Nous savons tous que la vie au travail peut être un véritable tourbillon de stress et de listes de choses à faire qui ne finissent plus de s’allonger. C’est, entre autres, une des raisons pourquoi autant d’entreprises choisissent d’implanter un ERP afin de les aider dans leurs opérations quotidiennes.
Or, si vous avez déjà un peu lu à propos de l’ERP, vous savez à quel point plusieurs entreprises avant vous ont éprouvé de la difficulté à l’implanter. Malgré ses nombreux avantages, plusieurs compagnies ne semblent pas capables de réussir leur implantation ERP en entreprise, à long terme.
Faciles et utiles, elles vous guideront à travers les moments cruciaux de vos premiers pas avec un ERP et votre conseiller. Vous pourrez ainsi assurer le succès de votre implantation d’un système ERP en entreprise et vaquer à d’autres occupations moins stressantes comme… tondre votre gazon, par exemple !
Listons les 9 étapes pour réussir l'implantation de votre ERP
Étape 1 pour votre implantation ERP : Établissez clairement les besoins de votre entreprise
La première phase d’implantation d’un ERP en entreprise consiste à évaluer de manière approfondie et documentée vos défis commerciaux, les flux de travail, les besoins des départements et les exigences globales des rapports.
Lorsque vient le temps de choisir une solution ERP ou même de penser à changer son logiciel, il est toujours judicieux de faire un état des lieux. Cette étape est cruciale pour vous permettre de déterminer vos objectifs, l’étendue du projet, mais aussi ce dont vous avez besoin en matière de logiciel ERP. L’implantation d’un système ERP est une aventure qui peut rapporter gros, à condition d’être bien planifiée !
Une fois la documentation complétée, passez du temps à prioriser et classer vos conclusions.
Alors que tout bon consultant fait sa propre évaluation détaillée des besoins dans le cadre du processus de vente, vos efforts seront un guide et permettront d’avoir une solution plus ciblée, efficace et utile à tous les participants du processus.
Étape 2 pour votre implantation ERP : Évaluez de manière méthodique les solutions ERP disponibles
Une fois prêt à commencer l’évaluation de vos options, appelez vos collègues de l’industrie ou un conseiller de confiance afin de discuter de leur expérience et de leurs recommandations. L’opinion franche que vous recevrez sera inestimable. Si vous voulez approfondir vos recherches, explorez ensuite une liste de groupes conseils à rencontrer.
Pensez aussi à laisser vos employés s’exprimer sur le sujet, puisqu’ils jetteront un éclairage nouveau sur les spécificités dont ils ont besoin pour performer.
Est-ce une perte de temps ? Jamais, puisque vos employés sont essentiels à votre succès et un manque d’informations de votre côté pourrait vous guider vers des difficultés d’implantation de l’ERP dans l’entreprise et même, un échec.
Les avantages d'un logiciel ERP pour la gestion de votre entreprise sont réels !
De plus, par expérience, des employés qui ne retrouveront pas les fonctionnalités espérées pourront éprouver une certaine résistance à l’implantation d’un système ERP.
Alors, il vaut mieux prendre le temps de tenir cette petite rencontre !
Étape 3 pour votre implantation ERP : Choisissez une personne responsable de l’implantation du système ERP
Lorsqu’une application est sélectionnée, il est impératif pour vous de mandater un chef de projet interne.
Cette personne sera le détenteur du plan de projet, le principal contact pour le groupe conseil ainsi que le gardien assurant la portée du projet, et ce, afin que le budget et le calendrier restent alignés aux objectifs globaux.
Le chef de projet interne est essentiel à la réussite du projet, il représente une exigence non négociable pour vous et votre équipe.
Étape 4 pour votre implantation ERP : Préparez un plan clair pour l’implantation d’un ERP au sein de l’entreprise, mais restez ouvert
Une fois que vous aurez terminé les étapes 1 à 3, vous aurez une base solide et un plan précis pour installer, configurer et optimiser le système selon votre environnement de travail.
Alors que les plans du projet peuvent changer, gardez à l’esprit que la portée, le calendrier et le budget doivent être analysés et évalués avant d’apporter des changements majeurs.
