Quand je rencontre des clients avant de commencer l’implantation d’un ERP, je pense toujours à cette fois où mes amis m’ont menti sur la difficulté d’une randonnée en montagne que nous devions faire ensemble. Entre l’escalade sans harnais, les moments où je manquais de souffle et les deux ou trois épisodes où j’ai véritablement cru que je n’allais pas en sortir vivant, je me disais sans cesse que j’aurais préféré être mis au courant à l’avance des défis qui m’attendaient cette journée-là.
C’est pourquoi j’ai décidé d’être franc avec les compagnies avec lesquelles je travaille. Pas parce qu’il est impossible d’implanter un ERP et qu’on n’en sort pas vivant, au contraire, mais bien parce qu’il est primordial lorsqu’on veut réussir d’être préparé aux enjeux et aux défis liés à l’implantation d’un ERP.
Et c’est aussi la raison qui m’a motivé à vous préparer cette liste de 6 solutions aux enjeux et défis liés à l’implantation d’un ERP. Parce qu’il faut le dire, il y en a plusieurs. Pour vous donner une idée, voici une liste non exhaustive :
- mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant, ou le projet mal piloté;
- lourdeur et rigidité de mise en œuvre;
- difficultés d’appropriation par le personnel de l’entreprise;
- nécessité d’une bonne connaissance des processus de l’entreprise;
- nécessité parfois d’adapter certains processus de l’organisation ou de l’entreprise au progiciel;
- nécessité d’une mise à jour continue;
- captivité vis-à-vis de l’éditeur : le choix d’une solution est souvent structurant pour l’entreprise et un changement de progiciel ERP peut être extrêmement lourd à gérer.
Un peu étourdi? Je l’étais aussi quand je suis arrivé face à la montagne. Cependant, il faut savoir qu’il n’y a pas de défis ou d’enjeux insurmontables (comme je l’ai appris ce jour-là) et même s’il n’y a pas de solutions miracles, ces 6 conseils pratiques pourront grandement vous aider à mettre toutes les chances de votre côté et à vous sentir préparé face à l’implantation de votre ERP.
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°1 : établir (ou clarifier) les objectifs d’affaires de votre organisation
Comme vous le savez déjà, un ERP est un outil incroyablement puissant pour vous aider à assurer la rentabilité de votre entreprise, optimiser vos processus d’affaires et supporter vos employés dans leurs tâches quotidiennes. Or, pour arriver à faire cela, il est nécessaire d’avoir un système ERP qui est intimement lié à la fois à vos objectifs d’affaires, mais aussi à vos processus.
Pour y arriver, il faudra donc vous asseoir avec votre équipe pour analyser votre planification stratégique, vos objectifs à court et à long terme tout en vous penchant sur vos besoins. Ces discussions vous éclaireront davantage sur la bonne solution pour vous et votre organisation.
Ainsi, vous aurez une meilleure idée de ce que votre ERP devra vous fournir en matière de fonctions afin d’atteindre vos objectifs. Comme il existe une vaste panoplie de logiciels ERP, ce n’est pas une mauvaise idée d’être équipé des facteurs qui auront un véritable impact sur votre capacité à vous adapter à la solution, mais aussi à maximiser son utilisation.
C’est donc pour cette raison qu’il est primordial de bien connaître son organisation, ses objectifs, mais aussi ses besoins ainsi que ses processus afin d’éviter les enjeux et les défis de l’ERP. Ce n’est pas pour rien que c’est notre numéro 1!
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°2 : se concentrer sur les façons dont l’ERP pourra optimiser vos processus d’affaires
Comme expliqué plus haut, l’ERP prendra en charge vos différents processus d’affaires afin d’optimiser votre organisation à son meilleur. Or, pour y arriver et pour pouvoir sélectionner le bon ERP, il faut d’abord connaître sur la façon dont notre entreprise fonctionne.
En regardant de près chaque processus, ses composantes, ses besoins et ses points faibles ou forts, vous aurez une meilleure idée de ce que votre ERP devra vous apporter. Ainsi, votre ERP aura plus facilement la capacité à s’adapter à vos méthodes et fonctionnements grâce à des modalités spécifiques ou des modules personnalisés.
Il faudra néanmoins garder en tête qu’il est possible, pour le bien de l’organisation, que votre ERP ait un certain impact sur vos processus. Son fonctionnement interne vous appellera peut-être à revoir ou modifier certaines façons de faire afin de bénéficier au maximum de son potentiel.
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°3 : s’assurer de connaître l’envers du décor
Comme un ERP s’immisce dans les moindres détails de votre travail quotidien et qu’il va grandement influencer la vie de vos employés, il est nécessaire de bien connaître non seulement les objectifs financiers, les processus d’affaires, mais aussi les moindres opérations qui ponctuent les journées de votre équipe. Pour tout vous dire, un ERP aura un impact sur vos travaux, vos métiers de base dans les services financiers, la chaîne d’approvisionnement, les stocks, les ressources humaines et tellement plus.
Et si un ERP est aussi omniprésent, c’est qu’il se préoccupe de votre productivité, de vos besoins en matière d’efficacité et qu’il cherche à s’assurer que rien n’échappe à son expertise. Alors pour s’assurer de choisir et d’implanter un ERP qui est à la hauteur de nos journées de travail, il n’y a pas d’autres choix que de savoir comment vos employés accomplissent leur travail tous les jours ainsi que les applications commerciales qu’ils utilisent et qui devraient être intégrées dans la solution ERP pour mieux les soutenir.
