7 raisons d’adopter la gestion de projet dans Dynamics 365 Business Central

La gestion de projet est un réel défi dans chaque entreprise. Être organisé, respecter les deadlines, prendre des notes, faire face à des imprévus, gérer les équipes et les ressources... voilà une liste non exhaustive que Business Central peut gérer avec son module "Jobs" (gestion de projet).

Pour vous aider à démystifier le tout et à comprendre pourquoi vous devriez adopter Dynamics 365 Business Central Gestion de Projet, nous vous avons préparé un petit décompte des 7 raisons de l’intégrer dans votre routine.

D’abord, qu’est-ce que Business Central?

Business Central nous provient de Dynamics NAV, un ERP de Microsoft. Dans les dernières années, Microsoft a cherché à rassembler tous ses produits sous la même bannière : Dynamics 365. En combinant CRM et ERP, les clients Microsoft ont accès à un vaste éventail de modules et de fonctions pour les aider à gérer leur entreprise de façon cohérente et efficace.

Ainsi, vous retrouvez toutes vos données sous le même espace et vous pouvez plus facilement collaborer sur les différents projets avec les autres départements de l’entreprise. Et pour la gestion de projet, avoir un programme aussi complet vous offrira la possibilité de tout coordonner à partir du même endroit : oubliez les post-its, les grilles budgétaires qui s’envolent à chaque coup de vent et les filières de papier.

Dans Business Central, vous pourrez donc accomplir des tâches communes liées à la gestion d’un projet, comme créer d’autres tâches, offrir de l’information pour l’établissement d’un budget, trouver une donnée pour évaluer la progression de votre projet ou encore planifier l’utilisation des ressources.

Dynamics 365 Business Central est donc un allier incontestable pour vous permettre de bien gérer vos projets sans oublier un détail et sans perdre d’informations précieuses. En fait, il regroupe toutes les données dont vous avez besoin et elles sont accessibles en quelques secondes seulement.

Et pourquoi devriez vous choisir Business Central pour la gestion de projet ?

Voici ses 7 fonctions étoiles qui vous convaincront d’abandonner le chaos de votre bureau.

Raison №1 d’adopter Business Central en gestion de projet : les tâches

D’abord, il faut savoir que dans votre Dynamics 365 Business Central en gestion de projet les tâches seront un incontournable, un essentiel dans votre quotidien au travail. Elles sont la pierre angulaire d’après peu près tout ce que vous ferez avec votre gestionnaire de projets.

Les tâches sont en fait toutes les actions à prendre pour chacun de vos projets. Vous pouvez les créer, les assigner à des collèges, les planifier. Business Central en gestion de projet vous offre même la possibilité d’interagir avec ces tâches en leur allouant des ressources, en les intégrant à votre planification et à vos feuilles de temps, ou encore en enregistrant l'achat de fournitures pour réaliser ladite tâche.

Chaque tâche sera liée à une fiche projet qui aura une ligne de planification (lignes planning) structurée et un détail des ressources, articles et dépenses nécessaires à leur réalisation. Dites adieu aux post-its, aux listes de choses à faire qui se perdent et le chaos généralisé causé par une pile de dossiers sur un bureau. Génial, non?

Raison №2 d’adopter Business Central en gestion de projet : les feuilles de temps

De leur côté, les feuilles de temps de Dynamics 365 Business Central en gestion de projet vous permettent de planifier les tâches dans une période spécifique de temps ou un nombre de semaines. En plus de vous donner un coup de main avec votre comptabilité, elles sont aussi utiles pour la gestion de vos ressources ou pour mieux suivre la progression d’un projet.

La gestion de projet de Business Central vous permet d’ailleurs de copier vos lignes de planification directement dans les feuilles de temps afin d’optimiser votre temps, mais aussi de vous garantir l’exactitude de vos données. Enfin, les feuilles de temps peuvent être approuvées par un administrateur pour faciliter la gestion de vos tâches. C’est, pour tout vous dire, le genre de fonction qui vous évite des correspondances infinies avec votre équipe de comptabilité et qui rend la vie un peu plus simple pour tout le monde.

