Les classeurs sont maintenant des artefacts (du moins nous l'espérons !). Au cours de la dernière décennie – et seulement accélérée par la pandémie – la plupart de nos activités commerciales, administratives et personnelles sont passées à l'ère numérique.
Avec la numérisation croissante des informations et la capacité de stockage limitée sur les disques durs des ordinateurs pour les documents, photos, vidéos et autres données, le stockage de données en ligne est plus important que jamais.
La plate-forme Microsoft Dynamics 365 est un portefeuille complet d'applications commerciales qui peuvent vous aider à simplifier et à gérer les tâches quotidiennes, augmentant ainsi l'efficacité de vos opérations commerciales.
L'une des meilleures fonctionnalités de Microsoft Dynamics 365 est une base de données robuste et sécurisée qui peut vous fournir toute la capacité de stockage dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Pour vous aider à utiliser au mieux votre espace, voici un guide de la capacité de stockage de la base de données Dynamics 365.
Comment fonctionne la capacité de stockage de la base de données Dynamics 365 ?
Avec la nouvelle fonction de libre-service de Microsoft pour ses produits Power Platform, les employés n'ont plus à se fier aux équipes informatiques ou aux administrateurs de Power Platform pour acheter et installer des applications métier sur leurs ordinateurs. Ils peuvent effectuer des achats de produits en libre-service en ligne ou via des invitations d'achat dans l'application.
En conséquence, les employés sont désormais responsables de la gestion de la capacité de stockage de leur propre base de données Dynamics 365.
Les nouveaux utilisateurs de Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation ont automatiquement droit à trois types de stockage : données relationnelles (base de données), pièces jointes (fichier) et journaux d'audit (log).
La capacité de stockage de la base de données Dynamics 365 permet donc aux utilisateurs de stocker et de gérer les définitions d'entreprise, les données, les fichiers, les pièces jointes, les photos et les vidéos, ainsi que d'enregistrer les modifications de données au fil du temps pour analyse et rapports ultérieurs.
En plus de prendre en charge une grande variété de types de données, cette base de données réduit le besoin pour les entreprises de libérer de l'espace de stockage, leur offrant la possibilité de créer de nouveaux environnements s'ils dépassent leur capacité.
Les utilisateurs de Dynamics 365 peuvent également évoluer plus facilement avec les solutions de gestion de stockage spécialement conçues pour la base de données et acquérir la capacité de prendre en charge de nouveaux scénarios commerciaux.
Comment connaître votre capacité de stockage de base de données Dynamics 365 ?
La nouvelle fonction de libre-service de Microsoft donne également aux utilisateurs la possibilité d'afficher la capacité de stockage de leur base de données Dynamics 365 individuelle, facilement et rapidement. Garder un œil sur votre capacité de stockage peut vous aider à mieux gérer vos données, en vous alertant lorsqu'il est temps de les nettoyer.
Voici comment
- Connectez-vous au centre d'administration Power Platform avec vos informations de connexion d'administrateur ou d'utilisateur final.
- Dans le menu « Ressources», allez dans l'onglet « Capacity » et cliquez sur « Résumé ».
- Accédez à la section « Storage capacity, by source» et sélectionnez « View self-service sources».
L'écran suivant dépendra de votre type d'utilisateur. Si vous êtes connecté en tant qu'administrateur Power Platform, vous pouvez afficher toutes les licences achetées par les employés et la capacité de stockage associée à chacune. Vous pouvez utiliser le menu déroulant et la barre de recherche dans le coin pour filtrer ou rechercher plus efficacement des licences spécifiques et des licences complémentaires.
Si vous êtes connecté en tant qu'utilisateur final, vous ne verrez que les informations de licence et de capacité de stockage pour les licences que vous avez achetées. Si aucune licence n'a été achetée, la capacité de la page des licences utilisateur en libre-service sera vide.
Une fois que vous connaissez la capacité de stockage de votre base de données Dynamics 365, vous pouvez surveiller vos besoins de stockage et libérer ou acheter du stockage, si nécessaire.
Comment libérer de la capacité de stockage dans Dynamics 365 ?
Que vous approchiez de la pleine capacité ou que vous souhaitiez simplement nettoyer votre base de données et éliminer toutes les données inutiles, il est incroyablement facile de libérer la capacité de stockage de votre base de données Dynamics 365. En fait, vous pouvez choisir les éléments à supprimer en fonction du type de données, en fonction des besoins de stockage particuliers de votre entreprise.
