Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de répartition?

Chaque jour, de nombreuses entreprises de services utilisent un logiciel de répartition afin d’optimiser la gestion de leurs activités. La digitalisation des formulaires ainsi qu’une centralisation des données en temps réel sont ici des avantages majeurs. Redoutablement efficaces, ces solutions évoquent également une parfaite compatibilité avec chaque appareil (ordinateurs, smartphones ou tablettes tactiles). Bref, ces applications jouissent d’une popularité légitime auprès des professionnels.

Outres certaines options exclusives, quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de répartition ? Cet article fera le point sur ces programmes dédiés à la gestion de la planification et du service à la clientèle.

Qu’est-ce qu’un logiciel de répartition ?

Autrefois, les entreprises de services étaient particulièrement exposées à des problématiques majeures telles que :

• L’organisation ou la réorganisation des interventions
• La perte et les doublons d’informations essentielles (factures, devis…)
• L’absence de communication directe avec les techniciens de terrain
• Les difficultés liées à la comptabilité

Un logiciel de répartition (ou dispatch) permet de répondre à ces problèmes. Disponibles depuis un abonnement annuel, ces programmes regroupent de nombreuses données depuis un serveur en ligne. L’accessibilité et la mise à jour instantanée de ces informations offre des avantages considérables.

La création rapide et étudiée de bons de travail est l’une des caractéristiques de ces solutions en ligne. Contrairement à d’autres logiciels plus complexes (tels que les ERP), une courte formation est suffisante pour profiter pleinement de ces programmes toujours plus prisés. Cette accessibilité est également profitable pour les techniciens de terrain.

De même, la création de feuilles de temps est idéale pour suivre avec précision les activités des techniciens de terrain. L’installation d’une application spécifique sur un smartphone ou une tablette tactile n’entraîne aucune contrainte matérielle. Le suivi des consommables est une autre caractéristique pertinente.

A qui s’adressent ces solutions en ligne ?

Contrairement à certaines idées reçues, un logiciel de répartition peut convenir à l’ensemble des entreprises de services. Certes, un nombre important d’effectifs soulignera la pertinence de ces programmes. Néanmoins, une « petite PME-PMI » pourra également profiter des avantages liés à ces solutions en ligne.

Côté tarifs, le prix des abonnements annuels (ou mensuels) et les frais d’activation pourront varier d’un logiciel à l’autre. Certains programmes sont toutefois proposés via une « offre découverte » étendue sur plusieurs mois. L’accès continu à un service d’assistance et la mise à jour périodique de l’application dédiée garantissent une utilisation optimale.

Vous êtes néophyte en la matière et vous souhaitez revoir l’organisation de votre entreprise ? La suite de cet article vous expliquera les différentes fonctionnalités d’un logiciel de répartition, divisée en trois catégories : la gestion de la planification, la gestion du service et la facturation à distance.

Les fonctionnalités d’un logiciel de répartition : la gestion de la planification

La gestion des appels de service

Parmi les fonctionnalités d’un logiciel de répartition, la gestion des appels de service apporte un confort non-négligeable aux professionnels. Ainsi, il vous sera possible de :

• Créer vos bons de travail depuis un appareil mobile ou ordinateur
• Partager instantanément chaque information essentielle au sein de votre entreprise
• Optimiser la réactivité et qualité liées aux maintenances

Grâce aux fonctionnalités d’un logiciel de répartition, la gestion des appels de services assure la communication d’une entreprise, et ce, sans aucune condition géographique ou matérielle. L’utilisation d’un appareil mobile permet de centraliser les datas depuis une seule et unique plateforme en ligne. Cette caractéristique optimise donc la communication interne.

Par la même occasion, les risques de pertes ou doublons d’informations deviennent anecdotiques tout en supprimant les documents au format papier. Ce facteur écologique est régulièrement recensé depuis les commentaires d’utilisateurs.

A l’instar de Microsoft Dynamics 365 Field Service, diverses solutions proposent la détection de dysfonctionnement grâce aux capteurs IoT afin d’éviter les appels de services. En tant que professionnel, cette fonctionnalité est redoutable pour se démarquer face à la concurrence.

La gestion de la planification

Un logiciel de répartition permet également d’optimiser la planification des interventions sur le terrain grâce à :

• La définition automatique de paramètres adaptés à chaque situation
• La transmission rapide de chaque donnée à vos techniciens
• L’assignation du matériel nécessaire

Evidemment, l’automatisation des planifications est une véritable opportunité pour les professionnels. En pratique, la rapidité accrue des interventions est bénéfique pour chaque acteur. Par la même occasion, un logiciel de répartition facilite la gestion de situations complexes (imprévus).