Comme vous pouvez voir, l’un des plus grands enjeux et défis d’un ERP est de trouver la perle rare qui collera à la peau de votre entreprise, qui servira ses intérêts et l’aidera dans les coins plus difficiles. Un ERP est après tout un allié et pour arriver à réaliser son plein potentiel, il a besoin de connaître votre organisation sous toutes les coutures.
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°4 : planifier la formation (et ayez un budget aussi)
Un autre des plus grands enjeux et défis d’un ERP est définitivement son taux de succès en entreprise. Comme vous pouvez voir, il est un système qui se retrouve dans tous les coins de votre entreprise et s’il ne convient pas à votre organisation et ses processus, il y a de fortes chances que vos employés rejettent son utilisation.
En fait, alors qu’un ERP peut être un allié redoutable pour alléger vos processus d’affaires et optimiser votre efficacité, s’il est mal choisi ou mal adapté, il peut se transformer en un véritable frein. Comment prévenir cela?
D’abord en vous assurant de compléter les trois premières étapes méticuleusement, mais aussi en vous préparant à l’arrivée du logiciel. Vos employés auront besoin de comprendre parfaitement les fonctions, applications et processus de l’ERP afin de l’utiliser à son plein potentiel, mais aussi d’éviter les frustrations au quotidien.
C’est pourquoi nous pensons qu’il est essentiel d’avoir un plan de formation et un budget avant même de commencer l’implantation afin de garantir une transition tout en douceur et d’augmenter les chances d’adoption du logiciel.
En ayant en tête que le projet nécessitera un apprentissage et en outillant votre équipe de toutes les informations nécessaires pour accomplir leur travail avec l’aide de l’ERP, vous ferez face à l’un des enjeux et défis de l’ERP sans aucune embûche.
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°5 : préparer les données pour la migration le plus tôt possible
On ne le dit jamais assez souvent, mais vos données consistent en l’un des éléments (sinon l’élément) les plus importants dans votre compagnie. Toutes ces informations sur vos compte-clients, votre historique de commandes, vos volumes de vente, votre inventaire, vos factures, vos taxes (et tellement d’autres), vous sont essentielles pour fonctionner en tant qu’entreprise.
Sans elles, il est plutôt impossible de faire fonctionner votre entreprise. C’est aussi simple que cela. Alors lorsque vous pensez à implanter un ERP, il est important de penser au transfert de données vers votre nouveau logiciel puisqu’elles se trouvent au cœur de celui-ci.
Il faudra donc migrer vos données à partir de votre base existante vers le nouveau logiciel ERP. Simple? Pas vraiment. Contrairement à un transfert de fichiers de votre ordinateur à votre Cloud, les données que vous aurez à migrer renferment des informations sensibles, elles sont d’une taille imposante et elles ne peuvent être rebâties en quelques heures. C’est pourquoi il vous faudra une méthodologie solide et une bonne sauvegarde en cas d’erreurs.
D’abord, afin d’assurer votre efficacité dans votre nouveau système, les données doivent être exactes, complètes et cohérentes, ce qui veut dire que vous aurez besoin de faire un peu de ménage avant la migration. Et ensuite, il faudra mettre en place des normes et des procédures pour la saisie de données qui seront en place une fois le système officiellement implanté et mis en marche. Alors pour éviter les enjeux et les défis de l’implantation d’un ERP et de sa migration de données, il est impératif de bien s’y préparer.
Évitez les enjeux et défis de l’ERP solution n°6 : être accompagné d’un partenaire ou intégrateur ERP
La route vers l’implantation d’un ERP peut être ardue, solitaire et remplie d’enjeux et de défis si on n’a déjà fait l’expérience d’un processus comme celui-ci. Et comme vous avez besoin de poursuivre votre travail en parallèle de l’implantation de l’ERP, vous serez mieux équipé pour faire face aux enjeux et défis d’un ERP si vous pouvez compter sur une personne compétente à vos côtés.
Le partenaire et l’intégrateur ERP ne sont pas seulement là pour vous épauler tout au long du processus d’implantation, mais ils sont surtout présents pour mener à bien cette mission. En ayant l’expérience de plusieurs implantations avec des projets similaires, en connaissant bien les enjeux et défis d’un ERP, en prévoyant les moments plus difficiles, votre partenaire ou intégrateur saura guider à la fois votre équipe et la sienne vers une implantation sans faux pas.
En plus, il sera votre allié dans le milieu technique et il saura garder l’essence même de votre entreprise, de ses besoins, de ses attentes et de ses réalités opérationnelles afin que votre projet soit un franc succès... rien de moins!
Vous sentez-vous en meilleure posture pour faire face aux enjeux et défis de l’implantation d’un ERP? Parce que la planification, la préparation et l’accompagnement d’un expert font toute la différence dans une situation comme celle-ci. On ne répétera jamais qu’un ERP est un investissement majeur pour votre avenir et son implantation ne devrait jamais être un obstacle. C’est pourquoi il est impératif de se préparer correctement aux enjeux et défis de l’implantation d’un ERP.
