Personnalisez Business Central pour votre équipe : guide étape par étape

Chaque entreprise est unique, tout comme les flux de travail qui mènent au succès. C'est pourquoi la flexibilité est l'un des principaux avantages de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Il est livré avec des fonctionnalités puissantes prêtes à l'emploi, mais sa véritable valeur réside dans sa capacité à s'adapter aux besoins de votre équipe. Lorsque vous personnalisez Business Central, vous permettez aux utilisateurs de se concentrer uniquement sur les données les plus importantes, de rationaliser les tâches quotidiennes et de créer des vues spécifiques à chaque rôle qui améliorent la productivité.

Dans ce guide, nous vous expliquons étape par étape comment personnaliser les pages et les profils de Business Central. Vous apprendrez à ajuster les pages de cartes et de listes, à configurer des profils pour différents rôles et à les attribuer aux membres de votre équipe. Au-delà de cela, nous explorerons les meilleures pratiques, les limites et les conseils pour garantir la pérennité de vos personnalisations. À la fin, vous verrez à quel point il est facile de transformer Business Central en une plateforme qui correspond vraiment à votre organisation.

Que signifie personnaliser Business Central ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est important de clarifier ce que signifie réellement la personnalisation de Business Central.

• Personnalisation : il s'agit des modifications que les utilisateurs individuels apportent à leurs propres vues. Par exemple, masquer les champs non pertinents, réorganiser les colonnes ou ajouter de nouveaux points de données à une page.
• Personnalisation via des profils : il s'agit de modifications basées sur les rôles que les administrateurs peuvent appliquer à des groupes d'utilisateurs, afin de garantir que les personnes occupant des rôles similaires voient les mêmes mises en page.
• Extensions et développement : il s'agit de la forme de personnalisation la plus poussée. Elle consiste à ajouter de nouvelles fonctionnalités à Business Central à l'aide d'extensions provenant de Microsoft AppSource ou à développer des modules personnalisés.

Dans cet article, nous nous concentrons sur la personnalisation et la personnalisation basée sur les rôles, car ce sont les moyens les plus rapides de rendre Business Central plus convivial sans travail de développement.

Pourquoi personnaliser Business Central ?

Business Central est conçu pour un large éventail de secteurs et de rôles. Mais chaque entreprise a sa propre façon de travailler. Par exemple :

• Les comptables ont besoin d'un accès rapide aux champs financiers et aux détails des écritures comptables.
• Les commerciaux accordent la priorité aux informations sur les clients, aux contacts et aux opportunités.
• Les spécialistes du marketing recherchent des données spécifiques à une campagne ou à une région.

Les responsables des opérations veulent accéder rapidement aux enregistrements relatifs à la chaîne d'approvisionnement, aux articles ou aux fournisseurs.

Sans personnalisation, chaque rôle pourrait être submergé par des champs non pertinents ou passer à côté d'informations clés. En prenant le temps de personnaliser Business Central, vous :

• Réduisez l'encombrement et simplifiez la navigation.
• Améliorez l'adoption par les utilisateurs, car chaque membre de l'équipe voit ce dont il a le plus besoin.
• Réduisez le temps de formation en adaptant les écrans à des fonctions spécifiques.
• Augmentez l'efficacité et la précision en minimisant les distractions.
• Alignez votre ERP plus étroitement sur les processus métier réels.

Personnalisation des pages dans Business Central

Les pages sont l'endroit où les utilisateurs passent le plus de temps dans Business Central. Découvrons comment personnaliser les pages de cartes et les pages de listes afin de mieux servir votre équipe.

Personnalisation d'une page de carte

Une page de carte affiche des informations détaillées sur un seul enregistrement, tel qu'un client, un fournisseur ou un article.

Voici comment vous pouvez en personnaliser une :

1. Ouvrez la page de carte que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage (Paramètres) dans le coin supérieur droit.

3. Sélectionnez Personnaliser. Une bannière apparaîtra en haut de la page.

4. Utilisez les icônes triangulaires rouges à côté des champs pour masquer ou supprimer les données inutiles. Par exemple, si votre équipe n'utilise jamais le champ « Limite de crédit », vous pouvez le supprimer de l'affichage.

5. Pour ajouter de nouveaux champs, cliquez sur + Champ dans le menu de personnalisation. Un panneau s'ouvre à droite avec les champs disponibles. Il vous suffit de glisser-déposer ceux dont vous avez besoin dans la mise en page.

6. Une fois satisfait, cliquez sur Terminé pour enregistrer les modifications.

Ce processus simple vous permet d'adapter chaque page de carte afin que les utilisateurs ne voient que les détails qui concernent leur rôle.

Personnalisation d'une page de liste

Une page de liste affiche plusieurs enregistrements à la fois, tels que tous vos clients, fournisseurs ou transactions.

Pour la personnaliser :

• Ouvrez une page de liste (par exemple, Clients).
• Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage et sélectionnez Personnaliser.
• Utilisez les icônes en forme de triangle rouge pour masquer, déplacer ou figer des colonnes.

4. Pour ajouter des champs, cliquez sur + Champ et faites glisser la colonne souhaitée dans la liste.
5. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Terminé.

