Comment créer ou modifier un formulaire dans Dynamics 365 ?

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Les formulaires occupent un rôle important dans Microsoft Dynamics 365. Bien que l’aspect esthétique ait changé au cours des années, sa fonction d’informer ses usagers, elle, est demeurée inchangée. Ce blogue vous expliquera comment créer ou modifier un formulaire à l’intérieur de Microsoft Dynamics 365. Nous allons élaborer les bonnes pratiques de création de formulaires, comment modifier un formulaire directement à partir de l’éditeur et comment modifier un formulaire à partir de l’éditeur de solution.

Bonne pratique pour la création ou la modification de formulaire

Il est possible qu’après un certain temps d’utilisation, vous réalisiez que les formulaires système (vanille) à l’intérieur de votre CRM Dynamics 365 ne répondent pas à 100% à vos besoins d’affaires. Dynamics 365 avec sa grande flexibilité, vous permet de personnaliser ses formulaires et même d’en créer des nouveaux. Cependant, avant de vous lancer dans la création complète d’un formulaire, posez-vous les questions suivantes :

Existe-t-il un formulaire système qui répond en partie ou en totalité à mes besoins ?

• Qui va utiliser ce formulaire ?

• Quelles sont leurs fonctions ?

• D’où viennent les informations enregistrées ?

• Que doit faire l’utilisateur à l’intérieur du formulaire ?

• Quelles informations doivent être obligatoires, recommandées ou facultatives?

Si un formulaire existant rejoint ces besoins/questionnements, il vous sera profitable en effort et en temps de le reprendre et de l’ajuster afin qu’il réponde bien à vos attentes. Bien que l’éditeur de formulaire soit simple d’utilisation, le design d’un formulaire à partir de zéro peut vous prendre un certain temps.

Comment modifier un formulaire directement à partir du formulaire dans Dynamics 365

Selon le rôle de sécurité que l’on vous a assigné, il est possible de modifier un formulaire avec Dynamics 365 directement à même le formulaire. Comme vous démontre l’image ci-dessous, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton formulaire. Si vous ne voyez pas ce bouton, c’est que vous n’avez pas le niveau de sécurité nécessaire pour faire ces modifications. Si vous désirez avoir cette option, vous devez en faire la demande à l’administrateur de votre CRM Dynamics 365.

Les dangers de modifier une solution directement à partir de l’éditeur de formulaire Dynamics 365

Comme mentionné dans notre blogue « Qu'est-ce qu'une solution dans Microsoft Dynamics 365 et comment la créer?», nous recommandons toujours de faire vos modifications à partir d’une solution. Si vous le faites directement sur le formulaire à partir de l’option « formulaire », vous perdrez la trace de celui ou celle qui a personnalisé le formulaire, et surtout, il sera difficile pour vous de démêler le formulaire Système (vanille) du formulaire que vous avez modifié.

Lorsque vous modifiez un formulaire à partir de cette fonctionnalité, vous modifiez aussi la solution vanille Microsoft de Dynamics 365. Alors si vous devez retourner à la solution de base,il sera plus difficile de différencier les formulaires système (vanille) de Dynamics 365 aux formulaires que vous avez modifiés. Il est donc important de créer vos personnalisations de façon organisée en les insérant dans une solution.

Création d’un formulaire Dynamics 365 à partir d’une solution

Comme mentionné précédemment, si vous créez un formulaire à partir d’une solution, cela vous permettra de retracer facilement vos personnalisations. On peut comparer une solution à un contenant remplie de personnalisations, qui elles, représentent le contenu. Les formulaires font partie d’un type de contenu que l’on peut retrouver à l’intérieur d’une solution. Pour voir comment créer une solution, je vous invite à vous référer à notre blogue « Comment créer une solution dans Microsoft Dynamics 365 ».

Afin de m’assurer de votre compréhension, voici l’interface d’édition de solution :

• Le point #1 nous informe que nous sommes à l’intérieur de la solution gestionnaire d’événement

• Le point #2 nous informe qu’à l’intérieur de la solution gestionnaire d’événement nous retrouvons les entités Compte, Contact et Prospect

• Le point #3 nous désigne les formulaires que nous retrouvons à l’intérieur de l’entité Compte

• Le point #4 désigne le formulaire principal nommé Compte vous pouvez le modifier ce formulaire existant en double cliquant dessus

• Le point #5 nous permettrait de créer un nouveau formulaire à l’intérieur de l’entité Compte

Les différentes parties d’un formulaire

Un formulaire est divisé en 4 parties :

1) L’en-tête : peut contenir un maximum de 4 champs. On retrouve également le nom de l’enregistrement dans l’en-tête du formulaire. Dans l’en-tête, nous retrouvons aussi le nom de l’enregistrement du compte. Si nous regardons l’image ci-dessous, le nom de l’enregistrement du compte est : Au p’tit café serré (exemple).

