Les ordres professionnels mettent en place plusieurs mécanismes tels que l’admission, la formation continue, la discipline et l’inspection professionnelle pour assurer l’intégrité de ses membres et acquérir la confiance du public.
Apprendre qu’une inspection professionnelle se déroulera à notre lieu de travail peut souvent provoquer un sentiment d’angoisse. Peut-être qu’on manque de temps, qu’on a peur de se faire juger, qu’on craint manquer de connaissance ou ne pas être conforme aux règles. Peu importe la raison, l’inspection professionnelle a une connotation négative parmi les travailleurs. Toutefois, elle fait partie du mandat des ordres professionnels. Voici alors quelques conseils pour la réussir.
Pourquoi l’inspection professionnelle?
L’inspection professionnelle est une évaluation formelle des pratiques et des démarches d’un membre d’un ordre professionnel sur une base régulière (souvent annuelle) afin d’assurer la conformité de ses opérations et l’intégrité de ses membres dans le but de protéger le public.
Ainsi, chaque ordre professionnel doit mettre en place un système de surveillance avec un comité d’inspection qui détermine entre autres le nombre de membres à inspecter par année, les modalités d’inspection et leurs objectifs et les critères d’évaluation pour l’inspection.
L’inspection vérifie le niveau de compétence des membres, la tenue de leurs dossiers, leur jugement et leur raisonnement, les lieux d’exercice des activités, et leur respect des règlements et du code d’éthique. Elle assure également que le membre répond aux besoins des bénéficiaires de ses services ou produits, soit les clients ou les patients.
On parle généralement de deux types d’inspection : la générale et la particulière.
L’inspection générale sert de mesure préventive qui surveille l’exercice de la profession et se fait de façon constante annuellement. L’inspection particulière est rétroactive, répondant à une plainte ou un problème énoncé face à un membre dont les capacités sont mises en doute. On va souvent apporter des recommandations concrètes suivant l’inspection, selon les résultats, pour combler toute lacune.
L’inspection professionnelle est essentielle pour un ordre professionnel de maintenir sa crédibilité et sa fiabilité, car on choisit souvent de collaborer avec l’un de ses membres justement parce qu’il est soutenu par une autorité réglementaire.
Les inspections professionnelles permettent une certaine transparence entre les 46 ordres à travers le Québec et les 407 000 membres qui en font partie. La mission première d’un ordre est de protéger le public.
Les inspecteurs sont des professionnels qui pratiquent dans l’industrie même qu’ils surveillent avec un minimum d’années d’expérience, qui varie selon l’ordre. Ils ont une connaissance approfondie des normes qui encadrent leur profession et ils suivent des formations continues pour les maintenir à jour.
Soyez rassuré qu’à peu près tous les travailleurs se font inspecter au courant de leur carrière, et que les inspecteurs se disent satisfaits par la majorité de leurs rencontres sur le terrain. Cependant, il y a plusieurs étapes qu’on peut suivre pour garantir une inspection professionnelle réussie.
Voici donc quelques conseils pour remplacer votre peur des inspections par un sentiment de confiance face à celles-ci.
Voir l’inspection comme opportunité d’amélioration
Bien que l’inspection professionnelle soit anxiogène pour les membres des ordres professionnels, on peut apaiser toute cette nervosité avec une bonne préparation. Vous saurez à quoi vous attendre et sur quels critères l’inspecteur va se baser pour évaluer le milieu de travail. Lorsqu’un membre est sélectionné pour une inspection, il reçoit une notification par courriel et peut ainsi commencer à s’y préparer.
Une fois que l’avis est reçu, lisez attentivement le Guide d’application des standards de pratique de l’ordre auquel vous appartenez. Celui-ci est la ressource première pour connaître toute règle à suivre.
Pour être sûr de prévoir les bons éléments à soumettre, consultez la section Inspection professionnelle du site web de l’ordre professionnel. Vous allez pouvoir bien préparer votre dossier professionnel, auquel votre inspecteur aura recours, dont les livres, registres et licences nécessaires à l’exercice de la profession. Vous saurez aussi comment évaluer l’équipement et les produits utilisés dans vos activités afin de garantir leur bonne condition.
Le guide comprend également une auto-évaluation qui permet au membre de prendre conscience de sa propre pratique, de l’analyser et d’y apporter les ajustements nécessaires avant la visite de l’inspecteur. Pour être encore plus efficace, n’attendez pas l’avis de l’inspection pour apporter des changements à vos activités de travail ; imposez-vous une auto-inspection au moins une fois par année. Comme ça, vous êtes sûr de maintenir les standards attendus par l’inspecteur professionnel lors de sa visite.