Le résultat est une page de liste simplifiée qui aide les utilisateurs à parcourir plus efficacement de grands ensembles de données.

Comment personnaliser les profils dans Business Central ?

Alors que la personnalisation des pages permet d'adapter les affichages au niveau individuel, les profils vont encore plus loin en définissant des expériences basées sur les rôles au sein de votre organisation.

Que sont les profils ?

Les profils dans Business Central sont des rôles préconfigurés tels que Comptable, Responsable des commandes ou Responsable marketing. Chaque profil détermine l'apparence des pages et les fonctionnalités les plus importantes pour ce rôle. La personnalisation des profils garantit la cohérence entre les équipes et aligne Business Central sur les besoins des services.

Comment configurer les profils ?

Pour configurer un profil :

1. Utilisez la barre de recherche en haut de Business Central et recherchez Profils (rôles).
2. Sélectionnez le profil que vous souhaitez modifier, tel que Comptable.
3. Cliquez sur Personnaliser les pages dans ce profil.

4. Une nouvelle vue s'ouvre dans laquelle vous pouvez masquer, déplacer ou ajouter des champs, comme vous l'avez fait avec les pages de cartes et de listes.

Par exemple, un profil Comptable peut donner la priorité aux écritures comptables, tandis qu'un profil Marketing peut mettre en avant les champs liés aux campagnes.

Comment attribuer des profils aux utilisateurs ?

Après avoir personnalisé les profils, vous devrez les attribuer aux bonnes personnes.

1. Dans la barre de recherche, tapez Paramètres utilisateur.
2. Ouvrez les paramètres d'un utilisateur.
3. Dans le champ ID du profil, sélectionnez le rôle approprié (par exemple, Comptable, Marketing).
4. Vous allez pouvoir changer, ajouter ou retirer les accès aux différentes fonctionnalités de Business Central ici.

4. Enregistrez vos modifications.

Désormais, chaque fois que cet utilisateur se connectera à Business Central, il verra une mise en page optimisée pour son rôle.

Limites de la personnalisation dans Business Central

Il est important de comprendre ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire lorsque vous personnalisez Business Central :

Vous pouvez : masquer ou ajouter des champs, réorganiser les colonnes, créer des profils basés sur les rôles et attribuer des rôles aux utilisateurs.

Vous ne pouvez pas : modifier la logique fondamentale du système, repenser les flux de travail ou ajouter des fonctionnalités entièrement nouvelles par le biais de la personnalisation.

Pour des besoins plus avancés, les entreprises se tournent souvent vers :

• Les extensions de Microsoft AppSource.
• Le développement personnalisé avec des partenaires tels que Gestisoft.
• L'intégration avec Power Automate ou Power Apps pour l'automatisation des flux de travail.

Connaître ces limites vous aide à décider quand une simple personnalisation est suffisante et quand il faut passer à une personnalisation plus avancée.

Avantages de la personnalisation de Business Central

Une fois que vous avez personnalisé les pages et les profils, l'impact sur votre entreprise peut être considérable :

• Expériences sur mesure : chaque service ne voit que les champs et les pages dont il a besoin.
• Intégration plus rapide : les nouveaux employés s'adaptent rapidement lorsque leurs écrans reflètent leurs tâches.
• Adoption accrue : les équipes sont plus enclines à utiliser Business Central de manière cohérente.
• Meilleure productivité : moins de temps perdu à rechercher des informations signifie plus de temps consacré à des tâches utiles.
• Évolutivité : les personnalisations peuvent évoluer avec votre entreprise à mesure que vos besoins change

Meilleures pratiques pour personnaliser Business Central

Même s'il est tentant de tout réorganiser d'un seul coup, gardez à l'esprit ces meilleures pratiques :

• Commencez modestement : concentrez-vous d'abord sur les personnalisations les plus importantes.
• Testez avant le déploiement : assurez-vous que les modifications ne perturbent pas les flux de travail.
• Documentez les modifications : conservez une trace pour la formation et le dépannage.
• Évitez la personnalisation excessive : trop de modifications peuvent submerger les utilisateurs.
• Réexaminez régulièrement : à mesure que votre entreprise se développe, revoyez les personnalisations pour vous assurer qu'elles correspondent toujours à vos processus.
• Communiquez avec les équipes : demandez aux utilisateurs de vous faire part de leurs commentaires : quels champs les aident, quels champs les ralentissent.

Personnalisez Business Central avec Gestisoft

La personnalisation de Business Central est simple, mais une approche stratégique peut transformer le fonctionnement de votre organisation. Les bonnes configurations peuvent faire la différence entre un système qui semble encombré et un système qui semble avoir été conçu spécialement pour votre équipe.

Chez Gestisoft, nous sommes spécialisés dans l'aide aux entreprises pour tirer le meilleur parti de Microsoft Dynamics 365. De la mise en œuvre initiale à la personnalisation avancée, nos experts veillent à ce que votre configuration Business Central reflète vos flux de travail et favorise l'efficacité.

Prêt à libérer tout le potentiel de Business Central ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment nous pouvons adapter la plateforme aux besoins de votre entreprise.