Raison №3 d’adopter Business Central en gestion de projet : le budget

Dynamics 365 Business Central vous permet vraiment de bien gérer vos projets puisqu’il vous offre, en plus des feuilles de temps et des tâches, une façon de suivre l’utilisation des ressources allouées à une tâche ou à une fiche projet.

Ainsi, avez Dynamics 365 Business Central pour la gestion de projet vous pouvez allouer un budget pour chaque tâche. Ce budget peut contenir plusieurs lignes et détails ou être plutôt sommaire : dans l’un ou l’autre des cas, vous aurez la possibilité de suivre la progression et de comparer votre estimation avec le coût réel.

Oubliez les dépassements de coûts et permettez à votre comptable de souffler un peu!

Raison №4 d’adopter Business Central en gestion de projet : l’utilisation des ressources

De la même façon que vous pouvez allouer un budget à chaque tâche, il est possible avec Dynamics 365 Business Central pour la gestion de projet d’attribuer une ou plusieurs ressources pour la réalisation de votre projet.

Cette fonction vous permet également d’enregistrer l’usage de ressources dans le journal de tâches pour suivre les coûts, les prix et le type de travail effectué pour chaque tâche. De plus, avec Business Central en gestion de projet vous offre la possibilité d’ajuster les prix en cours de route, que ce soit pour un grand nombre de ressources ou une seule. On adore sa flexibilité et son efficacité!

De la même façon que vous pouvez enregistrer l’usage de ressources, il peut être possible d’acheter de l’inventaire ou de la facturer pour chaque tâche.

Raison №5 d’adopter Business Central en gestion de projet : la progression

Il peut être difficile de suivre à la trace chaque projet et pour éviter toutes confusions pour vos budgets ou vos états financiers, la gestion de projet avec Business Central vous offre la possibilité de publier l’utilisation de matériels et de ressources pour chaque tâche en cours, et ce, même si elle n’est pas terminée ou que vous n’avez pas encore facturé votre client.

Vous pourrez ainsi estimer la valeur financière de chaque tâche dans votre grand livre tout en laissant votre équipe travailler sur le projet en cours. Vous aurez là l’assurance d’avoir des états financiers exacts en tout temps.

Raison №6 d’adopter Business Central en gestion de projet : la méthode TEC

Évidemment, pour suivre la progression de vos tâches d’aussi près, il vous faut une fonction bien importante pour Dynamics 365 Business Central en gestion de projet : la méthode TEC (Travaux en Cours). En fait, la méthode TEC est un calcul qui vous permet d’estimer la valeur financière de vos projets sans nécessairement avoir à attendre la facturation et l'achèvement de vos projets.

Dans Dynamics 365 Business Central en gestion de projet, vous pourrez calculer le TEC selon la valeur de coût, de ventes, le coût identifiable, le pourcentage d’achèvement ou le contrat complété. Le TEC, il faut le souligner, peut être calculé autant de fois que vous le désirez et n’est pas automatiquement reporté dans le grand livre.

Raison №7 d’adopter Business Central en gestion de projet : la facturation

Enfin, la facturation est souvent le moment qui conclut un projet et pour mieux vous supporter dans cette dernière étape, la gestion de projet avec Business Central a décidé de vous offrir une fonction flexible et optimisée.

Ainsi, vous pouvez enregistrer des coûts pour l’utilisation des ressources, le matériel, les achats reliés aux tâches dans le journal. Et ensuite, il est possible de soit facturer l’ensemble du projet à partir des Lignes de tâche projet ou de seulement envoyer une facture qui contiendra les lignes facturables que vous aurez sélectionnées dans lignes de planification (ou lignes planning).

Vous aurez également la possibilité de choisir de facturer par période selon la prévision des factures ou d’envoyer une facture globale à la fin du projet.

Conclusion

Comme vous voyez, la gestion de projet de Business Central vous offre la plus grande flexibilité pour mieux convenir à vos besoins.

Enfin, comme vous pouvez voir, la gestion de projets n’a pas besoin d’être un véritable chaos ou une source de stress et d’imprévus comme l’était mon bureau. Il est possible de se servir de la technologie pour optimiser nos processus, s’assurer d’avoir les bonnes données en tout temps et d’effectuer un suivi de près de nos budgets.

N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts pour mieux comprendre la gestion de projet de Business Central peut vous aider à livrer de meilleurs projets.