Comment créer un champ cumulatif dans Dynamics 365 ?

La création d’un champ cumulatif dans Dynamics 365 permet à une entreprise de surveiller diverses mesures importantes et d’obtenir des informations clés sur les données. Par exemple, grâce à un champ cumulatif, vous pouvez savoir pour savoir combien d’opportunités de vente ouvertes sont liées à un compte et combien de revenus elles pourraient potentiellement apporter. Vous pourriez également savoir combien de cas sont ouverts sur tous vos comptes de service client. L’article qui suit donne plus de détails sur leur fonctionnement et explique comment les créer et les modifier.

Qu’est-ce qu’un champ cumulatif dans Dynamics 365 ?  

Un champ cumulatif dans Dynamics 365 contient une valeur agrégée calculée en comptant tous les enregistrements liés à un dossier spécifique, ou une valeur calculée sur une hiérarchie donnée.

Lorsque vous créez un champ cumulatif, cela crée deux champs accessoires : <nom du champ>_date et <nom du champ>_état. Les données du champ _date sont du type Datetime (date et heure), et les données du champ _état sont du type entier (nombre entier compris entre 1 et 10). Si la valeur du champ cumulatif a été calculée, le champ _date indique la date et l’heure de son calcul le plus récent. Le nombre contenu dans le champ _état indique l’un des états suivants :

0 - NonCalculated - La valeur du champ est à calculer (il n’y aura pas de date ou d’heure dans le champ _date).

1 - Calculated - La valeur du champ a été calculée (voir l’heure de la dernière mise à jour dans le champ _date).

2 - OverflowError -Le calcul de la valeur du champ a donné lieu à une erreur de dépassement de capacité.

3 - OtherError - Le calcul de la valeur du champ a échoué en raison d’une erreur interne. Le lancement suivant de la tâche de calcul devrait résoudre le problème.

4 - RetryLimitExceeded - Le calcul de la valeur du champ a échoué suite au dépassement du nombre maximal de tentatives de calcul, à cause d’un nombre élevé de conflits d’accès et de verrouillage.

5 - HierarchicalRecursionLimitReached - Le calcul de la valeur du champ a échoué parce que la limite de récursion hiérarchique maximale a été atteinte.

6 - LoopDetected - Le calcul de valeur de champ a échoué, car une boucle récursive a été détectée dans la hiérarchie de l’enregistrement.

Avantages des champs cumulatifs

• Un large choix de fonctions est disponible pour agréger les données, et une gestion complète des filtres pour l’agrégation.
• Intégrez l’interface utilisateur de manière transparente. Vous pouvez inclure des champs cumulatifs dans des rapports, des formulaires, des affichages et des graphiques.
• Complémentaires aux champs calculés. On peut utiliser des champs cumulatifs en tant que partie d’un champ calculé, et vice versa.
• Ce sont des composantes de solution ; elles peuvent donc facilement être transférées entre organisations et réparties dans des solutions.  

Quels calculs peut-on obtenir ?

Les calculs d’un champ cumulatif dans Dynamics 365 sont exécutés comme des tâches système asynchrones, exécutées en arrière-plan. Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à Tâches système sous Paramètres, puis cliquer sur Affichage, et aller à Tâches système récurrentes. Vous verrez qu’il existe deux types de tâches liées aux calculs cumulatifs : Calcul de masse du champ cumulatif et Calcul du champ cumulatif.

La tâche de calcul en masse du champ cumulatif est créée pour chaque champ cumulatif et calcule la valeur spécifiée dans chaque enregistrement contenant ce champ. Lorsque le champ est créé ou mis à jour, la tâche est exécutée 12 heures plus tard par défaut, puis à nouveau quelques années plus tard. La programmation est configurée de manière à ce qu’elle ne soit exécutée que pendant les heures non opérationnelles de l’entreprise, et peut être modifiée par tous les administrateurs.

Calculer un champ cumulatif est une tâche récurrente exécutant, dans tous les enregistrements existants d’une entité donnée, des calculs incrémentiels pour tous les champs cumulatifs. La récurrence est fixée à une heure maximum. Cette tâche calcule de manière incrémentielle les valeurs des champs cumulatifs pour tous les enregistrements modifiés depuis l’exécution de la dernière tâche de calcul en masse des champs cumulatifs. Elle est automatiquement générée à la création du premier champ cumulatif d’une entité, puis supprimée en même temps que le dernier champ cumulatif.

Pour modifier à tout moment la fréquence de récurrence de ces tâches, cliquez sur Actions en haut de la tâche en question, puis choisissez l’option correspondante.

Il est également possible de recalculer les valeurs manuellement, si vous êtes en ligne. Dans le formulaire d’une entité particulière, vous pouvez cliquer sur le bouton d’actualisation situé à côté du champ cumulatif, à condition de détenir des droits d’écriture sur l’entité source.

