La création d’un champ de numérotation automatique dans Microsoft Dynamics 365 peut vous faire gagner un temps considérable, tout en facilitant la localisation et l’identification de dossiers importants. La génération automatique d’un numéro d’identification pour chaque enregistrement d’une entité donnée requiert la création manuelle d’un flux de travail en temps réel.
Créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365
La numérotation automatique est un champ que vous pouvez inclure dans une entité pour générer une identification numérotée pour chacun de ses enregistrements. Le logiciel fournit automatiquement une numérotation pour certains types d’enregistrements « prêts à l’emploi », tels que les factures ou les dossiers. Cependant, il peut exister de nombreuses entités personnalisées dont vous souhaitez également numéroter automatiquement les enregistrements. Les enregistrements de vos comptes clients ou de vos prospects, par exemple, ne seront pas numérotés automatiquement par le logiciel.
Pourquoi devriez-vous créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365 ?
Avec un champ de numérotation automatique, le numéro de chaque enregistrement est entièrement géré par le système. Vous n’avez donc pas besoin d’identifier chaque enregistrement au moment de sa création ce qui vous permet de gagner un temps considérable. De plus, ils permettent une identification plus facile et plus rapide de vos dossiers.
Les champs de numérotation automatique peuvent être configurés pour générer automatiquement une numérisation pour toute une série de différents types d’entités. De plus, toutes sortes d’options de formatage sont disponibles pour ces champs. Ainsi, vous devriez pouvoir configurer la numérotation automatique pour tout type de situation le nécessitant.
À savoir avant de créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365
Lorsque vous définissez un champ comme une donnée de type AutoNumber, vous disposez de quelques modèles prédéfinis de numéros automatiques.
- Un préfixe de chaîne. Cela permet de faire précéder le numéro automatique d’un libellé, par exemple : Compte-103, ACCT-103, ACCT-104. L’utilisateur peut choisir la nature exacte de ce texte, en le tapant simplement dans la case du préfixe. Le préfixe donne un niveau d’identification supplémentaire à l’enregistrement, ce qui peut être utile pour trouver le bon enregistrement en un coup d’œil.
- Préfixe de date. Avec ce type de numéro automatique, le numéro sera préfixé avec la date et l’heure de la création de l’enregistrement ; par exemple, 2020-09-09-103, 20-09-10-104. Ainsi, vous obtenez des informations supplémentaires sur l’historique de l’enregistrement sans avoir à effectuer de recherches supplémentaires. Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats de date et d’heure.
- Personnalisation. Si nécessaire, vous pouvez personnaliser le formatage du champ du numéro automatique.
Vous avez la possibilité de choisir une valeur de départ pour la génération automatique de numéros, c’est-à-dire le début de la numérotation des enregistrements. Par exemple, si vous fixez la valeur de départ à 100, cela signifie qu’il s’agira du premier numéro dans l’ordre pour cet ensemble de fiches, suivi de 101, etc. Il est également utile de se rappeler que, lorsque vous choisissez un nombre minimum de chiffres pour le numéro automatique, les numéros peuvent dépasser cette longueur ; par exemple, après 999, les numéros seront à quatre chiffres au lieu de trois. Un aperçu de la numérotation automatique s’affiche au fur et à mesure que vous la modifiez.
Comment créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365 ?
Dynamics 365 génère automatiquement des numéros d’identification pour certaines entités, comme les factures. Si vous voulez configurer la numérotation automatique pour une entité personnalisée comme les comptes, les devis, ou d’autres types d’enregistrement en plus de ceux qui sont fournis par défaut, vous devrez utiliser un processus qui n’implique pas directement l’interface utilisateur classique.
L’interface utilisateur standard de Dynamics 365 ne permet pas la numérotation automatique d’entités personnalisées. Il existe quelques solutions de contournement, dont l’une est d’accéder à l’API elle-même et d’utiliser un code de base pour modifier la numérotation. Si vos talents de codeur ne sont pas à la hauteur, ou si vous manquez de temps, des solutions externes peuvent être utilisées et des outils tiers peuvent être installés. Certaines de ces solutions personnalisées peuvent être accessibles en ligne. Pour ce faire, un nouvel éditeur de formulaire pratique se trouve sur make.powerapps.com. Il permet de transformer un champ de données de texte en un champ de données de numéros automatiques.
Vous n'avez pas le temps de le faire vous-même. Besoin d'aide pour créer un champ de numérotation automatique ?
