Créer, suivre et gérer vos activités dans Dynamics 365 CRM

La gestion efficace des interactions clients repose sur une planification rigoureuse des tâches, appels, courriels, réunions et suivis. C’est précisément là que les activités dans Dynamics 365 CRM jouent un rôle central. Grâce à ce module, vous pouvez suivre chaque point de contact avec vos prospects et clients, automatiser certaines relances et offrir une expérience client cohérente à toutes les étapes du parcours.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer, suivre et gérer vos activités dans Dynamics 365 CRM, pourquoi elles sont essentielles à votre performance commerciale et comment Gestisoft peut vous accompagner dans l’optimisation de votre solution CRM.

Qu'est-ce que les activités dans Dynamics 365 CRM ?

Dans Dynamics 365 CRM, les activités représentent toutes les actions planifiées ou déjà réalisées dans le cadre d’une relation client :

• Tâches à effectuer
• Appels téléphoniques
• Courriels envoyés ou reçus
• Réunions programmées
• Rendez-vous client
• Notes ou publications internes

Ces activités peuvent être liées à un enregistrement spécifique (ex. : compte, contact, opportunité, lead) ou autonomes. Elles sont visibles dans une vue chronologique appelée la timeline, qui permet de retracer tout l’historique des interactions.

La centralisation de ces données dans un même espace permet aux équipes commerciales, marketing et service client de collaborer efficacement en ayant une vision claire et partagée des échanges précédents.

Comment créer une activité dans Dynamics 365 ?

Créer une activité est une action simple, mais stratégique pour assurer le suivi client.

1. Accéder à votre environnement Dynamics 365 Ventes.
2. Cliquer sur « Activités »

3. Cliquer en-haut ou sur les trois points et choisissez le type d’activité que vous voulez créer.

4. Remplissez les champs avec des détails nécessaires.
5. Lié l’activité avec un compte, prospect ou contact si besoin.

6. Cliquer sur « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.

Bonnes pratiques :

• Utilisez des modèles de courriels pour gagner du temps dans les communications.
• Activez des rappels pour ne pas manquer d’échéances critiques.
• Automatisez la création d’activités avec Power Automate (par exemple, à la suite de la qualification d’un lead).

Comment suivre une activité dans Dynamics 365 ?

Le suivi d’une activité est essentiel pour garder le contrôle sur les échéances, relances et engagements clients.

1. Accéder à « Activités » dans l’onglet.
2. Utilisez les filtres par date, type, statut ou propriétaire pour retrouver rapidement ce que vous cherchez.
3. Les activités peuvent aussi être suivies directement sur la timeline d’un compte, d’un contact ou d’une opportunité.

Fonctionnalités utiles :

• Recherche avancée : enregistrez vos vues personnalisées pour suivre les tâches en retard ou les appels planifiés.
• Tableaux de bord : affichez des indicateurs visuels sur le volume d’activités, les suivis en cours, ou les retards.
• Timeline intelligente : permet de visualiser l’historique complet d’un contact, sans changer d’écran.

Grâce à ce suivi structuré, vos équipes savent exactement quelles actions ont été réalisées et lesquelles restent à faire.

Comment gérer une activité dans Dynamics 365 ?

Une fois les activités créées et suivies, il est important de savoir les modifier, réassigner ou clôturer selon l’évolution du dossier.

1. Accéder à votre espace « Activités » et sélectionner une activité.
2. Changer la priorité d’une activité.

3. Vous pouvez aussi utiliser Copilot pour rédiger des courriels pour ces tâches spécifiques et les envoyer directement de Dynamics 365 Ventes. Vous pouvez aussi joindre des fichiers.

4. Changer de propriétaire d’une activité en cliquant sur la personne en haut.

5. Vous pouvez aussi attacher l’activité à d’autres entités comme une opportunité ou contact pour ajouter plus de contexte.
6. Vous pouvez aussi clôturer une activité en choisissant l’option « Marquer comme terminé ». Les courriels sont automatiquement fermés une fois que vous les avez envoyés.

L’importance de suivre et gérer des activités dans Dynamics 365 CRM

La réussite d’une stratégie CRM repose sur la régularité et la cohérence des interactions client. En ce sens, les activités sont bien plus que de simples tâches à cocher : ce sont les marqueurs de votre engagement.

Les bénéfices :

• Visibilité à 360° sur tous les échanges
• Suivi rigoureux des échéances commerciales
• Réduction des oublis grâce aux rappels et alertes
• Meilleure collaboration entre équipes
• Données fiables pour le reporting et les décisions stratégiques

Une entreprise qui maîtrise la gestion de ses activités est une entreprise qui anticipe, réagit vite et construit des relations durables.

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Chez Gestisoft, nous savons que chaque entreprise a ses propres processus, défis et priorités. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans l’implantation, la personnalisation et la formation autour de Dynamics 365 CRM.

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