De nos jours, au cours des affaires juridiques, les clients souhaitent avoir une idée claire et transparente de leurs dossiers. Si autrefois, le prestige et la réputation pouvaient être les critères dans le choix d’une firme, aujourd’hui c’est la qualité de la relation qui influence le plus les clients. Au-delà des services juridiques, les clients s’attendent à avoir des échanges individualisés et une image précise de l’avancée de leur affaire avec leur avocat.
C’est pourquoi les cabinets d’avocats doivent mettre la relation avec le client au cœur de leur pratique. Actuellement, l’utilisation des Customers Relationship Management, les CRM, aide de nombreuses entreprises, tous secteurs confondus, à améliorer la relation avec leur clientèle. Un CRM pour cabinet d’avocats joue un rôle essentiel dans cette amélioration continue grâce à la rationalisation de certains processus de gestion, la simplification de l’organisation des dossiers et l’automatisation des tâches répétitives. Grâce à un CRM spécialisé pour les cabinets d’avocats, vous pouvez vous consacrer à la défense de vos clients et à l’expansion de votre entreprise.
Avoir une vision transversale de l’ensemble de ses clients
L’une des premières raisons pour lesquelles vous devriez vous équiper d’un CRM pour cabinet d’avocats, c’est la possibilité d’obtenir une vision transversale de votre portefeuille clients. En achetant un CRM, votre première action doit être de nourrir la base de données en entrant l’ensemble de vos clients et prospects. Ainsi, vous allez avoir une image fidèle à la réalité : vous allez déterminer des stratégies pour développer de nouvelles opportunités d’affaires avec vos prospects, mais vous allez pouvoir également mettre en place de nouveaux processus pour fidéliser les clients que vous avez déjà.
Grâce à un bon CRM pour cabinet d’avocats, vous êtes en mesure d’évaluer quel est le degré de rentabilité de chaque client. Un client important désire toujours d’avoir une relation personnalisée avec vous. Les prospects arrivent souvent par des canaux de communication multiples : formulaires internet, courriel, téléphone, etc. Traiter ces différents modes de communication demande la mise en place d’un système solide qui vous permettra de partir la relation d’affaires sur de bonnes bases. Lorsque vous démarrez une affaire avec un nouveau client, vous voulez avoir tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension du dossier. En tant qu’avocat, vous savez qu’un dossier complet est un dossier gagnant. Un CRM pour cabinet d’avocats peut vous aider à gagner le cœur de vos clients et leur cause une fois devant la cour.
Accédez à vos dossiers partout et en tout temps, avec tous vos associés
Une fois que votre base de données est bien constituée, il est plus facile de la partager avec l’ensemble de l’équipe. Non seulement, toutes les informations concernant vos clients sont centralisées à la même place, mais l’historique des données et des documents est accessible par l’ensemble de votre équipe.
Nous savons que vous et vos associés êtes parfois au cabinet, souvent à la cour ou dans le bureau du procureur. Où que vous soyez, vous devez toujours être en mesure d’accéder aux pièces qui constituent le dossier de vos clients, sous peine de faire perdre un temps précieux à vos collaborateurs et peut-être même de perdre l’affaire. Vous gardez aussi la trace de chaque consultation et action au dossier des clients sous la forme d’un historique. Vous pouvez donc avoir une vision précise et actuelle de l’avancée du dossier.
Comment un CRM peut vous aider dans la classification de vos dossiers
Souvent, on imagine les bureaux des cabinets d’avocats croulant sous les piles de dossiers. Aujourd’hui, cette image surtout cinématographique tend à disparaitre grâce à la généralisation des CRM pour cabinet d’avocats.
Même si l’option du « zéro papier » reste dans certains cas encore difficile à atteindre, la mise en place d’un logiciel de gestion permet une meilleure classification des dossiers. Voilà comment un CRM peut vous permettre de simplifier la gestion des nombreux dossiers :
- Une fiche synthétise toutes les informations des clients;
- Tout document complémentaire est numérisé et associé au dossier ;
- Chaque interaction avec le client avec le juge est notée et documentée ;
- L’historique de consultation par vous ou vos associés est automatiquement enregistré ;
- L’enregistrement des documents se fait dans le Cloud par une procédure sécurisée, ce qui garantit la confidentialité des informations.