Vous avez des besoins d'amélioration de votre solution Microsoft Dynamics 365 (Business Central ou CRM) ou des besoins de support dans vos tâches quotidiennes ? Réservez dès maintenant l'un de nos conseillers ou développeurs pour vous aider. Vous êtes le maître de votre réunion, que ce soit pour une formation directe ou pour de petites améliorations, nous sommes là pour vous.
Réservez directement les disponibilités de nos consultants pour vous aider ! Avec les technologies Microsoft, nous avons mis en place un outil qui nous permet de réserver nos consultants et développeurs disponibles à votre guise. Vous avez la responsabilité d'informer le consultant de vos besoins lors de l'inscription afin de vous assurer qu'il se prépare à votre demande.
Réservez dès maintenant votre premier GestiOnTheGo pour créer vos champs de numérotation automatique avec l'aide d'un expert >
La création de la numérotation automatique implique la mise en place d’une nouvelle entité et d’un fichier avec des champs de numérotation automatique. Il faut ensuite établir un lien avec les entités spécifiques que vous souhaitez numéroter automatiquement. Vous devez également mettre en place un processus de flux de travail qui remplira les champs avec les numéros correctement incrémentés.
Tout d’abord, vous devez créer et enregistrer une nouvelle formule. Ensuite, vous pouvez ajouter toutes les entités pour lesquelles vous souhaitez générer une numérotation automatique (comptes et devis, par exemple).
Ensuite, sélectionnez Nouveau champ. Complétez le Nom d'affichage et le champ Nom. Sélectionnez Numérotation automatique dans le type de données.
Ajoutez les champs suivants à l’entité NuméroAuto pour chaque instance à numéroter automatiquement :
- Numéro. Choisissez le type de données « Nombre entier, simple » pour ces champs.
- Préfixe. Le type de données de ces champs doit être défini à Texte.
- Nombre minimum de chiffres que contiendra votre séquence numérique générée automatiquement.
- Valeur de départ. La valeur de départ de votre champ de numérotation automatique.
Sélectionnez ensuite Terminé.
Créez le formulaire NuméroAuto, comportant une section pour chacune des entités pour lesquelles vous souhaitez générer une numérotation automatique.
Comment insérer un champ de numérotation automatique dans un formulaire ?
Une fois que vous avez créé votre champ de numéro automatique, vous pouvez ajouter le champ NuméroAuto dans un formulaire.
1. Sélectionnez le formulaire où vous souhaitez ajouter le champ de numérotation automatique, dans l'entité où vous le créez.
2. Une fois là-bas, allez dans l'explorateur de champs et sélectionnez votre champ de numéro automatique
3. Vous pouvez ensuite faire glisser votre champ de numéro automatique sur le formulaire.
Conclusion
La création de champs de numérotation automatique est un excellent moyen de faire gagner du temps à votre entreprise et de mieux gérer les dossiers de vos clients. Une fois le processus de mise en place réussi à quelques reprises, vous serez en mesure de les intégrer plus facilement dans vos activités de maintenance de base de données. Ils ne sont que l’un des types de champs incroyablement utiles qui peuvent être créés dans Microsoft Dynamics 365. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations et de conseils sur des champs particuliers, ou sur tout autre avantage de Dynamics 365, contactez Gestisoft dès aujourd’hui.
Depuis plus de 20 ans, Gestisoft apporte un soutien indispensable aux entreprises de toutes tailles en leur faisant bénéficier de son expertise en matière de CRM. Nous proposons des consultations pour déterminer la solution CRM la plus adaptée à vos besoins, ainsi que des démonstrations techniques du logiciel. Gestisoft réalise également des implémentations personnalisées de Dynamics 365 et d’autres progiciels CRM, adaptées aux besoins spécifiques d’une entreprise. Contactez-nous !
Create auto number fields in Dynamics 365
An auto number field is a field that you can include in an entity to generate numbered identification for each of its records. Although the software does automatically provide numbering for some ‘out of the box’ record types, such as invoices or cases, there may be many custom entities whose records you will also want to auto-number. Records for your customer accounts or sales opportunities, for example, will not be numbered automatically by the software.
Why should you create auto number fields in Dynamics 365?
With an auto number field, the number for each record will be handled entirely by the system, so there’s no need for you to identify each one as it is created. Auto number fields can save you huge amounts of time in numbering your records, and they allow for easier and faster identification of your records.
Auto number fields can be set up to automatically generate numbering for a broad range of different types of entity, and there are all kinds of formatting options available for them. This means that you should be able to set up auto numbering for any kind of situation where it might be necessary.
