes racines

À ce stade, vous listez les irritants, mais surtout vous cherchez les causes :

• manque de règles de gestion
• données non fiables
• absence d’intégrations
• rôles mal définis
• validations manuelles sans valeur
• usages Excel “obligatoires”

Cette étape transforme l’analyse ERP en plan d’amélioration concret.

Étape 5 : construire la cible (TO-BE) et les principes directeurs

Le TO-BE n’a pas besoin d’être parfait. Il doit être cohérent et aligné sur des principes :

• “standardiser avant de customiser”
• “une seule source de vérité pour les données maîtres”
• “automatiser là où le contrôle est possible”
• “rendre la performance mesurable”

C’est ce qui vous aide ensuite à arbitrer.

Étape 6 : réaliser la gap analysis (standard vs paramétrage vs dev)

C’est le cœur de l’analyse ERP : comparer la cible au standard de l’ERP envisagé (ou à l’ERP actuel si vous optimisez). Vous classez les besoins en :

• standard : couvert nativement
• paramétrage / configuration : couvert avec réglages
• extension / développement : spécifique nécessaire
• changement de processus : mieux vaut adapter le processus plutôt que l’outil
• hors périmètre : à traiter plus tard

L’objectif est de limiter le spécifique là où il apporte peu de valeur.

Étape 7 : prioriser les besoins et arbitrer

Une analyse ERP sans priorisation devient une liste infinie. Vous avez besoin d’un mécanisme d’arbitrage, par exemple :

• Must-have (indispensable pour opérer / conforme)
• Should-have (important, impact fort)
• Could-have (utile, mais pas critique)
• Won’t-have (pas dans cette phase)

Pour rendre ça actionnable, posez toujours la question : “Quel risque si on ne le fait pas dans la phase 1 ?”

Étape 8 : produire la feuille de route (phases, budget, gouvernance)

Enfin, l’analyse ERP se transforme en plan :

• phases (MVP / phase 1 / phase 2)
• dépendances (données, intégrations, équipes)
• gouvernance (comité, décisions, escalades)
• approche de migration de données (macro)
• stratégie de tests et formation (macro)
• estimation budgétaire et calendrier (avec hypothèses)

Les livrables attendus d’une analyse ERP

Une analyse ERP “qui sert” se reconnaît à ses livrables. Voici ceux qu’on retrouve le plus souvent dans une démarche solide.

• Cartographie des processus + responsabilités (RACI) : Vous devez pouvoir répondre sans ambiguïté : qui fait quoi, qui valide, qui est responsable.
• Backlog des exigences (fonctionnelles et non fonctionnelles) : Les exigences fonctionnelles : facturation, stock, achats, projets, etc.
  Les non fonctionnelles : sécurité, performance, audit, intégrations, disponibilité, traçabilité.
• Matrice de priorisation : Votre analyse ERP doit clairement distinguer l’essentiel du souhaitable, avec des critères de décision.
• Matrice des écarts (gap analysis) + recommandations : Un livrable critique : ce qui est standard, ce qui est paramétrable, ce qui demande une extension, et ce qui doit être repensé côté processus.
• Schéma des intégrations et architecture cible (niveau macro) : Même “macro”, ce schéma change tout : il évite les surprises et met en évidence les coûts cachés.
• Stratégie de migration de données (niveau macro) : Quelles données migrer, quelles données nettoyer, quelles données archiver, quelles règles de reprise.
• Estimation budget/délais + hypothèses : Ce n’est pas un devis final, mais une estimation cadrée, avec hypothèses explicites (périmètre, nombre d’utilisateurs, intégrations, complexité).
• Registre des risques + plan de mitigation : Risques : disponibilité des équipes, qualité des données, intégrations, adoption, décisions tardives, etc. Mitigation : actions concrètes, responsables, échéances.

Priorisation : une méthode simple pour décider sans se tromper

Quand l’analyse ERP est bien engagée, un problème survient presque toujours : tout le monde a de bonnes raisons de dire que son besoin est prioritaire. Vous avez besoin d’un langage commun.

Distinguer exigences, préférences et “nice-to-have”

Dans une analyse ERP, une exigence doit être justifiée par :

• un besoin opérationnel indispensable (ex : facturer correctement)
• un risque important (ex : erreurs de stock)
• une contrainte légale ou contractuelle (selon contexte)
• un impact direct sur la performance (ex : délais, productivité)

Le reste peut être traité en phase 2.

Arbitrer standard vs spécifique : critères de décision

Pour chaque “spécifique”, posez ces questions :

• Est-ce une vraie différenciation métier ou une habitude historique ?
• Le spécifique augmente-t-il la complexité de maintenance ?
• Existe-t-il une façon de faire en standard avec un ajustement de processus ?
• Le gain est-il supérieur au coût sur plusieurs années (pas juste à court terme) ?

Une analyse ERP mature cherche à protéger l’entreprise contre la sur-complexité.

