Pourquoi les ordres professionnels devraient-ils utiliser des outils de collaboration en ligne?

Des outils de collaboration, qu’est-ce que c’est?

Vous avez probablement une idée du fonctionnement d’outils de collaboration si vous avez déjà travaillé sur un projet qui vous a amené à collaborer avec plusieurs autres personnes dans un cadre professionnel. Travailler avec une autre personne ou un groupe, dans le but d’atteindre un même objectif, est la définition même de la collaboration. De nos jours, les progrès de la technologie nous permettent de travailler ensemble de manière plus efficace. Ces outils de collaboration sont une solution technologique permettant aux individus d’atteindre plus efficacement les résultats souhaités.

Un outil de collaboration peut être aussi simple qu’un tableau blanc dans une salle de conférence où les participants font du remue-méninge et résolvent des problèmes, mais la technologie nous offre bien davantage. Par exemple, depuis que la pandémie a transformé le bureau en travail à distance, les conférences vidéo se sont rapidement hissées au premier rang des méthodes de collaboration en permettant la réunion de plusieurs personnes pour discuter et résoudre des problèmes communs. Dans cet article, nous allons aborder les technologies en ligne qui permettent aux ordres professionnels de collaborer afin de mieux servir leur communauté. Ces technologies comprennent des outils tels que les applications de messagerie, l’édition et le partage de fichiers, le stockage en ligne dans en nuage, les calendriers et les solutions de gestion de projet. Jetons un coup d’œil aux principaux d’entre eux ci-dessous.

Applications de messagerie

Les applications de messagerie, ou applications de clavardage sont rapidement devenues la norme dans les organisations, et cela ne devrait pas être différent pour les instances de réglementation. Les logiciels de clavardage en équipe sont destinés à faciliter la communication entre membres. Être physiquement présent en permanence n’est pas toujours possible, ni même nécessaire. Ces technologies vous permettent donc de discuter et de partager des idées, des documents et des vidéos, même à distance. Bien que l’objectif premier du logiciel de clavardage au bureau soit de rassembler les employés et de simplifier les processus de l’entreprise, il stimule également l’engagement des employés. À son tour, cet engagement se traduit par une productivité globale des employés, élément crucial pour les organismes régulateurs qui cherchent à fournir un service optimal.

Édition et partage de fichiers

La popularité du travail à distance a stimulé l’essor des logiciels collaboratifs d’édition de documents, permettant à des équipes éloignées de collaborer comme si elles se trouvaient dans le même bureau. Travailler sur le même projet au même moment en utilisant une plateforme d’édition de fichiers en temps réel permet à votre équipe d’effectuer et de suivre les modifications, le tout en un même endroit. La collaboration et le retour d’information sont ainsi facilités, le flux de courriels et de pièces jointes est réduit et la productivité est augmentée.

Stockage dans le nuage

Le stockage infonuagique (cloud storage) est un type de stockage de données informatiques dans lequel un hébergeur ou un fournisseur d’applications sauvegarde des données numériques dans des ordinateurs hors site. Ce type de stockage est de plus en plus populaire auprès des entreprises. Le stockage infonuagique permet aux utilisateurs de visualiser des données téléchargées depuis n’importe quel endroit. Utiliser une solution de stockage en nuage adaptée à ses besoins permet à un organisme de réglementation de télécharger des documents à partir de divers appareils et endroits.

En optant pour cette solution plutôt qu’un serveur physique, les instances de réglementation peuvent également économiser considérablement sur leurs coûts opérationnels. Le stockage en nuage est une option rentable, car elle supprime la nécessité d’acheter un serveur et tout le matériel qui l’accompagne, ce qui est particulièrement avantageux pour toute organisation ayant un budget à respecter.

Gestion de projet

Il est de plus en plus indispensable pour les gestionnaires de projet d’utiliser un logiciel de gestion de projet qui leur permet la planification et la gestion efficace de projets. Ces outils sont souvent achetés dans le cadre d’un abonnement mensuel ou annuel. La plupart des logiciels de gestion de projet comprennent des fonctionnalités telles que le clavardage entre équipes, la création de graphiques et de rapports, l’affectation des ressources et le partage de documents.

Bien que les gestionnaires de projet utilisent fréquemment ces outils, les logiciels de gestion de projet ne leur sont pas limités. Ces produits servent souvent aux individus et aux équipes de toutes tailles à répartir le travail, à surveiller les jalons, à communiquer et à mesurer leurs progrès.

Pourquoi les ordres professionnels devraient-ils utiliser des outils de collaboration en ligne?

Les besoins des ordres professionnels sont variés et peuvent être comblés de manière optimale grâce aux outils de collaboration en ligne. D’une part, ils ont besoin d’une solution numérique solide et agile qui leur permet de gérer facilement les activités relatives à l’expérience utilisateur. D’autre part, étant donné que de nombreux employés travaillent désormais à distance, la transformation numérique devient encore plus cruciale lorsqu’il s’agit de répondre à des préoccupations de conformité réglementaire et de mener des enquêtes qui dépendent de l’utilisation de données pour garantir une précision maximale. Voici comment les ordres professionnels peuvent bénéficier des outils de collaboration.

