Le succès des organismes à but non lucratif, des organisations, des associations et des ordres professionnels dépend en grande partie du renouvellement des adhésions; or, une adhésion antérieure ne se traduit pas nécessairement par son renouvellement. Il peut donc être difficile de convaincre les membres de débourser des frais, surtout en cette fin de période pandémique.
Tout d'abord, il faut se rappeler que la plupart des membres ne sont pas nécessairement motivés de renouveler leur adhésion en temps voulu. Ils sont absorbés par leurs responsabilités personnelles et professionnelles courantes, ce qui fait passer le renouvellement au second plan. Qu'ils aient d'autres priorités à traiter avant ou qu'ils l'aient simplement oublié, le succès du renouvellement de l'adhésion dépend en grande partie des rappels et des notifications.
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Il se peut que des membres hésitent à se réinscrire par crainte que les avantages reçus ne vaillent pas les cotisations versées. Ils ont peut-être subi des restrictions budgétaires ou disposent de ressources limitées depuis quelque temps et se demandent maintenant si l'adhésion en vaut le coût. Le renouvellement et les résultats qui en découlent peuvent être une bonne indication de la valeur que les membres accordent à votre organisation.
Cependant, les problèmes nuisant à la réussite du renouvellement des membres peuvent également se retrouver inversement. En effet, si un ordre professionnel ne dispose que d'un personnel limité, il ne sera pas en mesure d'atteindre les membres non réactifs, de les relancer et de gérer le processus de renouvellement. Par ailleurs, le moment choisi pour le faire est aussi déterminant. Heureusement, il existe quelques bonnes pratiques à adopter pour que le renouvellement des adhésions soit un succès.
Maintenez l'engagement des membres toute l'année
Les membres de votre organisation doivent se sentir appréciés et valorisés pendant toute l'année, pas seulement au moment du renouvellement de leur adhésion. Afin de créer un sentiment de communauté avec votre base de membres, envoyez des messages de façon régulière.
Les médias sociaux sont le moyen le plus facile d'accéder à n'importe qui de nos jours. Soyez présent sur diverses plateformes, telles que Facebook, Instagram et LinkedIn, et publiez régulièrement sur chacune. Facilitez le contact avec vos abonnés en répondant rapidement aux commentaires ou aux messages directs. N'hésitez pas à interagir avec votre communauté en organisant des sondages, en posant des questions ou en proposant des cadeaux promotionnels. Vous pouvez également encourager les membres à partager leurs propres expériences avec votre organisation ; cela peut non seulement susciter des discussions, mais aussi stimuler l'intérêt de membres potentiels.
Comment automatiser et optimiser l’admission des membres?
L’application Legio 365 a été développée pour les associations et les ordres professionnels qui ne tirent pas un profit pécuniaire de leurs adhérents; Legio 365 tient compte du fait que ce ne sont pas tous les OBNL qui disposent de fonds pour leurs campagnes de marketing.
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Les courriels, en particulier sous forme de bulletins de nouvelles, sont un outil efficace que vous pouvez utiliser pour informer vos membres des nouvelles, activités et événements importants, ainsi que des ressources utiles. La messagerie électronique est également un excellent moyen de présenter le travail et les réalisations accomplis pendant l'année, afin de démontrer la valeur ajoutée de votre organisme pour ses membres.
Démontrer les avantages
Vos membres reçoivent des avantages en échange des cotisations qu'ils versent pour adhérer à votre organisation. Les connaissent-ils tous ? Démontrer votre valeur tout au long de l'année est essentiel pour que les membres ressentent un sentiment de réciprocité, mais les impliquer dans la détermination de cette valeur peut être tout aussi bénéfique.
Soyez attentif à ce que vos membres pensent de votre organisation et à ce qu'ils en attendent en menant des sondages et en recueillant leurs commentaires. Revoyez et adaptez les avantages que vous offrez en fonction des données que vous recevrez.
Proposez des services et des ressources éducatives, comme des webinaires, des événements, des formations et des programmes de mentorat, afin que les membres se sentent soutenus et reliés les uns aux autres. Il est tout aussi important que vos membres s'engagent les uns envers les autres qu'envers votre ordre professionnel. La création d'amitiés et de partenariats motive les membres à participer plus régulièrement aux activités de votre ordre professionnel.
Rédigez un message de réadhésion percutant
Votre courriel ou lettre de réadhésion doit inciter les membres à renouveler leur adhésion en leur donnant le sentiment d'être appréciés et essentiels. Il peut être utile de penser à ce que vous attendriez vous-même en tant que membre, ou d'impliquer les autres dans le processus en leur posant directement la question.
Le message doit à la fois communiquer la valeur ajoutée de votre organisation pour ses membres tout en renforçant votre engagement envers eux. Une façon de personnaliser votre message est de le faire signer par une personne, plutôt que par l'entité. Demandez à l'un des bénévoles de votre organisme, comme un membre ou le président du conseil d'administration, d'être la personne signataire de la demande de renouvellement.