Cela dit, lorsque le moment arrive pour prendre rendez-vous, sachez qu’on tient compte de l’horaire du membre ainsi que celui de l’inspecteur. Souvent, on regroupe plusieurs membres d’une même région ou d’un même établissement pour économiser du temps et simplifier les déplacements. Pour une inspection plus productive, choisissez une journée représentative de votre quotidien typique, dans le lieu où vos activités se déroulent principalement. Et faites attention de ne pas modifier les effectifs pour éviter de fausser les résultats. Évitez également de faire passer des étudiants ou des stagiaires sous la loupe de l’inspecteur. Le but de l’inspection est d’évaluer les compétences de professionnels, et non ceux de gens en formation.
En assurant que les conditions dans lesquelles l’inspection se produit reflètent votre contexte de travail réel et actuel, l’inspecteur pourra identifier les bons problèmes et trouver les solutions appropriées. Cela assure également qu’aucun problème ne soit caché ni amplifié.
Comment se déroule une inspection professionnelle?
L’inspection se déroule généralement en deux étapes : l’observation et la discussion.
Pendant la période d’observation, l’inspecteur vous surveille pendant que vous effectuez les différentes tâches liées à l’exercice de votre métier. Il peut également vous poser quelques questions sur votre démarche ainsi qu’à vos patients ou clients, le cas échéant, sur leur expérience. Ensuite, pour la période de discussion, l’inspecteur vous demandera d’interrompre votre travail pour vous rencontrer dans un endroit tranquille et privé. Il est également préférable d’avoir tout dossier ou document important à notre disposition pour les consulter rapidement et facilement.
La période de discussion se sépare en trois étapes différentes. La première est l’entrevue. L’inspecteur vous posera des questions générales pour déterminer les points forts de votre démarche et les points à améliorer. Consultez le site web de votre ordre ; il se peut que ces questions soient disponibles comme outil de préparation.
Ensuite, l’inspecteur vous fera part de ses constats. Cette partie de la discussion donne la chance à l’inspecteur d’expliquer ses observations et permet au membre d’expliquer sa démarche.
Une fois l’inspection terminée, on fera parvenir les résultats. Les délais et les méthodes de transmission varient d’un ordre à l’autre, mais on peut s’attendre à recevoir un rapport préliminaire le jour même et un rapport complet dans les semaines qui suivent.
Recevoir le rapport et ajuster sa pratique en conséquence
Le rapport préliminaire peut être livré verbalement ou sur papier et comprend les observations globales de l’inspecteur ainsi que quelques recommandations. Vous pouvez donc commencer à adapter votre pratique dès sa réception. Le rapport final peut d’abord passer par le comité d’inspection ou vous êtes livré directement, selon l’ordre auquel vous appartenez. Celui-ci est plus détaillé que le rapport préliminaire et offre des exemples concrets pour justifier les résultats ainsi que des pistes de solution pour tout problème identifié.
De façon général, lorsque tous les standards sont atteints ou qu’on juge que le membre résoudra les problèmes identifiés par des solutions précises, le dossier est fermé.
Si le professionnel éprouve des difficultés à atteindre les standards, l’inspecteur se base sur trois facteurs pour établir la démarche à suivre : le risque ou la probabilité que la pratique du professionnel ait des conséquences négatives ; la probabilité que ces conséquences se produisent ; la gravité des impacts sur le public. On doit également juger la nature de la conséquence (financière, psychologique ou physique), son intensité (réversible ou irréversible), son étendue (individuelle ou collective) et sa durée (courte, moyenne, longue ou permanente.)
Les résultats de cette réflexion vont déterminer les interventions à effectuer et la discipline à apporter au membre. Un inspecteur professionnel peut, par exemple, imposer à un membre un stage, un cours de perfectionnement, ou la limitation ou la suspension de son droit d’exercice.
Gestisoft : fier partenaire des ordres professionnels
Les experts de Gestisoft travaillent depuis 1997 avec des associations et des ordres professionnels, et ils ont développé des outils technologiques pour faciliter les inspections professionnelles basés sur leurs connaissances approfondies de leur déroulement. D’ailleurs, Legio est l’outil de prédilection pour les inspecteurs professionnels, leur offrant une solution intégrée et facile à adopter pour les tâches administratives qui occupent une grande partie de leur temps. Cette solution inclut toutes les fonctions de l’accès à la profession, du registre, du renouvellement, de la discipline, de l’enquête, des requêtes et des plaintes, de la courtoisie, des événements, des élections, du portail web des membres, de la messagerie en masse, etc.
Vous êtes un ordre professionnel qui souhaite savoir comment Legio fait économiser du temps aux inspecteurs pour mieux servir leurs membres et le public. Vous désirez mieux comprendre comment ce logiciel pourrait répondre à vos besoins administratifs? Contactez Gestisoft pour en savoir plus.
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02 août 2021 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