Établir des relations et un travail d’équipe grâce à la vidéoconférence

Pour commencer, la vidéoconférence, élément essentiel des outils de collaboration en ligne, offre la possibilité d’établir de meilleures relations au sein de l’équipe. Grâce aux progrès technologiques, nous n’avons plus besoin de nous rendre au bureau pour obtenir les données et les informations dont nous avons besoin pour accomplir notre travail. Ainsi, lorsque vous devez communiquer avec d’autres personnes à distance, il ne fait aucun doute que tous gagnent à utiliser la vidéo dans vos réunions.

Il nous est presque tous déjà arrivé de lire dans des courriels des émotions qui n’y étaient pas, ou d’entendre dans une « voix » électronique un ton mal intentionné. À cet égard, les réunions en face à face contribuent à une meilleure compréhension et permettent à chacun de s’exprimer plus efficacement, la majorité de la communication étant basée sur des indices non-verbaux. Par conséquent, ce type de rencontres contribue grandement à l’établissement de meilleures relations et à l’instauration d’un climat de confiance, et donne lieu à de meilleurs résultats.

Augmentez la productivité grâce aux révisions de documents en temps réel

On ne peut plus s’attendre à ce que les employés travaillent de manière isolée, et la collaboration est la nouvelle réalité en milieu de travail. Cet accent mis sur la coopération devrait se traduire par une meilleure productivité et de meilleures performances, mais seulement si vous disposez des bons outils. La collaboration en temps réel consiste à faire travailler des personnes ensemble en temps réel, même si elles se trouvent dans des lieux différents. Techniquement, tout ce dont vous avez besoin, c’est de la possibilité de modifier un même document entre plusieurs collaborateurs.

En résumé, un fichier est mis à la disposition d’une équipe disposant des droits d’accès adéquats, après avoir été téléchargé dans le nuage, puis partagé via un lien ou un accès à celui-ci. Bien entendu, tous les collaborateurs doivent disposer d’une connexion internet permanente, utiliser le même logiciel de collaboration ou utiliser des applications intégrées qui fonctionnent parfaitement ensemble.

Collaboration centralisée

Grâce à la collaboration centralisée, les membres de l’équipe peuvent partager des courriels, des calendriers, des contacts et modifier des documents. Le partage de calendriers, par exemple, vous permet de savoir qui dans votre entreprise est disponible et à quel moment, ce qui vous permet d’organiser des réunions convenant à tous. Le partage des boites de messagerie permet à plusieurs personnes d’accéder à la même boite de réception. Les messages peuvent ainsi être filtrés pour apparaitre dans la boite de messagerie partagée et pour ne pas être oubliés. Tout membre du personnel peut consulter et travailler sur les documents conservés dans le centre, et ceux-ci peuvent être partagés par courriel sous forme de lien. Les utilisateurs peuvent également modifier les documents en temps réel, ce qui permet une co-rédaction simplifiée. À tout moment, vous pouvez voir qui travaille sur le document et où il travaille, ce qui garantit l’exactitude et la fiabilité au sein des organismes de réglementation.

Planifier et faire le suivi des tâches

Quel que soit le poste ou le niveau d’expérience, un gestionnaire de tâches permet à tous les membres de son équipe d’organiser et de suivre leur travail avec plus d’efficacité. Il confère aux équipes une expérience de gestion des tâches qui est intuitive, collaborative et visuelle.

Amélioration de la sécurité

La sécurité des outils de collaboration basés dans le nuage est aujourd’hui meilleure que jamais. Elle libère votre entreprise d’un stress tout en assurant la sécurité de ses utilisateurs. Cela est particulièrement important pour les ordres professionnels qui traitent de nombreuses données privées et sensibles. Il est essentiel de protéger la sécurité de ceux qui se fient à vos services, et c’est ce que font les outils de travail en nuage.

Économies grâce à l’informatique en nuage (cloud computing)

En optant pour un fournisseur de stockage infonuagique, les organisations transfèrent une grande partie de leurs dépenses antérieures vers le fournisseur. Les ordres professionnels peuvent ainsi se concentrer à offrir le meilleur service possible tout en économisant sur les coûts liés à l’hébergement grâce au nuage. En effet, il n’est plus nécessaire d’acheter et de posséder des serveurs physiques pour héberger ses opérations. Plutôt que d’acquérir soi-même l’ensemble des équipements et des ressources, c’est le fournisseur de solutions infonuagique qui prend en charge ces dépenses et fournit l’infrastructure. L’informatique en nuage fournit toutes les ressources informatiques dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, réduisant ainsi les frais d’installation, d’entretien, de matériel, de mises à jour et d’assistance.

Travailler de n’importe où avec un accès à internet

Il est très simple de réaliser la majeure partie de son travail quotidien à l’aide d’une connexion internet, qu’il s’agisse de publier une mise à jour sur un site web, d’envoyer un courriel de suivi, de tenir une vidéoconférence avec un membre de l’équipe ou de créer un flux de travail.

Que peut faire Gestisoft pour les organismes de réglementation?

Legio 365 est une solution logicielle flexible qui fournit aux entreprises de toutes tailles et de tous types des outils essentiels de collaboration en ligne. Les ordres professionnels désireux de mettre à jour leur éventail de services pour mieux servir leurs clients en tireront également profit.

Depuis 12 ans, Legio est un produit phare de Gestisoft. Nous investissons continuellement dans son développement et l’introduction de nouvelles fonctionnalités afin d’aider tous les utilisateurs, aussi bien les petites entreprises que les organisations gouvernementales ou les organismes de réglementation, la satisfaction de nos clients étant notre priorité.