Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), un projet est une « réalisation unique, limitée dans le temps et comportant un ensemble de tâches cohérentes, utilisant des ressources humaines, matérielles et financières en vue d'atteindre les objectifs prévus au mandat, tout en respectant des contraintes particulières.».
La planification du projet est le premier défi du gestionnaire/responsable de projets à qui l’on a confié la mission de mener à bien l’implantation.Les principales étapes doivent être planifiées avec stratégie, il faut tenir compte des dépendances existantes entre les différentes tâches et étapes nécessaires au bon déroulement des opérations.Une coordination efficace des équipes intervenantes sur le projet est un facteur clé pour la réussite de votre projet d’implantation. Le déploiement d'une solution CRM devrait impacter l'ensemble de l’organisation.
Mise en place d’un plan de projet
Le plan de projet est un plan de route qui pourra être adapté au fur et à mesure de l’avancement et des contraintes rencontrées.Le plan de projet permet de définir :
- Le « quoi » : quelles sont les activités et rôles de chaque ressource intervenante
- Le « quand » : le moment d’intervention de la ressource
- Le « en combien de temps » : définit le temps alloué pour réaliser la tâche
Il est important de tenir compte des contraintes propres à chacun des intervenants (disponibilité, vacances, etc.). Le plan de projet doit recenser toutes les étapes du « kickoff », en passant par les ateliers fonctionnels, jusqu’à la mise en production.
Les différents éléments à définir dans le plan de projet
Les intervenants sont les différents acteurs impliqués dans le projet. Il est important de bien définir les différents acteurs ainsi que leurs implications dans le projet. Les intervenants ne se limitent pas aux ressources qui vont effectuer des tâches. On peut retrouver dans cette partie un prestataire informatique avec qui l’on va devoir communiquer pour gérer une interface ou encore un autre service de l’entreprise qui va devoir intervenir à un moment du projet. Il est très important d’identifier et de délimiter l’intervention de toutes les parties. Les jalons servent à indiquer les principales étapes du projet. Ils ordonnent et indiquent les dépendances pouvant exister entre chacune des opérations. Il est important de bien positionner les différentes étapes selon leurs dépendances. Les statuts de projet sont des étapes stratégiques qui définissent le marquage de certaines étapes clés afin de suivre l'état d'avancement des différents travaux. Le statut de projet permet de s’assurer du bon avancement du projet et que toutes les contraintes soient respectées. Il permet aussi de réadapter le plan de projet selon les contraintes rencontrées. Les livrables sont des documents permettant de photographier, à un instant « T », les différentes étapes du projet. Par exemple, un résumé du statut de projet avec des indicateurs sur la santé du projet à différentes étapes, va permettre d’ajuster la stratégie d’opération.
Planification des grandes étapes d’un projet d’implantation
- Le lancement du projet (kickoff)
Cette réunion permet de présenter le plan de projet et de s’assurer de la bonne compréhension des tâches à effectuer par les différentes ressources.
- L’analyse fonctionnelle
Cette étape permet de définir les besoins afin de faire coïncider les processus de l’entreprise et le progiciel de gestion. Il en découlera un document d’analyse fonctionnelle.
- Développement/Personnalisation
Durant cette étape le progiciel sera paramétré et développé conformément aux besoins et aux processus de l'entreprise.
- Essais et simulations
Cette phase permet de mettre un focus sur la qualité et les attentes définies en amont, lors de l’analyse fonctionnelle.
- Reprise des données
Reprise des données historiques afin d’alimenter la nouvelle solution.
- Documentation pour les utilisateurs
Rédaction du guide des procédures de l'entreprise et/ou d’un plan de formation pour les utilisateurs.
- Formation des utilisateurs et gestion du changement
Former l'ensemble des utilisateurs aux nouveaux processus et aux nouvelles procédures de l'entreprise.
- Mise en production
C'est la phase opérationnelle finale, qui va mobiliser l’ensemble des intervenants. Celle-ci est la réalisation concrète de la mise en marche du progiciel au sein de l’entreprise. Plusieurs approches sont possibles. Nous en reparlerons dans un prochain billet…
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16 février 2024