Commencez par parcourir toutes vos applications d'engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation) et supprimez toutes les informations excédentaires ou copiées.
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Les pièces jointes peuvent utiliser une grande partie de votre capacité de stockage de base de données Dynamics 365. Heureusement, vous avez la possibilité de filtrer en fonction du type de pièce jointe — pièces jointes aux e-mails, e-mails avec pièces jointes ou notes avec pièces jointes — et de supprimer rapidement toutes les pièces jointes inutiles... comme la photo du nouveau chien de votre client.
Utilisez la fonction Recherche avancée pour les pièces jointes spécifiques et la suppression en bloc pour en supprimer plusieurs à la fois. Assurez-vous de supprimer tous les journaux, les tâches et les enregistrements en double et les e-mails en masse, qui peuvent facilement obstruer l'espace de stockage.
Enfin, vous pouvez supprimer toutes les tables et colonnes inutiles avec une recherche « Pertinence ». Aucune de ces données n'est critique. Elles finissent souvent par être oubliées dans les recoins poussiéreux de votre base de données. Ainsi, vous n'avez pas toujours à sacrifier le stockage pour des données importantes — parfois, vous n'avez qu'à ranger votre base de données.
Combien vous coûtera la capacité de stockage supplémentaire de la base de données Dynamics 365 ?
Si vous avez passé au peigne fin toutes les données de votre base de données et que vous manquez toujours de capacité de stockage, vous pouvez acheter plus de stockage pour augmenter la capacité de stockage de votre base de données Dynamics 365.
Gardez à l'esprit, cependant, que la fonction de libre-service ne s'applique pas ici et que seul l'administrateur Microsoft 365 (Global ou Billing) est autorisé à acheter des licences de stockage supplémentaires.
Si vous êtes un utilisateur final, vous devrez consulter les administrateurs désignés de votre entreprise. De plus, avant d'acheter du stockage supplémentaire, vous devez prendre note de votre capacité de stockage actuelle pour déterminer vos besoins. Cette étape peut être faite par des admins et des utilisateurs de même en suivant les étapes mentionnées ci-dessus.
Vous pouvez acheter des licences additionnelles selon le type de stockage dont vous avez besoin :
- La capacité de stockage accrue de dossier vient sous forme de licences ajoutées, commençant 2,00 $ par mois.
- Les licences pour la capacité additionnelle de log commencent 10,00 $ par mois.
- Les licences pour augmenter la capacité de mémoire globale commencent 40,00 $ par mois.
Vous pouvez choisir le nombre de licences pour chaque type que vous souhaitez acquérir ainsi que la fréquence de paiement. Une fois que vous avez complété le processus d'achat, vous pouvez immédiatement voir votre capacité de stockage additionnelle, simplement en allant au centre d'admin de Power Platform et en cliquant sur la page de « capacité ».
Bien qu'il soit peu probable vous manquiez de capacité de stockage dans Dynamics 365, l'achat du stockage additionnel est maintenant simple et peu coûteux - grâce à l'importante capacité de stockage de la base de données de Dynamics 365 à nos trucs et astuces afin de libérer de l'espace.
Vous ne savez toujours pas si vous avez besoin de plus de stockage ?
Laissez-nous vous aider!
Laissez Gestisoft vous aider à mieux comprendre la capacité de stockage de votre base de données Dynamics 365
Bien que la plupart des logiciels d'aujourd'hui soient conçus pour être aussi conviviaux que possible, il peut être difficile de comprendre chaque composant et fonction, et de s'assurer que vous optimisez ses services.
L'équipe d'experts chevronnés de Gestisoft aide de nombreuses entreprises à mettre en œuvre et à gérer les applications ERP et CRM de Microsoft. Nos consultants surcaféinés travaillent sans relâche pour résoudre les problèmes auxquels vous êtes confrontés, vous aidant à mieux comprendre et exploiter la puissance de Microsoft Dynamics 365.
Gestisoft peut vous offrir des conseils utiles pour libérer du stockage supplémentaire ou comparer les différentes licences disponibles pour vous aider à choisir celle qui répond le mieux à vos besoins de stockage.
Avez-vous besoin de l'aide d'un expert pour la capacité de stockage de votre base de données Dynamics 365 ? Contactez-nous dès aujourd’hui.
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29 septembre 2021 par Lukas Vézina par Lukas Vézina Spécialiste marketing de contenu
Chez Gestisoft depuis 7 ans, je pense que tout sujet peut être intéressant et présenté de manière captivante. Il suffit de faire preuve d'empathie et de créativité.