2) Le pied de page : peut contenir également un maximum de 4 champs. Les champs sont placés tout en bas du formulaire. Il est important de noter que ces champs ne peuvent pas être modifiés. Ils sont uniquement en lecture seule et le pied de page suit le défilement du formulaire. En n’y insérant aucun champ, le pied de page ne sera pas présent sur le formulaire.

3) La navigation : contient la liste des entités liées à votre formulaire.

4) Le corps du formulaire : contient des onglets, des sections, les champs et toutes autres composantes de votre formulaire.

Les parties du formulaire à l’intérieur de l’éditeur de Microsoft Dynamics 365

La section précédente vous a démontré les parties d’un formulaire. Maintenant, voyons comment ces sections se transposent à l’intérieur de l’éditeur de formulaire.• Le point #1 représente l’en-tête du formulaire

• Le point #2 représente le pied de page

• Le point #3 représente la portion navigation du formulaire

• Le point #4 représente le corps du formulaire

• Le point #5 représente les champs disponibles que nous pouvons intégrer dans le formulaire

• Le point #6 représente un navigateur de formulaire vous permet de basculer vers la section du formulaire que vous désirez éditer : En-tête, Pied de page, Navigation, Corps.

Enregistrer et publier son formulaire avec Dynamics 365

Lorsque vous créez ou modifiez un formulaire, il est important de suivre les étapes suivantes :

1. Tout d’abord, il faut enregistrer vos modifications

2. Ensuite, vous devrez publier votre formulaire. Si vous ne publiez pas votre formulaire, les utilisateurs ne pourront pas voir les modifications que vous avez faites ou voir le formulaire que vous avez créé. Le concept s’applique pour toutes les personnalisations que vous effectuez à l’intérieur d’une solution. Si vous ne publiez pas vos personnalisations, elles ne seront pas visibles pour les utilisateurs de votre CRM Dynamics 365.

3. Si vous avez terminé vos personnalisations, vous appuyez sur le bouton Enregistrer et Fermer

4. L’option Enregistrer sous vous permet en quelque sorte de cloner ou de créer une copie d’un formulaire en lui donnant un autre nom.

On insère quoi dans un formulaire Dynamics 365 ?

Dans un formulaire, vous avez la possibilité d’insérer des onglets, des sections, des colonnes, des sous-grilles, des espacements, des ressources web, une Bing Map, etc.

La différence entre un onglet, une section et des colonnes ?

• L’image ci-dessous est le corps d’un formulaire

• Le résumé (encadré rouge) représente un onglet à l’intérieur du formulaire. Il est important de noter que si vous minimisez un onglet dans l’éditeur de formulaire, il sera également minimisé dans votre CRM

• À l’intérieur de cet onglet, on peut remarquer 3 colonnes (encadré bleu).

• La section (encadré vert) de la première colonne se nomme INFORMATION SUR LE COMPTE, la deuxième colonne est VOLET SOCIAL et la troisième colonne est Assistant et Section

• À l’intérieur d’une section, on retrouve des champs. Dans la section INFORMATION SUR LE COMPTE, il y a le champ Nom du compte, Téléphone, Télécopie, Site Web, Compte Parent et Symbole de l’action.

Bref, un formulaire peut contenir plusieurs onglets, un onglet peut contenir plusieurs sections et une section contient plusieurs champs.En conclusion, un formulaire va être efficace si vous avez bien cerné les questions suivantes :

• Qui va utiliser ce formulaire ?

• Quelles sont leurs fonctions ?

• D’où viennent les informations enregistrées ?

• Que doit faire l’utilisateur à l’intérieur du formulaire?

• Quelles informations doivent être obligatoires, recommandées ou facultatives?Prenez le temps nécessaire pour répondre à ces questions et le niveau d’adoption de votre formulaire sera optimal. Dans notre prochain blogue, nous allons vous démontrer comment créer un champ et comment l’insérer dans votre formulaire.