Commencez à utiliser le Microsoft Dynamics 365 Marketing, et vous vous rendre compte que cette plateforme étonnante est un centre de stockage de toutes vos données. Certes, vous voulez protéger la confidentialité de vos données et informations contre les utilisateurs non autorisés. C’est à ce moment-là que les rôles de sécurité viennent à votre secours. Alors, qu’est-ce que les rôles de sécurité ? Et comment pouvez-vous les mettre en œuvre ? Voyons ça.
Qu’est-ce que Dynamics 365 ?
Les rôles de sécurité de Dynamics 365 sont la meilleure façon de définir qui a accès à quoi. Vous pouvez contrôler l’accès aux données en créant de nouveaux rôles de sécurité et en modifiant les rôles existants. Vous pouvez également assigner différents rôles de sécurité à un seul utilisateur.
Les avantages de rôles de sécurité
Les rôles de sécurité vous permettent de contrôler toutes vos données. Vous ne voulez pas que A accède à ce quoi B a l’autorisation d’accéder ? Voulez-vous que les agents des unités commerciales X accède à quelque chose que les agents des unités commerciales Y n’ont pas accès ? Votre équipe de vente a l’accès aux enregistrements qui lui appartiennent, mais vous souhaitez aussi leur donner l’accès aux autres enregistrements ? Alors, vous pouvez réaliser toutes ces exigences en modifiant les rôles et les autorisations de vos utilisateurs.
C’est très simple. Le rôle de sécurité de Dynamics 365 garantit que vous partagiez uniquement les informations pertinentes avec les acteurs concernés sans compromettre la confidentialité et l’intégrité de vos données.
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Les rôles de sécurité de Dynamics 365
Général
Ce niveau d’accès permet aux utilisateurs d’accéder à tous les enregistrements de l’organisation, quel que soit le niveau hiérarchique de la division auquel appartient l’utilisateur. Les utilisateurs qui disposent d’un accès Global bénéficient également d’un accès Profond, Local et De Base.
Étant donné que l’accès Global est si puissant, nous recommandons que les autorisations ne soient accordées qu’aux gestionnaires et aux professionnels de haut niveau.
Profond
Ce niveau d'accès permet aux utilisateurs d'accéder aux enregistrements de leurs unités commerciales respectives et de toutes les unités commerciales qui constituent un sous-ensemble de l'unité commerciale de l'utilisateur. L'accès Profond fournit également aux utilisateurs un accès De Base et Local.
Local
Ce niveau d’accès donne à un utilisateur accès aux enregistrements de leurs unités commerciales. Les utilisateurs qui disposent d’un accès Local bénéficient également d’un accès De Base.
De Base
Ce niveau d’accès donne à un utilisateur accès aux enregistrements qui lui appartiennent, aux objets partagés avec l’utilisateur et aux objets partagés avec une équipe dont il fait partie. Il s’agit du niveau d’accès standard pour les vendeurs et les conseillers du service clientèle.
Aucun
Aucun accès n’est autorisé.
Les privilèges et rôles de sécurité de Dynamics 365
Les privilèges sont les unités de sécurité de base qui définissent le type d’action qu’un utilisateur peut effectuer sur la plateforme. Les privilèges ne peuvent pas être ajoutés, supprimés ou modifiés.