Attention, il y a des éléments à considérer avant d'implanter un ERP au sein de votre organisation !
Étape 5 pour votre implantation ERP : Repensez vos processus d’affaires inefficaces
Implanter un ERP, c’est avant tout une façon d’alléger les tâches quotidiennes, faciliter la cohésion d’équipe et augmenter la productivité. C’est donc le moment idéal pour repenser vos processus d’affaires et les rendre plus efficaces.
Ne perdez plus de temps et maximisez votre investissement !
.png)
Étape 6 pour votre implantation ERP : Intégration de votre ERP à des systèmes et des développements personnalisés
L’intégration avec une autre application ou une source de données, ou encore la personnalisation du logiciel pour répondre à vos besoins uniques peut augmenter considérablement l’efficacité et l’automatisation.
Comme dans toutes les phases de l’implantation de l’ERP en entreprise, évaluez le coût de sa réalisation, prenez en compte les délais engendrés par ces fonctions supplémentaires et les avantages de ces derniers.
Faites attention, tout développement personnalisé aura un impact sur votre capacité à maintenir l’application dans le futur. Prenez le temps d’y penser !
Étape 7 pour votre implantation ERP : Offrez une formation complète à vos employés
Une fois le système configuré et les nouveaux processus conçus, il est primordial de prendre le temps nécessaire pour former vos employés et utilisateurs. Investissez à la fois dans la formation individuelle et de groupe afin de permettre à vos employés d’utiliser le système à son plein potentiel.
Vous avez fait ici un investissement majeur qui pourrait rapporter gros et pour garantir votre succès, la formation est « es-sen-tielle ».
Prévoyez aussi une formation continue afin de vous assurer que tous les employés utilisent le logiciel de la manière la plus optimale, efficace et rentable pour votre entreprise. Et cela peut sembler un peu cliché, mais cette étape d’implantation de l’ERP en entreprise pourra assurer que votre équipe est à l’aise et heureuse de travailler avec le logiciel.
Un autre point important pour assurer la réussite de votre implantation d’un système ERP !
Étape 8 pour votre implantation ERP : Restez bien entouré
Après la mise en marche du système, laissez retomber la poussière, le temps que les utilisateurs s’ajustent.
Maintenez une liste de projets supplémentaires à compléter afin de garder cette grande phase de développement toujours active, pour vous permettre d’être toujours à l’avant-garde.
Mais surtout, conservez une communication étroite avec votre conseiller pour vous assurer d’obtenir la valeur optimale du système pendant les prochaines années.
Étape 9 pour votre implantation ERP : Améliorez constamment vos processus et votre solution ERP
Reconnaissez que votre système a besoin d’être constamment en évolution.
Nous recommandons toujours un examen du système au moins une fois par année afin d’identifier les améliorations à y apporter pour profiter au maximum des avancées technologiques comme la mise à niveau de certains domaines, de nouveaux modules, des processus plus efficaces, ou une formation supplémentaire pour votre équipe.
Un engagement à long terme avec votre solution ERP vous permettra de maximiser votre investissement et de poursuivre votre succès !
.png)
Alors, implanter un ERP avec succès ? Pas si compliqué, non ?
Le succès de l’implantation d’un système ERP est plutôt simple, après tout. Le plus important, comme dans beaucoup de projets en entreprise, demeure de garder le cap sur l’objectif initial : maximiser l’investissement de votre logiciel ERP.
Gardez en tête les besoins et les raisons qui vous ont poussé à choisir une solution ERP et restez engagé à l’améliorer tout au long du processus.
Nos 4 meilleurs conseils pour mener l’implantation d’un système ERP vers le succès :
- L’importance de l’engagement des gestionnaires
- La communication entre la direction, les employés, le consultant et le chef de projet
- La présence presque constante d’un chef de projet sur le terrain lors de l’implantation
- Un chef de projet avec une formation personnelle et professionnelle
Vous planifiez l’implantation d’un système ERP ? Discutez avec l’un de nos conseillers experts pour partir dans la bonne direction.