Tous ces points facilitent la gestion des dossiers pour vous laisser l’esprit libre et faire ce que vous faites le mieux : défendre les causes et les droits de vos clients.
Utilisez l’automatisation pour simplifier vos dossiers et alléger vos journées de travail
Si vous êtes passionné par votre travail, comme le sont souvent les avocats, vous ne comptez certainement pas vos heures. Vos journées ont tendance à dépasser. Cependant, dans l’ensemble des actions que vous effectuez chaque jour, certaines sont des tâches répétitives et manuelles qui peuvent être automatisées.
L’implantation d’un CRM pour cabinet d’avocat s’accompagne de la mise en place de processus d’automatisation. Par exemple, vous pouvez mettre en place des séquences de bienvenue pour vos nouveaux clients, ou encore instaurer des notes de rappels pour n’oublier aucune échéance dans vos dossiers. La précision et le respect des calendriers participent au sentiment de confiance que votre clientèle vous porte.
Un CRM pour cabinets d’avocats facilite la communication entre associés et clients
Pour gagner une affaire, vous devez planifier chaque étape et bien communiquer avec votre équipe. Grâce à un CRM pour cabinet d’avocat, la communication avec votre équipe et avec vos clients n’aura jamais été aussi facile. Vous pouvez, par exemple, mettre en place des e-mails personnalisés que vous partagez avec vos collègues ou même planifier des envois de masse pour de nouvelles offres destinées à votre clientèle. Aussi, vous avez la possibilité d'intégrer des outils de collaboration comme Teams à votre CRM pour cabinet d'avocats. Ainsi, la communication entre vos associés au sein de votre cabinet sera facilitée.
La synchronisation des calendriers permet de gagner un temps précieux quand vient le temps de trouver le meilleur moment pour une réunion d’équipe. Vous pouvez aussi assigner des tâches et des responsabilités à chacun selon l’avancée des dossiers.
L’automatisation au service de vos activités marketing
Dans un CRM pour cabinet d’avocats, l’automatisation est l’outil à privilégier pour votre marketing. Vous n’êtes peut-être pas un vendeur dans l’âme. Vous avez fait votre barreau pour servir les intérêts et les droits des citoyens. Pourtant, vous savez que vous ne pouvez pas vous passer du marketing au risque de manquer l’expansion de votre cabinet.
Voici concrètement, comment un CRM peut vous aider à faire avancer vos affaires sans perdre de temps sur les actions destinées à la vente :
- La mise en place d’une séquence marketing par e-mail
- L’automatisation de rappels pour les nouveaux prospects
- L’élaboration d’une stratégie de fidélisation pour les anciens clients
- L’envoi périodique d’une lettre personnalisé à vos clients (anniversaire, Noël, etc.)
Une fois vos stratégies marketing établies, confiez-les à votre CRM et retournez plaider les causes de vos clients.
L’intelligence artificielle au service de votre cabinet d’avocats
Un CRM pour cabinet d’avocats est un outil qui utilise l’intelligence artificielle. En utilisant judicieusement toutes les fonctionnalités de votre logiciel, vous obtiendrez des rapports précis sur les différents aspects de votre pratique. Bien sûr, le CRM est avant tout implanté pour vous fournir une analyse précise et fiable sur le niveau de rentabilité de votre cabinet. La performance de vos employés, le temps passé sur chaque cas, l’utilisation judicieuse des ressources matérielles et humaines sont autant de données qui peuvent se retrouver dans les rapports fournis par le logiciel. Mais comme un CRM peut être personnalisé, il peut également devenir une aide à la décision dans votre pratique du droit. Vous pouvez intégrer des jalons concernant des règlements spécifiques, les délais de prescriptions, etc.
L’implantation d’un CRM pour cabinet d’avocat a un impact immédiat sur le volume de ventes que vous pouvez générer. Mais cet outil va surtout faire passer votre pratique du droit dans une autre dimension. Vous allez pouvoir vous concentrer sur ce qui compte vraiment dans votre métier : assurer à chacun un traitement juste et équitable dans la cause qui le concerne.
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12 janvier 2021 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
