Qu'est-ce qu'une Solution dans Microsoft Dynamics 365 et comment la créer ?

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Qu’est-ce qu’une solution d’affaires ?

Solution, solution d’affaires mais qu’est-ce qu’une solution ? Ce sont des termes que nous entendons souvent dans des publicités ou que l’on peut apercevoir dans nos fils d’actualités tel que Facebook, Twitter ou LinkedIn.

Si nous prenons la définition au sens propre, une solution d’affaires est une Famille de modules logiciels formant un système d’entreprise inter fonctionnel. Elle sert de cadre pour l’intégration et l’automatisation des nombreux processus d’affaires qu’une entreprise doit accomplir dans le cadre des fonctions de fabrication, de logistique, de distribution, de comptabilité, de finance et de ressources humaines.

Lorsque vous faites l’acquisition d’un CRM ou d’un ERP, l’application est à un stade que nous appelons communément en français vanille ou en anglais « out of the box ». Une application vanille ou « Out of the box » est la version de base d’un logiciel ou d’une application.

Bien qu’une application vanille puisse répondre à vos besoins initiaux. Plus vous évoluez avec votre CRM ou ERP et plus vous réaliserez que certaines personnalisations seraient nécessaires pour améliorer vos performances et votre efficacité au travail.

Les solutions d'affaire pour les applications CRM et ERP

Par exemple, les compagnies de TI peuvent bâtir leur solution d’affaires à partir d’applications telles que Microsoft Dynamics 365, Salesforce, HubSpot et plusieurs autres CRM (Customer Relationship Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning).

Bref, une solution est un regroupement de personnalisations fait par vous ou par un fournisseur de solutions d’affaires tel que Gestisoft.

Les solutions sont-elles utiles dans Microsoft Dynamics 365?

La très grande flexibilité d’applications comme Dynamics 365 vous permet d’aller aussi loin que votre imagination. Un consultant en implantation est là pour mettre en œuvre vos ambitions en accord avec les logiciels en place. Lors de vos rencontres avec le consultant, il vous conseillera tout en vous aidant dans votre réflexion sur les besoins réels de votre entreprise et en optimisant vos processus de vente. À la suite de ces rencontres et réflexions la solution va prendre forme.

Pour vous donner une image du rôle de la solution à l’intérieur de votre application, on peut comparer une solution à un contenant tel un sceau. Les personnalisations, que vous avez déterminé avec votre consultant, représentent le contenu du sceau : que ce soit un champ, une automatisation ou un processus d’affaires, vous y retrouvez une solution variée, polyvalente et unique à vos besoins.

Bref, une solution d’affaires permet de faire évoluer votre CRM ou ERP au même diapason que votre entreprise. Un partenaire d’affaires comme Gestisoft peut vous épauler dans cette évolution tout en vous conseillant et en vous formant sur les bonnes pratiques.

Comment créer une solution avec Dynamics 365?

Parlant de bonnes pratiques, voici un petit guide vous expliquant en détails les étapes à suivre pour   créer une solution à l’intérieur de Dynamics 365.

Qu'est-ce qu'une solution par défaut dans Dynamics 365 ?

Comme mentionné plus haut, votre Dynamics comprend une solution que l’on appelle une solution système (vanille). C’est une solution qui n’a pas subi de personnalisations comme un objet que l’on vient tout juste de sortir de sa boîte d’emballage. Si vous désirez améliorer la solution vanille et créer votre propre solution, voici les étapes à suivre.

Les 2 étapes pour créer une solution dans Dynamics 365

Étape #1 : Rendez-vous au menu de création

Sélectionner Paramètres et cliquer sur le bouton Solution

Voici la vue de toutes les solutions systèmes (vanille) créées par Microsoft. Donc, nous allons créer notre propre solution qui va personnaliser la version de base offerte.

Étape #2 : Créer une nouvelle solution

Cliquer sur le bouton Nouveau et une interface de création de solutions apparaîtra

Dans cette interface, vous devez remplir les champs obligatoires représentés par une étoile rouge. Ceux qui n’ont pas d’étoile rouge sont des champs optionnels.

1. Nom complet : Identifier votre solution de façon représentative.
2. Nom : Dynamics 365 va identifier automatiquement le nom unique de la solution. Vous pouvez le modifier avant la sauvegarde. Une fois votre solution sauvegardée, il ne sera plus possible de modifier son nom.
3. Éditeur : L’éditeur est très important à identifier, car il permet à l’organisation de retracer qui a créé la solution. Toutes les personnalisations vont être identifiées par le préfixe propre à l’éditeur. Nous allons en discuter plus en profondeur dans la section Le rôle d’un éditeur dans Microsoft Dynamics 365
4. Page de configuration : le lien vers une page de configuration facultative pour la solution.
5. Version : Par défaut, la solution de départ est habituellement identifiée 1.0.0.0. Si vous modifiez la solution, il est recommandé de modifier le numéro de la version de votre solution. Par exemple, vous ajoutez un nouveau champ à votre solution alors il faut augmenter la version de la solution en l’écrivant ainsi : 1.0.0.1. Chaque compagnie peut établir leur standard. Il n’y a pas une façon officielle pour les numéros de versions, l’important c’est que chaque nouveau numéro de version soit un chiffre ascendant.
6. Description : À cet endroit, vous pouvez décrire le rôle de la solution et à chaque nouvelle version de votre solution identifier ce qui a été modifié. C’est une tâche qui peut paraître ardue, mais elle va faciliter la vie en cas de besoin. Il ne faut pas oublier qu’il est possible que le créateur de la solution ne soit plus dans votre organisation. En ayant ces informations écrites, vous vous assurez un transfert de connaissances plus efficace.

Lorsque tous les champs sont remplis, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Enregistré et Fermer. Ensuite, la solution apparaîtra dans la liste de solutions.

Le rôle d’un éditeur de solution dans Microsoft Dynamics 365

Comme vous avez pu voir en étape 2, il faudra préciser un éditeur de solution. Or, vous vous demandez sûrement qu’est-ce que c’est? Alors, l’éditeur de solution permet d’identifier son créateur et de différencier les personnalisations du système (vanille) des personnalisations que vous avez créées pour votre solution. Donc, vous pouvez sélectionner l'éditeur par défaut, ou créer un nouvel éditeur.Pour ce faire, vous devez tout simplement cliquer sur la loupe.

Cliquer sur Rechercher d’autres enregistrements

Cliquer sur le bouton Nouveau

L’interface de création d’éditeurs va apparaître

1. Représente le nom de l’éditeur et son nom unique qui peut être modifié uniquement avant la sauvegarde
2. La description de qui est l’éditeur
3. Le préfixe utilisé pour identifier l’éditeur. Toutes les personnalisations que vous créez auront le préfixe que vous aurez déterminé. Dans le cas de la Compagnie Gestisoft, le préfixe employé est le GS comme nous pouvons voir dans la case Aperçu de nom
4. Représente les coordonnées de l’éditeur

En conclusion, ces étapes sont le point de départ de la création de votre solution. Le contenant a été créé et il reste à le remplir en y insérant vos personnalisations à l’intérieur de votre solution. Ces personnalisations vous pouvez les créer ou solliciter l’aide de spécialistes en implantation de CRM ou ERP comme Gestisoft.