Comment créer et suivre un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service ?

Dynamics 365 Field Service fait partie de la gamme de solutions de service à la clientèle fournie par le CRM Dynamics 365. En tant que logiciel bon de travail et plus encore, il permet de coordonner les opérations de service client sur place, comme les travaux d’entretien et de réparation. Vous obtenez ainsi des résolutions de problèmes optimisées et plus rapides.

Les techniciens sont munis d’une planification assistée par l’IA, d’un support IoT et d’un suivi efficace des bons de travail. Dynamics 365 Field Service s’intègre également bien à d’autres applications comme la gestion d’inventaires. Vous pouvez suivre efficacement vos flux de travail et vous assurer que rien n’est oublié lors de la facturation.

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur la création et le suivi de bons de travail dans le logiciel Dynamics 365 Field Service.

Qu’est-ce qu’un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service ?

Premièrement, qu’est-ce qu’un bon de travail ? Un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service réfère à toute activité ou tâche qui doit être effectuée en rapport avec une requête client ou un entretien régulier. Il permet d’enregistrer et de suivre le processus de travail lié à toute intervention sur place : installation, réparation ou entretien de routine.

Un bon de travail peut être créé lorsque le client initie une demande, ou par un technicien lorsqu’il y a une opportunité de service après-vente ou d’entretien de routine. Une fois créé, il sera attribué aux bonnes ressources et son exécution sera planifiée en fonction du niveau de priorité. Un bon de travail passera par différents niveaux ou étapes jusqu’à ce qu’il puisse être fermé.

Les différents intervenants qui le créent et le mettent à jour au cours de son cycle de vie sont les techniciens concernés, les responsables de l’approbation et le client en question.

Qu’est-ce qu’un logiciel bon de travail ?

Ce qui nous amène sur les logiciels bons de travail. Un logiciel bon de travail est un outil numérique conçu pour créer, gérer, attribuer et suivre les interventions techniques ou de maintenance. Il centralise toutes les informations nécessaires pour exécuter une tâche sur le terrain, que ce soit une réparation, une inspection, une installation ou un entretien préventif.

Ce type de logiciel est particulièrement utile pour les entreprises ayant des équipes mobiles ou des opérations de service après-vente. Un bon logiciel de gestion des bons de travail offre généralement :

• Une interface centralisée pour créer et consulter les bons de travail.
• La planification intelligente des interventions, basée sur les compétences des techniciens, leur disponibilité et leur proximité géographique.
• Le suivi en temps réel de l’avancement des tâches sur le terrain.
• Des notifications automatisées pour tenir les techniciens et les clients informés.
• L’intégration aux systèmes de gestion de stocks, de facturation et de CRM pour un flux de travail fluide.

C’est justement ce que propose Dynamics 365 Field Service en tant que solution complète.

Quelle est la structure d’un bon de travail de Dynamics 365 Field Service ?

Un bon de travail ne peut être créé que si certaines conditions préalables sont réunies. Certains des composants essentiels qui doivent être configurés pour pouvoir créer un bon de travail comprennent :

Avant de créer un bon de travail

• Une entité Compte de facturation ou Compte de service contenant les données détaillées telles que l’emplacement, l’adresse, la liste de prix, et plus encore. Ceci permet la détermination d’une tarification réelle, les accords de service et les ressources du client pour le traitement du bon de travail.
• Des points de revenus et de coûts peuvent être ajoutés au bon de travail pour aider à définir le type de travail effectué sous forme d’incidents de bon de travail.
• Les préférences en matière de temps et de ressources peuvent être configurées pour assurer que les spécifications de votre bon de travail respectent les accords SLA entre vous et votre client.

Après avoir créé un bon de travail

Après la création d’un bon de travail, il faut en planifier l’exécution. Ce processus implique d’identifier les bonnes ressources, de vérifier leur disponibilité, de les affecter à l’ordre de travail et d’effectuer une réservation.

Une entité appelée Requête de ressources sera automatiquement générée et assignée au bon de travail. Elle permet d’identifier le technicien le plus apte à répondre à la tâche de service.

Une autre entité appelée Ressources à planifier doit également être créée pour initier la planification. Cette entité contient des détails tels que l’employé, l’entrepreneur, l’équipement, l’installation, ou toute autre exigence qui doit être planifiée afin que le bon de travail puisse être parfaitement exécuté.

