8 conseils pour augmenter le niveau d'adoption de votre CRM au sein de vos équipes

Le déploiement d’un CRM est un choix idéal pour développer les activités de votre entreprise grâce à des outils et fonctionnalités redoutables.

Toutefois, l’utilisation d’un nouveau logiciel nécessite inévitablement une prise en main plus ou moins importante. Ainsi, un niveau d’adoption pourra être évoqué auprès de vos employés… Et celui-ci ne peut être négligé pour de nombreuses raisons.

Dans le cas contraire, quelles en seraient les conséquences ? Quels sont les 8 conseils les plus efficaces pour augmenter ce niveau d’adoption ?

Cet article fera le point sur ces questions pertinentes.

Un niveau d’adoption particulièrement déterminant

Quel que soit le choix de votre CRM, son niveau d’adoption ne peut être négligé.

‍En effet, comment profiter pleinement d’une centralisation de données si vos employés peinent à consulter ou mettre à jour ces informations ?

D’autres situations évoqueront également des « oublis » aux conséquences désastreuses telles qu’une gestion de stocks perfectibles ou encore des saisies incomplètes. En d’autres mots, les performances d’un CRM dépendront directement de son adoption.

Par ailleurs, l’arrivée de nouvelles solutions digitales peut dérouter certains employés notamment les effectifs non-familiers avec les outils informatiques. Ici, le facteur générationnel entrera souvent en jeu. Néanmoins, il est tout à fait possible d’augmenter le niveau d’adoption de votre CRM, et ce, quel que soit le profil des utilisateurs et votre domaine d’activités.

8 conseils pour augmenter le niveau d’adoption de votre CRM au sein de vos équipes

1. Impliquer vos équipes avant, pendant et après le déploiement de votre CRM

Chaque changement d’organisation au sein d’une entreprise peut devenir un véritable facteur de stress pour vos employés. Qui plus est, cette réticence sera plus importante si le déploiement de votre CRM interviendra sans aucune préparation auprès de vos effectifs. Idéalement, l’implication de vos employés sera donc continue.

Réunir vos employés au préalable, présenter en détails les aspects de votre futur CRM, écouter les remarques et questions posées par vos effectifs… Ces étapes seront essentielles pour rassurer et préparer convenablement un déploiement efficace.

N’oubliez jamais : la méfiance est un sentiment naturel face à l’inconnu, quelques explications suffiront souvent pour éviter de lourdes problématiques.

2. Définir avec clarté votre stratégie

Les CRM sont considérés à juste titre comme des outils redoutables pour chaque entreprise en quête de croissance.

Toutefois, ces solutions proposent une large palette de fonctionnalités qui ne seront pas toutes nécessaires pour vos activités. Il sera donc indispensable de définir au préalable la stratégie que vous souhaitez appliquer via votre CRM, et bien entendu vos attentes.

Par ailleurs, cette analyse vous permettra d’orienter votre choix lors de la sélection de votre solution logicielle.

Présenter une stratégie parfaitement claire où les objectifs paraîtront accessibles ne manquera pas de rassurer vos équipes.

En effet, comment pourriez-vous convaincre vos effectifs si vous n’êtes pas vous-même convaincu par le prochain déploiement de votre CRM ?

3. Un projet porté par un ambassadeur

Peu importe le profil de votre entreprise, la désignation d’un ambassadeur CRM est également essentielle pour assurer un suivi et des résultats optimaux.

Le rôle de cet acteur majeur ? Veiller à la qualité des informations saisies, préparer d’éventuelles consignes, accompagner les utilisateurs, présenter périodiquement des résultats…

Bref, le rôle d’un ambassadeur est aussi large que crucial. Voilà pourquoi la désignation de cet acteur reposera sur diverses qualités (notamment la maîtrise du logiciel).

4. La simplicité est une priorité

L’évangélisation de votre CRM sans simplicité d’utilisation est impensable. Bien entendu, chaque progiciel de gestion imposera une formation.

Toutefois, il est vivement recommandé d’alléger les fonctionnalités de votre CRM autant que possible. Adapter l’interface principale, retirer certaines sections complexes et inutiles pour vos activités…

Bref, personnaliser, c’est aussi aider vos employés lors des premières semaines d’utilisation.

Une nouvelle fois, l’analyse de vos stratégies et besoins est une étape indispensable pour simplifier votre outil.

5. Former convenablement vos employés

Former ses employés dans le cadre du déploiement d’un CRM, c’est considérer un investissement variable.

Certains responsables et gestionnaires d’entreprises seront tentés de limiter cette formation et les coûts engendrés.

Or, de telles décisions provoqueront bien souvent des situations complexes pour les utilisateurs tout en affectant l’efficacité du CRM.

En pratique, un CRM sera utilisé par différents profils/départements.

Cela implique donc plusieurs formations spécifiques basées sur une évolution progressive afin de respecter le rythme de chaque employé.

6. La mise à disposition d’un guide d’utilisation

Former ses employés, c’est bien, mais les accompagner au quotidien, c’est encore mieux.

Naturellement, disposer en permanence d’une équipe support en complément de votre ambassadeur CRM engendrerait de lourdes dépenses pour répondre à des problématiques parfois « basiques ».

Pour remédier à ces situations, il est vivement conseillé de préparer et partager un guide d’utilisateur complet.  

Outre des explications relatives aux fonctionnalités, ce précieux document pourra présenter les différents rôles, mais aussi les responsabilités de vos effectifs.

Un upload via l’intranet de votre entreprise sera idéal pour garantir l’accessibilité de ce guide en toutes circonstances via votre progiciel de gestion.

7. Chaque suggestion méritera votre attention

Vos stratégies seront les lignes directrices qui détermineront vos résultats à la suite du déploiement de votre CRM.

Inévitablement, vos méthodes devront être assimilées par vos employés.

Cependant, négliger les avis et suggestions des utilisateurs affectera directement le niveau d’adoption de votre progiciel de gestion intégrée.

Qui plus est, ces suggestions évoqueront parfois des idées plus que pertinentes car, après tout, aucun autre acteur ne sera mieux placé que vos employés pour mettre en évidence les points forts et faibles de vos stratégies.

Vous l’aurez compris, déployer un CRM évoquera aussi l’organisation de réunions périodiques afin de faire le point sur des aspects initialement non-considérés ou sous-estimés.

8. Suivre le niveau d’adoption de vos équipes

Enfin, suivre de près les données analytiques liées au niveau d’adoption de votre CRM est une condition sine qua none pour confirmer ou non la pertinence des stratégies et méthodes appliquées vis-à-vis de vos employés.

Vous pourrez ainsi mesurer l’aspect productif de chaque utilisateur ou encore les performances concernant l’automatisation de processus.

Devriez-vous mettre l’accent sur certains points ? Qu’en est-il à propos de vos résultats par rapport aux objectifs préalablement définis ?

Rien ne sera « laissé au hasard » grâce à des analyses détaillées où des sujets d’améliorations pourront être mis en évideLes conseils présentés dans cet article évoqueront majoritairement une caractéristique commune : l’écoute de vos employés.

En effet, celle-ci sera déterminante pour le bien-être et les performances de vos effectifs lors du déploiement de votre CRM.

Vous avez des questions ou vous souhaitez franchir le cap avec votre entreprise et profiter des avantages offerts par un CRM sans vous égarer dans des configurations logicielles inadaptées ? N’hésitez pas à nous contacter, notre équipe se fera un plaisir de vous répondre dans les plus brefs délais !

‍