Personnalisez la lettre et rédigez un message urgent et honnête. Adressez-vous directement à votre membre, en utilisant son nom plutôt que le mot "membre". Commencez par un accueil chaleureux et un rappel efficace des avantages d’être membre de votre ordre professionnel. Et terminez en leur demandant de renouveler leur adhésion dès aujourd'hui.
Configurer un rappel automatique d'adhésion
Ne comptez pas sur les calendriers, les horaires ou la mémoire des autres; programmez plutôt un rappel automatique afin d'informer les membres du délai de renouvellement. Vous obtiendrez de meilleurs résultats en programmant plusieurs rappels avant l'échéance, jusqu'à une semaine à l'avance. Enfin, envoyez un dernier rappel aux retardataires, une fois la date passée.
Sachez la différence entre les rappels courriel et les rappels mobiles
Différents modes de communication donnent différents résultats. Vous seriez surpris d'apprendre que la communication par téléphone est essentielle au renouvellement des adhésions, même en cette ère numérique. En effet, un rapport d'analyse comparative du marketing a révélé que les organisations qui affichaient les taux de renouvellement les plus élevés incluaient des appels téléphoniques dans leur processus.
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Pour avoir une utilisation adéquate d’un CRM, il vous faut des critères de choix vous permettant d’aller vers le meilleur logiciel pour votre association ou votre ordre professionnel.
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L'approche multicanal est la plus efficace. Utilisez le courrier électronique pour envoyer votre premier avis de renouvellement. Si vous proposez le paiement en ligne, insérez un lien direct avec des instructions pour inciter les membres à renouveler immédiatement. Un appel téléphonique d'un membre du personnel ou d'un bénévole peut être particulièrement utile à l'approche de la date limite pour les membres encore hésitants à renouveler leur adhésion. Cela vous donne l'occasion de répondre directement et rapidement à toute question ou préoccupation.
Ajoutez un lien de renouvellement aux rappels d'adhésion
Simplifiez la tâche des membres en ajoutant un lien vers la page de renouvellement. Vous éviterez ainsi toute confusion et leur donnerez non seulement un appel à l'action, mais aussi un chemin menant à celle-ci. La page Web de renouvellement doit être claire et simple, afin que les membres puissent y naviguer facilement. Certaines sections pourraient être préremplies pour leur faire gagner du temps.
Incitez les membres à renouveler eux-mêmes leur adhésion
Pour un renouvellement optimal, proposez le renouvellement automatique. En facturant directement vos membres à la fin de la période d'adhésion, vous économisez temps et argent en traitant vous-même les renouvellements, les cotisations sont payées à temps et vous évitez d'ennuyer les membres avec trop de messages.
Offrez le paiement en ligne sécurisé
En offrant la possibilité à vos membres de payer leurs cotisations en ligne, vous obtiendrez des réponses plus rapides, car les paiements seront déposés directement au lieu de prendre des jours, voire des semaines, à vous parvenir par courrier. Protégez les données de vos membres en vous assurant que votre option de paiement est sécurisée.
Adoptez une politique claire sur les délais de grâce
Prévoyez un délai de grâce pour les renouvellements tardifs avant de résilier l'adhésion. La plupart des organisations accordent un délai de deux mois, mais il existe d'autres moyens de déterminer la durée de la période de grâce, notamment le délai moyen de renouvellement et le taux de réussite réel de la réintégration des membres en retard. Une fois ce délai établi, vous pourriez envisager de suspendre les avantages jusqu'au paiement des cotisations. Une telle condition doit être étudiée avec soin pour éviter que les membres cotisants actuels aient l'impression d'être lésés, tout en offrant une certaine souplesse à ceux qui ont dépassé le délai de grâce.
Accédez rapidement à l'historique des renouvellements pour une meilleure gestion
La possibilité d'accéder facilement et rapidement à l'historique des renouvellements des adhérents vous permettra d'analyser les données et de les utiliser pour améliorer le processus de renouvellement. Vous êtes ainsi tenu au courant des renouvellements et des péremptions, et pourrez contacter les adhérents si nécessaire. En outre, les membres se sentiront davantage interpellés si vous prenez le temps de connaître leur historique avec votre ordre professionnel.
Suivez l'évolution des renouvellements
Pour maîtriser le processus de renouvellement, il faut en surveiller l'évolution. En connaissant le nombre de membres qui ont renouvelé leur adhésion à tout moment, vous pourrez intervenir plus efficacement. Vous saurez si un rappel supplémentaire est nécessaire ou quels membres appeler.
Enfin, invitez les membres sortants à remplir un questionnaire de départ sur leur expérience avec votre ordre professionnel. L'analyse de leurs réponses révélera peut-être des tendances ou des problèmes que vous pourrez aborder et résoudre afin d'éviter que d'autres ne quittent l'organisme, tout en encourageant les anciens membres à y adhérer à nouveau.
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25 juin 2021 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