- Créer : Requis pour créer un enregistrement. Les enregistrements pouvant être créés dépendent du niveau d'accès de l’autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Lire : Requis pour ouvrir un enregistrement pour afficher son contenu. Les enregistrements pouvant être lus dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Écrire : Requis pour modifier un enregistrement. Les enregistrements pouvant être modifiés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Supprimer : Requis pour supprimer définitivement un enregistrement. Les enregistrements pouvant être supprimés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Ajouter : Requis pour associer un enregistrement à l'enregistrement actif. Par exemple si un utilisateur dispose des droits Ajouter sur une opportunité, il peut ajouter une note à cette opportunité. Les enregistrements pouvant être ajoutés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Ajouter à : Requis pour associer l'enregistrement actif à un autre enregistrement. Par exemple, un utilisateur qui dispose des droits Ajouter à sur une note peut ajouter la note à une opportunité. Les enregistrements pouvant être ajoutés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Attribuer : Requis pour accorder la propriété d'un enregistrement à un autre utilisateur. Les enregistrements pouvant être attribués dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
- Partager : Requis pour accorder l'accès à un enregistrement à un autre utilisateur tout en conservant votre propre accès. Les enregistrements pouvant être partagés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
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Les rôles de sécurité Dynamics 365 – les licences des utilisateurs et des membres d’équipe
L'octroi de licence à un utilisateur peut être effectué lorsque vous créez le compte d'utilisateur, ou vous pouvez même lui attribuer une licence plus tard. Vous ne serez pas en mesure de fournir à un utilisateur d'accéder à votre organisation jusqu'à ce que les licences d'utilisateurs concernés sont émises. L’utilisateur doit disposer d’une licence lors de la connexion à votre organisation.
De plus, vous devez disposer d’une licence afin de délivrer une invitation (qui expire dans deux semaines suivant la date d’émission), même pour une invitation refusée. Néanmoins, vous pouvez réduire le nombre de licences s’ils sont trop nombreux. Si vous avez besoin d’aide, il suffit de contacter le service clientèle.
Une fois que l’utilisateur a une licence, il peut se connecter au compte de votre organisation. Vous pouvez contrôler le niveau d’accès et les autorisations des utilisateurs en définissant le rôle de sécurité.
Une fois que vous accordez un rôle de sécurité à un utilisateur, vous pouvez lui associer des privilèges pertinents :
Privilèges utilisateur
L’utilisateur obtient les privilèges directement lorsqu’un rôle de sécurité lui est affecté. L’utilisateur peut créer des enregistrements et a accès aux enregistrements créés/détenus par lui lorsque le niveau d’accès De base a été donné pour la création et la lecture.
Privilèges d’équipe
L’utilisateur obtient ces privilèges en tant que membre de l’équipe. Ces utilisateurs n’ont pas de privilèges utilisateur propres, mais ils ont accès aux enregistrements qui appartiennent à l’équipe.
Comment définir les rôles de sécurité de Dynamics 365 ?
Pour attribuer des rôles de sécurité aux utilisateurs, vous devez disposer des privilèges pertinents pour que les choses fonctionnent. Les privilèges minimums dont vous avez besoin sont Lire et Attribuer. Pour s’assurer qu’il n’y a pas d’abus de privilèges, vous ne pouvez pas assigner un rôle de sécurité avec plus de privilèges que le vôtre. Ainsi, si vous êtes un gestionnaire CSR, vous ne pouvez pas attribuer le rôle d’administrateur à un autre utilisateur.
Par défaut, l’administrateur dispose de tous les privilèges nécessaires qui lui permettent d’attribuer des rôles de sécurité à tout utilisateur, y compris le rôle de l’administrateur. C’est le rôle le plus important qui a l’autorité de supprimer et de donner l’accès, et de définir l’étendue des privilèges. De plus, c’est le seul rôle dans Dynamics 365 Marketing qui ne peut pas être modifié.
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Conclusion
Les rôles de sécurité sont intéressants, non ? Ces rôles garantissent que votre organisation et vos données sont parfaitement sécurisées, et empêchent les utilisateurs non autorisés d’accéder aux données qu’ils ne devraient pas. Bien que tout cela semble facile à configurer, vous serez sûrement submergé par toutes les fonctionnalités sur la plateforme.
Vous êtes bloqué ? Grâce à GestiOnTheGo, vous pouvez former vos agents sur toutes les fonctionnalités de base et avancées de Dynamics 365 Marketing. Avec une bonne formation, votre équipe évitera les obstacles, et sera en mesure de profiter de toutes les fonctionnalités étonnantes sur la plateforme.
Alors qu’en pensez-vous ? Si vous avez des questions, contactez-nous. Nous sommes là pour vous aider !