Une fois qu’un bon de travail est planifié, une réservation sera effectuée. Cette entité donne des détails sur l’heure, la date, la ressource assignée et bloque un créneau horaire et des ressources pour le déroulement de l’opération en question. La planification peut être effectuée manuellement, avec un assistant de planification ou à l’aide de l’optimisation de la planification des ressources basée sur l’IA.

L’opération de service est ensuite exécutée conformément au calendrier, et les ajustements d’inventaire qui en résultent sont effectués.

Les types de bons de travails dans Dynamics 365 Field Service

Avant de pouvoir créer un bon de travail, il est important de savoir qu’il existe différents types de bons de travail sur la plateforme Dynamics 365 Field Service, tels que :

• Ordres de travail : cette vue est votre default view qui vous montre tous les bons de travail qui ont été créent.
• Ordres de travail actifs sur cette période fiscale : cette vue consiste de tous les bons de travail qui sont en cours ou qui doivent être exécutés pour la période fiscale que vous êtes.
• Ordres de travail inactifs : tous les bons de travail qui ne sont plus actifs ou en cours. Cela inclus ceux qui ont été complété ou annulé.
• Ordres de travail non planifiés : cette vue comprend tous les bons de travals qui ne sont pas encore planifiés ou assignés à un technicien ou ressource.
• Ordres de travail sans Annulé : cela implique les bons de travail qui ne peuvent pas être annulé pour une raison ou une autre et dont vous pouvez toujours suivre l’évolution.

Création d’un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service

Créer un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service est un processus simple, mais structuré. Il commence généralement par la réception d’une requête client, via un portail, une demande téléphonique ou automatiquement par un capteur IoT.

Voici les prochaines étapes à suivre :

1. Cliquer sur « Nouveau » pour créer un nouveau bon de travail.

2. Remplissez tous les champs nécessaires par rapport au bon de travail.

Certain des informations que vous devez ajouter au bon de travail sont le :

• Statu du travail
• Priorité
• Compte de service
• Type d’ordre de travail
• Type d’incident
• Accord
• Résumé

Une fois que vous avez terminé d’ajouter les infos au bon de travail, vous allez voir que les informations vont se remplir automatiquement et se lier au compte client existant.

Si c’est un nouveau compte ou client, alors, vous allez devoir ajouter les informations à zéro et les remplir dans le système.

Ainsi, vous avez pu créer un nouveau bon de travail. Maintenant, regardons comment vous pouvez le suivre l’évolution de la tâche.

Comment suivre l’évolution d’un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service ?

Une fois que votre bon de travail a été créé, vous pouvez venir dans le « Tableau de bord » pour suivre l’évolution du projet.

Une fois que vous aviez cliqué sur le « Tableau de bord », vous allez pouvoir voir tous les bons de travail en cours et aussi avoir un aperçu sur la carte qui s’affiche.

1. C’est la partie que vous pouvez utiliser pour filtrer entre les vues et les différentes informations.
2. C’est toutes les personnes qui ont une tâche ou un bon de travail en cours, ainsi que le pourcentage qu’ils ont accompli.
3. C’est tous les autres bons de travail qui n’ont pas encore été planifiés.

C’est aussi ici que vous pouvez faire des changements des horaires ou des assignations pour les bons de travail.

Comment fermer un bon de travail dans Dynamics 365 Field Service ?

La fermeture d’un bon de travail se traduit par l’accomplissement de la tâche. Ainsi, une fois que le travail a été fait, vous pouvez retourner dans le bon de travail que vous aviez créer et aller dans l’onglet « Tâches » pour mettre à jour le statu des travaux.

Conclusion : Gestisoft vous aide avec la création et suivi des bons de travail avec Dynamics 365 Field Service

 Les bons de travail sont un moyen efficace d’assurer la bonne organisation et le suivi de vos opérations de service. Mais comme toutes bonnes choses, l’aide d’un expert vous permettra de tirer le maximum de cette fonction.

Avec plus de 25 ans d’expertise sur le marché et en tant que partenaire certifié de Microsoft, Gestisoft vous accompagne dans la création d’un bon de travail et vous fournit les conseils nécessaires pour une intégration parfaite de la solution Dynamics 365 Field Service. Contactez-nous pour en savoir plus.