Importez vos comptes et contacts dans Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 est un CRM intelligent offrant des capacités analytiques avancées en temps réel. Il offre une vue globale de vos données clients et vous permet d'effectuer toutes sortes de transactions de service client au moyen d'une interface unifiée. Si vous vous orientez vers une solution CRM de cette qualité, il est indispensable de disposer des données clients pour commencer.

Bien que la solution Dynamics 365 soit configurable pour saisir des données à partir de chaque interaction avec vos clients, que ce soit des formulaires, des abonnements ou autres, vos données existantes devront être importées manuellement. En l'absence d'un CRM complet, les coordonnées de vos clients et vos données pertinentes sont peut-être stockées dans différents appareils et applications.

Vos données, même stockées dans des fichiers Excel, des contacts téléphoniques, des applications de messagerie ou des bases de données peuvent être importées dans votre CRM grâce aux fonctionnalités intégrées de Dynamics 365. Laissez-nous vous guider.

Comment préparer vos comptes et contacts pour importation dans Dynamics 365

Format des données

Dans bien des cas, les comptes et les contacts sont stockés sous forme de fichiers XML, de fichiers Excel, de fichiers CSV ou de fichiers texte. La fonction d'importation de données de Dynamics 365 prend en charge les formats suivants :

• Fichiers compressés (.zip)
• Feuille de calcul Excel 2003 (.xml)
• Valeurs séparées par des virgules (.csv).
• Texte (.txt)

Si vos fichiers d'entrée sont dans d'autres formats, convertissez-les vers l'un des formats ci-dessus et importez-les facilement dans la base de données Dynamics 365.

Pour importer plusieurs fichiers à la fois, utilisez le format .zip; ajoutez plusieurs fichiers de données provenant de différentes sources de données et ajoutez-les au fichier zip.

Taille des données  

N'oubliez pas de respecter les restrictions de taille pour garantir la réussite de l'importation des données. Les limitations de la taille des données sont :

• Pour le téléchargement d’un fichierunique autre que le format zip, la taille maximale : 8 Mo.
• Pour le format de fichier compressé zip,la taille maximale est de 32 Mo.

Source

La préparation de vos données avant l'importation garantira que tous les champs de données sont correctement associées et que l'importation est réussie. Voici des instructions essentielles pour vous aider à préparer vos données lors de l'importation à partir de différentes sources.

Applications de messagerie

Les contacts de messagerie peuvent être exportés en format CSV. Il vous suffit d'accéder à votre messagerie et de sélectionner l'option d'exportation.

La plupart des applications de messagerie intègrent cette fonction sous le nom « exportation de contacts », « exportation de carnet d'adresses » ou « assistant d'exportation ». Trouvez cette fonction et suivez les instructions pour exporter vos contacts de messagerie au format CSV. 

Enregistrez le fichier dans un endroit accessible à partir de Microsoft Dynamics 365.

Feuille de calcul

Les fichiers de tableurs peuvent être directement utilisés lorsqu'ils sont enregistrés sous les formats de fichier XML ou XLSX. Toutefois, vous devez vous assurer que les noms des colonnes correspondent exactement au modèle de contact. Ouvrez votre feuille de calcul et modifiez les noms des colonnes afin qu'ils soient identiques à l'orthographe et au contenu indiqués ci-dessous :

• Prénom
• Deuxième prénom
• Nom
• Téléphone professionnel
• Téléphone mobile
• Fonction
• Rue (bureau)
• Ville (bureau)
• Dép/Région (bureau)
• Code postal (bureau)
• Pays/Région (bureau)
• Adresse de messagerie

Une fois l'exactitude des noms de colonnes vérifiée, vous pouvez enregistrer le fichier et le télécharger directement.

Téléphone

Tous les téléphones récents sont équipés d'une fonction d'exportation des contacts qui vous permet d'exporter tous vos contacts téléphoniques dans un fichier CSV. Si votre téléphone ne dispose pas d'une telle application, vous pouvez rechercher des applications similaires sur la boutique en ligne et procéder à l'exportation de vos contacts téléphoniques.

Enregistrez le fichier sur votre ordinateur local ou sur un disque dur externe. Vous pouvez également utiliser votre câble USB pour connecter votre téléphone à votre ordinateur et exporter les contacts.

Comment importer vos comptes et contacts dans Dynamics 365?

Une fois que vous avez préparé les fichiers sources de données, vous pouvez les importer dans votre application Dynamics 365 à l'aide de l'assistant d'importation de données et commencer à les utiliser. Voici les étapes à suivre :

• Accédez à Paramètres > Gestion des données > Importations.
• Sélectionnez Importer des données > Importer des données.
• Dans la boîte de dialogue d'ouverture de fichier, recherchez votre fichier source, sélectionnez-le, cliquez sur Ouvrir et sur Suivant.
• Pour télécharger plusieurs fichiers à la fois, compressez-les dans un fichier .zip puis, téléchargez.
• Vérifiez le contenu du fichier de données pour vous assurer que le nom de fichier, le format, les délimiteurs et l'exactitude des données sont conformes, puis sélectionnez Suivant.
• Sélectionnez Par défaut pour activer le mappage automatique des données du système. Cliquez sur Suivant.
• Sélectionnez Contacts dans la liste déroulante Types d'enregistrements et passez à la page suivante.
• Si l'une des colonnes de données n'est pas mappée aux champs de votre enregistrement de données, une icône d'alerte s'affichera. Passez en revue les colonnes et reliez-les aux champs de données appropriés, puis cliquez sur OK.
• Examinez le résumé de l'importation de données et cliquez sur Suivant.
• Une fois que toutes les étapes sont terminées, cliquez sur Soumettre.

Vérifiez que l'importation a correctement été effectuée

Une fois que l'assistant de données a terminé avec succès l'importation dans Dynamics 365, vous verrez les informations de contact mises à jour dans votre section Contacts. Pour vérifier la réussite de l'importation des données, procédez comme suit :

• Sélectionnez votre rôle et accédez à la section Contacts.
• Parcourez la liste des contacts, vérifiez les coordonnées des contacts importés et assurez-vous de leur exactitude.
• Si vous trouvez des inscriptions incorrectes en double, vous devrez les fusionner et mettre à jour les champs de données pour refléter les données exactes, si nécessaire.

Pour vérifier si l'importation de données dans Dynamics 365 est une réussite, vous pouvez consulter les rapports de contact dans la section Importations. Si l'importation n'est pas terminée, sélectionnez Terminer.

Conclusion

L'assistant d'importation de données de Dynamics 365 est un excellent outil pratique pour les petites opérations d'importation de données. Il n'est toutefois pas adapté à l'importation de gros volumes de données ou de données requérant un mappage transformationnel complexe.

En pareil cas, vous devrez avoir recours à la programmation pour importer des données. Dans ces situations, les conseils d’experts vous aideront à gagner temps et argent en plus de démarrer plus rapidement l'utilisation de Dynamics 365 CRM.

Contactez dès aujourd'hui le service d'assistance de Gestisoft, GestiOnTheGo, pour toute question ou pour des conseils sur l'importation de vos données dans Dynamics 365.