Dynamics 365 Security Role: What Is It?
Dynamics 365 security roles are the best way to define who gets to access what. You can control access to data by creating new security roles and modifying the existing ones. You can also assign different security roles to a single user.
Security roles let you exercise full control over your data. You don’t want A to access what B has access to? Or do you want the employees in department X to access something that the employees in department Y can’t access? Or if your sales team only has access to lead records they own, but you want them to see additional leads as well? Well, you can meet all these conditions by editing the roles and permissions of your users.
The idea is simple – Dynamics 365 security role ensure that you only share relevant information with the relevant stakeholders without compromising your data’s confidentiality and integrity.
Dynamics 365 Security Roles
Global
This access level provides users with access to all records, irrespective of their business unit, and job role. Users with Global access automatically get other accesses too – deep, local, basic, and so on.
Since Global access is so powerful, we recommend exercising caution while providing it to anyone. Ideally, it should only be provided to managers and other high-authority professionals.
Deep
This access level provides users with access to records in their respective business units and all business units that are a subset of the user’s business unit. Deep access provides users with Basic and Local access, also.
Local
This access level provides users with access to information in their business units. Local access also provides users with the Basic access.
Basic
Basic access provides a user with access to records that they own and manage. It also lets them access the objects shared with them. This access level is typically provided to sales and service representatives.
None
None means that the user doesn’t have any access to records and information.
Privileges are the basic security units that define the kind of action a user can perform in the platform. Privileges cannot be added or deleted but modified.
Create
Allows a user to create a new record. A user can create a record depending on their access level.
Read
Allows a user to read the contents of a record. A user can read a record depending on their access level.
Write
Allows a user to make changes to a record. A user can edit a record depending on their access level.
Delete
Allows a user to delete a record permanently. A user can delete a record depending on their access level.
Append
Allows a user to associate a current record with another.
Append To
Allows a user to associate a record with the current record.
Assign
Allows a user to assign the ownership of a record to another user. A user can assign a record depending on their access level.
Share
Allows a user to give access to a record to another user while maintaining their own access intact. A user can share a record depending on their access level.
Dynamics 365 Security Role, User Licenses vs. Team Member Licenses
Licensing a user can be done when you create the user account, or you can even license them later. You won’t be able to provide a user with access to your organization until relevant user licenses are issued. An active user record who signs into your organization will need one user license per person.
Additionally, you would also need a user license to issue an invitation. You need a user license even for an unaccepted invitation until it expires two weeks after it was issued. However, you can always get the number of licenses reduced if you have more than what you need. All you need to do is contact support.
So, once you have issued a security license to a user, they can sign in to your organization. You can control their access by defining security roles based on access levels and permissions.
Once you have provided your user with a security role, you can allocate them with the necessary privileges:
User Privileges
User privileges are granted directly when you assign a security role to a user. The new security roles have a Basic access level by default. This allows them to create and access record created or owned by them.
Team Privileges
Team privileges are granted when a user joins a team. These users might not have user privileges of their own but can still access the records their team has access to.
Dynamics 365 Security Role: How To Assign It?
To be able to assign security roles to users, you must have the related privileges to make things work. The minimum privileges you would need are Read and Assign. To ensure that there is no misuse of privileges, you cannot assign a security role with more privileges than yours to the assignee. Thus, if you are a CSR Manager, you cannot assign the role of System Administrator to another user.
The System Administrator, by default, has all the required privileges that empower them to allocate security roles to any user, including the role of System Administrator. This is the highest role that has the authority to remove and provide access and define the extent of rights. Additionally, this is the only role in Dynamics 365 Marketing that cannot be edited.
Conclusion
Aren’t security roles interesting ? They ensure that your organization and data are perfectly safe and that unauthorized users don’t get to access what they should not. Although all this seems easy-to-go, you are bound to get overwhelmed with all the features out there.
So, what are your views on this? Any queries, or do you need assistance? We are here to help you out. Write to us!
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08 janvier 2021 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