Things you need to know before creating auto number fields in Dynamics 365
When setting up a field as an AutoNumber data type, there are a few pre-defined auto number types available to you.
- String prefixed number. This gives the auto number some text before it, eg. Account-103, ACCT-103, ACCT-104. What exactly this text is can be chosen by the user, by simply typing into the prefix box. The prefix gives an extra level of identification to the record, which could be helpful in finding the correct one at a glance.
- Date prefixed number. With this auto number type, the number will be prefixed with the date and time that a record was created, eg. 2020-09-09-103, 20-09-10-104. This provides extra information about the record’s history without having to do any further research. You can choose from a number of different date and time formats.
- Custom. If necessary, you can customize the formatting of the auto number field.
You have the option of choosing a seed value for your auto number generation, which is where the numbering of the records will start. For example, setting the seed value to 100 means that will be the first number in order for that set of records, and the next will be 101 etc., depending on how you set up the incrementation for that entity. It’s also worth bearing in mind that, when choosing a minimum number of digits for the auto number, the numbers may end up exceeding this length eg. after 999, the numbers will be four digits instead of three. A preview will be shown of what the auto numbering will look like, as you are modifying it.
How to create auto number fields in Dynamics 365
Dynamics 365 will generate number IDs for some entities automatically, such as Invoices. If you want to set up auto numbering for a custom entity like Accounts, Quotes, or other record types besides the out of the box ones, you’ll need to make use of a process that doesn’t directly involve the classic UI.
The standard user interface in Dynamics 365 doesn’t allow for auto numbering of custom entities. There are a few workarounds, one of which involves going into the API itself and using some basic code to modify the numbering. If your coding expertise isn’t up to this, or you don’t have the time, there are external solutions that can be implemented and third-party tools that can be installed. Some of these custom builds may be accessible online, and there is one useful new form editor at make.powerapps.com. This allows you to change a text field data type into an auto number data type.
You don’t have time to do it yourself. Need help to create an auto-number field?
Do you have improvement needs in your Microsoft Dynamics 365 solution (Business Central or CRM) or support needs in your daily tasks? Book one of our advisers or developers now to help you. You are the master of your meeting, whether for direct training or for small improvements, we are there for you.
Book availability directly of our consultants to help you! With Microsoft technologies, we have put in place a tool that allows us to reserve our consultants and developers available at your leisure. You are responsible for informing the consultant of your needs during registration to ensure that he prepares for your request.
Book now your first GestiOnTheGo to create your autonumber fields with the help of an expert >
The process of creating auto numbering involves setting up a new entity and a record with Auto Number fields, then creating a relationship that will link this to the specific entities that you want to be auto numbered. You also need to set up a workflow process that will populate the fields with the correctly incremented numbers.
1. You’ll need to choose the solution where you want to work on. Then choose the entities where you would like to generate auto numbering for (Accounts and Quotes, for example).
2. Next, select New Field. Complete the Display name and the field Name. Select Autonumber in the Data Type.
3. You should then complete the following section of your AutoNumber field:
- Autonumber type. Select between the three options: String prefixed number, Date prefixed number and Custom.
- Prefix. The data type for these fields should be set to Text.
- Minimum number of digits that your auto-generated number sequence will contain.
- Seed value. The starting value of your autonumber field.
Then select Done.
These steps need to be repeated for each entity that you would like to have auto numbering for. Try creating some records, and you should see the number IDs for them being automatically generated.
How to insert an auto number field in a form?
Once you have create your auto number field, you can add the AutoNumber field in a form.
1. Select the Form where you want to add the auto number fiel, in the entity where you create it.
2. Once there, go to the Field explorer and select your auto number field.
3. You can then drag your auto number field on the form.
Auto number fields can be a great way to help your business save time, and keep more organized customer and client records. Once the process of setting them up has been carried out successfully a few times, you’ll be able to integrate them more easily into your database maintenance activities. They’re just one of the incredibly useful field types that can be created in Microsoft Dynamics 365. If you want more information and guidance on special fields, or any of the other benefits of Dynamics 365, reach out to Gestisoft today.
For over 20 years, Gestisoft has been providing crucial assistance to businesses of all sizes, offering them the benefits of its CRM expertise. Alongside consultations as to which CRM solution is the best for you, and technical demonstrations of the software, Gestisoft also creates custom implementations of Dynamics 365 and other CRM packages, tailored to the specific needs of a business.
Vous avez aimé ce que vous venez de lire? Partagez-le!
02 septembre 2020 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