Identifier quick wins vs chantiers structurants

Certaines améliorations sont faciles (ex : règles de validation, nettoyages ciblés). D’autres nécessitent une transformation (ex : refonte de la gestion des articles, rationalisation des référentiels, intégration globale). Votre feuille de route doit mélanger :

• des gains rapides qui renforcent l’adhésion
• des chantiers structurants qui sécurisent le futur

Erreurs fréquentes pendant une analyse ERP

Confondre cahier de souhaits et besoins métiers : Sans méthode, l’analyse ERP se transforme en inventaire de fonctionnalités. Résultat : tout devient “urgent”, et vous perdez la capacité à décider.

Sous-estimer la donnée et la migration : La donnée n’est pas un détail technique. Elle est le socle de la fiabilité de votre ERP. Une analyse ERP qui ne traite pas la gouvernance des données prépare des problèmes post go-live.

Oublier les intégrations et les coûts cachés : Les intégrations ne sont pas “un petit plus”. Elles sont souvent un facteur déterminant pour le budget et les délais. L’analyse ERP doit les rendre visibles très tôt.

Sur-customiser trop tôt : Le spécifique peut sembler séduisant (“on va reproduire exactement notre façon de faire”), mais il augmente souvent :

• le temps de déploiement
• le coût de maintenance
• la difficulté des mises à jour
• la dépendance à un prestataire

Exclure les utilisateurs terrain des ateliers : Les utilisateurs terrain connaissent les exceptions, les contournements, les irritants. Sans eux, votre analyse ERP sera élégante… mais inexacte.

Questions à poser en atelier pour réussir votre analyse ERP

Vous pouvez utiliser ces questions comme trame d’atelier. Elles permettent de rendre l’analyse ERP plus concrète, plus rapide, et plus utile.

Questions processus

• Quelles sont les étapes exactes, du début à la fin du flux ?
• Où sont les exceptions, et à quelle fréquence ?
• Qui valide quoi, et selon quels seuils ?
• Quelles informations doivent être disponibles à chaque étape ?
• Quelles tâches sont manuelles et pourraient être automatisées ?

Questions données

• Où la donnée est-elle créée pour la première fois ?
• Qui a le droit de modifier les données maîtres ?
• Quels champs sont souvent incomplets ou erronés ?
• Quels doublons existent et pourquoi ?
• Quelles règles simples amélioreraient la qualité dès maintenant ?

Questions intégrations

• Quelles applications consomment ou produisent des données liées au flux ?
• À quelle fréquence les données doivent-elles être synchronisées ?
• Qui “possède” l’intégration (responsable) ?
• Comment gère-t-on les erreurs (alertes, logs, reprises) ?

Questions KPI / reporting

• Quels KPI sont indispensables à la direction ?
• Quels rapports sont produits manuellement aujourd’hui ?
• Quelles dimensions analytiques sont nécessaires ?
• Quelle définition exacte d’un KPI (ex : marge, coût, délai) ?

Questions adoption

• Quels irritants font perdre du temps au quotidien ?
• Quels écrans ou étapes sont perçus comme inutiles ?
• Qui doit être formé en profondeur (key users) ?
• Quels besoins de mobilité existent ?

Après l’analyse ERP : choisir, optimiser ou remplacer

Comment l’analyse ERP alimente une sélection ERP objective?

Une analyse ERP bien faite vous permet de :

• comparer des solutions sur des critères clairs
• éviter de vous laisser guider par des démonstrations “marketing”
• cadrer les ateliers de preuve de concept (PoC) sur vos scénarios réels
• sécuriser un budget plus réaliste

Autrement dit, vous remplacez le “feeling” par une démarche structurée.

Comment préparer un appel d’offres à partir des livrables?

Les livrables d’analyse ERP servent de base à un appel d’offres plus efficace :

• périmètre et objectifs clairement définis
• exigences priorisées
• contraintes d’intégration explicites
• attentes en termes de gouvernance et d’accompagnement
• critères de succès et scénarios de validation

Vous obtenez des réponses plus comparables, et vous réduisez les zones grises.

Comment transformer l’analyse ERP en plan d’optimisation continu?

Si vous avez déjà un ERP, l’analyse ERP devient un plan d’amélioration continue :

• standardiser certains flux
• rationaliser la donnée
• améliorer les contrôles et validations
• optimiser le reporting
• réduire les ressaisies et les contournements

L’enjeu n’est pas toujours de “changer d’ERP”, mais parfois de remettre de la cohérence et de la discipline dans le système existant.

Comment Gestisoft vous accompagne dans votre analyse ERP

Une analyse ERP produit de la valeur quand elle est structurée, co-construite, et orientée décision. Chez Gestisoft, l’objectif est de vous aider à obtenir des livrables concrets et réutilisables :

• cadrage clair du périmètre et des priorités
• ateliers métiers structurés et orientés résultats
• cartographie des processus et des irritants
• recommandations standard vs spécifique
• visibilité sur les intégrations, la donnée et les risques
• feuille de route par phases, réaliste et gouvernable

Si vous envisagez un projet ERP (choix, remplacement ou optimisation), une analyse ERP est souvent le meilleur premier pas : elle clarifie ce que vous devez changer, dans quel ordre, et avec quel niveau de complexité.

Prochaine étape : démarrer un diagnostic structuré (court) pour valider le périmètre de votre analyse ERP, identifier les processus prioritaires et définir les ateliers nécessaires. Ensuite, vous avancez sur une analyse ERP complète, avec une feuille de route exploitable.