La gestion de la répartition

Sans surprise, la gestion de la répartition est l’un des principaux avantages de ce type de solution. Celle-ci fait référence à plusieurs caractéristiques :

• L’association des utilisateurs en temps réel
• La formation des équipes en fonction des profils et la nature de l’intervention
• Le suivi GPS de chaque technicien

L’utilisation d’un logiciel de répartition permet donc d’optimiser les compétences de vos équipes sur le terrain. La réalisation des tâches est facilitée ; la satisfaction clientèle profite de ce phénomène. Enfin, la géolocalisation par GPS permet de suivre précisément l’avancement des interventions. La réorganisation des fiches de route évoque un gain de temps déterminant pour l’entreprise.

Les fonctionnalités du logiciel de répartition : gestion du service

La gestion des suivis des activités

Concernant la gestion du service, le suivi d’activités est l’une des caractéristiques les plus appréciées par les professionnels. En quelques manipulations, la réaffectation ou la révision d’une planification peut être réalisée. L’analyse en direct des activités ainsi que l’état des bons de travail en cours facilite chaque intervention.

Un logiciel de répartition vous informe également sur l’évolution des activités sur la route. Enfin, la réassignation automatique (si nécessaire) d’un technicien de terrain est un autre avantage non-négligeable.

La gestion des rapports d’activités

La gestion des rapports d’activités peut être drastiquement optimisée grâce à un logiciel de répartition. L’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette tactile sera alors idéale pour centraliser diverses informations telles que :

• Le compte-rendu visuel après chaque intervention (photos)
• La signature électronique du client
• La confirmation d’éléments spécifiques (cases à cocher ou menus déroulants)

Une nouvelle fois, les fonctions d’un logiciel de répartition évoquent un aspect écologique et pratique grâce à la digitalisation des formulaires. Si la rédaction d’un compte-rendu était autrefois manuscrite, cette solution favorise la vitesse et l’efficacité de la collecte des données. Par ailleurs, la conception du logiciel offre aux techniciens de terrain une accessibilité notable. Le partage instantané des informations avec d’autres départements (notamment la comptabilité) est une réelle opportunité pour chaque entrepreneur.

La gestion des suivis des appels de service

Peu importe la situation, un logiciel de répartition peut assurer la gestion des suivis des appels de service. L’envoi automatique de SMS ou e-mails permettra de notifier chaque acteur associé à une intervention. Si cette fonctionnalité est trop souvent sous-estimée, la satisfaction du client est néanmoins favorisée.

Facturer des interventions grâce à un logiciel de répartition

Outre les avantages précédemment cités, un logiciel de répartition peut également assurer la facturation à distance des interventions. Pour y parvenir, le technicien de terrain dispose de toutes les informations nécessaires. Certains programmes disposent également d’un système d’impression mobile (imprimante au format réduit). La transmission digitale et instantanée de la facture générée garantit une comptabilité irréprochable.

Pourquoi choisir le logiciel de répartition Gestisoft ?

Gestisoft s'impose dans cette logique comme un des logiciels de répartition les plus efficaces du marché avec le logiciel Field Service de Microsoft Dynamics 365. Développé par des experts, il répond à des besoins clients particuliers, mais aussi à des besoins de scalabilité fort.

Autant de points qui se résument autour de trois grands axes, qui sont :

• Le choix : Gestisoft vous proposera un panel de choix parmi les plus vastes du marché, de la planification, à la gestion des stocks, en passant par l'optimisation des temps de trajet : vous serez toujours en mesure d'avoir le choix. Le choix d'un service d'exception, vous permettant de paramétrer le logiciel aux besoins de votre entreprise.
• L'adaptation : point abordé plus haut, l'adaptation de Gestisoft, vous donnera la possibilité de créer un outil travaillant en synergie avec vos employés. Une façon exceptionnelle d'ajouter à votre force de travail un nouvel élément organisationnel puissant, vous permettant d'accompagner et manager vos équipes – que vous soyez une TPE ou une PME.
• L'évolution : c'est un des points les plus importants. Votre entreprise est amenée à évoluer, s'agrandir, parfois embaucher voire débaucher. Pour cette raison vous aurez besoin d'un logiciel capable d'évoluer à vos côtés mais aussi, de vous proposer des solutions toujours plus innovantes. Gestisoft s'engage dans cette philosophie : celle de vous proposer un logiciel de répartition évolutif, vous accompagnant au fil des mois, des années même.

Finalement, les logiciels de répartition vous offrent un avantage considérable sur la concurrence. Non seulement ils vous permettent d’évoluer, c’est-à-dire passer à un niveau de coordination supérieur, mais aussi directement impacter l'efficacité de votre entreprise.

De facto, une réduction des coûts et un gain d'optimisation sera créer : les équipes terrains en travaillant moins, mais mieux, rapporteront plus à l'entreprise. Une façon simple de passer d'une TPE à une PME. Un outil indispensable pour des entrepreneurs ambitieux, mais aussi cherchant à tout prix d’optimiser leurs coûts de fonctionnement. Besoin d’aide pour votre implantation de logiciel ERP ou CRM ? Discutez avec l’un de nos experts.