Comment créer des champs cumulatifs dans Dynamics 365 ?

Premièrement, vous devez trouver votre entité source (compte, opportunité, etc.) et y créer un nouveau champ. Sélectionnez le type de données approprié, puis pour le type de champ, sélectionnez Cumulatif dans le menu déroulant.

Vous devrez enregistrer le champ pour continuer le processus de création.

Ouvrez à nouveau le champ et sélectionnez le bouton Open Rollup.

Cela ouvrira un bouton Modifier, et vous pourrez cliquer dessus pour commencer à définir votre champ.

Les trois sections principales pour la définition d’un champ cumulatif sont :

L’entité source

L’entité source est définie par défaut comme étant celle dans laquelle vous avez créé le champ cumulatif. Dans cette section, vous pouvez choisir d’inclure ou non une hiérarchie (entités parents/enfants) dans le calcul de votre champ cumulatif, et vous pouvez également appliquer d’autres filtres et options.

L'entité liées

L'entité liée vous permet de spécifier pour quelle autre entité vous allez agréger des valeurs. Si une hiérarchie a été incluse, cette option est facultative. Une fois l’entité liée sélectionnée, d’autres filtres peuvent être ajoutés, comme pour l’entité source.

L’agrégation

L’agrégation vous permet de choisir la fonction que vous allez appliquer pour agréger vos données. Les options sont les suivantes : SUM, COUNT, MIN, MAX, AVG.

Une fois la modification terminée

Enregistrez et fermez les options du champ cumulatif, puis enregistrez et fermez la fenêtre du champ. Vous pouvez maintenant accéder au formulaire auquel vous souhaitez ajouter le champ cumulatif, par exemple le formulaire Compte, et y ajouter le nouveau champ.

Dans l’affichage du formulaire, vous pouvez voir le champ cumulatif affichant les valeurs définies, avec un symbole de calculatrice pour indiquer qu’il s’agit d’un champ cumulatif. Il devrait également y avoir un bouton d’actualisation permettant de le mettre à jour manuellement. En survolant le bouton, vous verrez la date de la dernière mise à jour.

Ce qu’il faut savoir lors de la création d’un champ cumulatif dans Dynamics 365

Lorsque vous créez un champ cumulatif dans Dynamics 365, un certain nombre de restrictions et de conditions s’appliquent. Il est donc utile de connaître les limites de cette fonctionnalité.

• Nombre maximal de champs cumulatifs : Un nombre maximal de 100 peut être défini pour l’organisation, et un maximum de 10 champs cumulatifs par entité.

• Flux de travail : Un flux de travail ne peut pas être lancé par la mise à jour d’un champ cumulatif. Il est également impossible d’utiliser un champ cumulatif lorsqu'un flux de travail est mis en attente.

• Application d’un cumul au champ cumulatif : impossible.

• Un cumul ne peut pas faire référence à un champ calculé, si ce champ calculé en utilise un autre : C’est le cas même si tous les champs de l’autre champ calculé se trouvent sur l’entité actuelle.

• On ne peut appliquer des filtres qu’à : l’entité source ou les entités liées, les champs simples ou les champs calculés non complexes.

• Un cumul peut seulement agréger les valeurs sur les entités liées avec la relation 1 : N. Il ne peut pas agréger sur les relations N : N. De même, un cumul ne peut pas être effectué sur la relation 1 : N pour l’entité Activité ou l’entité Groupe d’activités.

• Les règles de gestion, les flux de travail ou les champs calculés : Utilisent toujours la dernière valeur calculée du champ cumulatif.

• Un champ cumulatif est agrégé dans le domaine de l’utilisateur du système : Tous les utilisateurs verront la même valeur pour le champ cumulatif. La visibilité du champ cumulatif peut être gérée par la sécurité au niveau du champ (FLS), en y limitant l’accès.

• Arrondissement des chiffres : Si la précision du champ agrégé est supérieure à la précision du champ cumulatif, ses valeurs seront d’abord abaissées à la précision du champ cumulatif (de trois à deux décimales, par exemple).

• L’agrégation de champs cumulatifs n’utilise que des relations directes : Ces relations doivent être explicitement définies dans la définition du champ cumulatif. Les relations indirectes avec l’entité source ne seront pas retenues.

Comment en savoir plus sur les champs cumulatifs dans Dynamics 365 ?

La création d’un champ cumulatif dans Dynamics 365 peut être essentielle à la compréhension des données d’une entreprise. C’est un excellent moyen d’afficher des données agrégées importantes sans avoir à effectuer des calculs ou des recherches complexes. C’est aussi l’une des fonctions incroyablement utiles de Microsoft Dynamics 365.

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