Apprendre à ajouter et à activer un champ image Dynamics 365 peut faire toute la différence dans la façon dont votre entreprise gère ses données. En vous donnant la possibilité d'afficher une représentation visuelle spécifique pour chaque enregistrement, c'est possible en créant le bon type de champ pour cela. Microsoft Dynamics 365 propose trois types distincts de champs pouvant faire partie d'une entité : simple, calculé et cumulatif.
- Les champs calculés contiennent généralement des données obtenues à la suite de l'application de formules spécifiques aux données d'autres champs, soit au sein de la même entité, soit dans des entités mères associées. Cela peut consister à calculer un revenu total en ajoutant des chiffres à partir d'un ensemble d'enregistrements client, par exemple, ou en vérifiant si un prospect est actif ou non avec une sortie « Oui » ou « Non ».
- Les champs cumulatifs sont remplis en agrégeant les valeurs des champs dans les enregistrements liés à l'enregistrement concerné, ou en calculant une valeur sur une hiérarchie d'enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser un champ cumulatif pour calculer le temps total passé et facturé sur toutes les différentes activités liées à un compte client particulier, en prenant les données de plusieurs champs associés.
- Contrairement à ces types de champ, un champ simple est rempli en entrant manuellement les données dans la base de données, ou il peut être importé d'un autre endroit, ou simplement défini selon une valeur par défaut.
Parmi les nombreux types de données disponibles pour les champs simples, Image est l'un des plus intéressants et des plus utiles. La création d'un champ image pour vos enregistrements peut avoir un impact important sur la façon dont vous traitez vos données et constitue une fonctionnalité Dynamics 365 qui vaut la peine d'apprendre à l'utiliser.
1 / Qu'est-ce qu'un champ image Dynamics 365 ?
Avec un champ image Dynamics 365, vous pouvez configurer chaque enregistrement pour afficher une image choisie dans l'application. Parfois, ce champ devra être ajouté manuellement, et parfois il sera déjà inclus dans une entité. L'image d'affichage peut être modifiée pour être tout ce que vous voulez, ou vous pouvez utiliser l'image par défaut générique qui est fournie. Chaque entité peut avoir un seul champ image, et donc une seule image qui lui est assignée.
Les champs image vous permettent d'organiser vos données à traiter et à gérer plus efficacement, et de leur donner un thème visuel fort qui les rend plus accessibles et conviviales. La possibilité d'utiliser un formulaire pour personnaliser vos enregistrements avec n'importe quelle image de votre choix présente toutes sortes d'avantages, et elle apporte également une dimension supplémentaire dans laquelle vous pouvez conceptualiser vos données et les relier plus directement à vos activités commerciales du monde réel.
Par exemple, chaque compte client ou opportunité de vente peut inclure une photo de la personne concernée, vous permettant de voir facilement à qui les données se réfèrent. En plus d'être informatives de diverses manières, ces images d'affichage peuvent également vous aider à naviguer plus facilement dans vos données. Les champs image sont un moyen rapide et efficace d'identifier des enregistrements particuliers, vous donnant une indication visuelle claire de leur contenu et de leur pertinence sans avoir à passer au crible de grandes quantités de texte compliqué.
2 / Où pouvez-vous ajouter un champ image Dynamics 365 ?
Les champs image Dynamics 365 peuvent être ajoutés à l'une des entités personnalisées que vous créez. En général, ils ne peuvent pas être ajoutés aux entités système.
Un certain nombre d'entités système ont déjà un champ image inclus. Certains d'entre elles sont activées par défaut, elles s'afficheront donc dans vos enregistrements sans que vous n'ayez à faire de modifications, tandis que d'autres devront être configurées manuellement si vous souhaitez qu'elles affichent une image. Il s'agit des entités suivantes :
Entité Système IMAGE ACTIVÉE PAR DÉFAUT?
Compte Oui
Article Non
Campagne Non
Incident Non
Concurrent Oui
Connexion Non
Contact Oui
Contrat Non
Devise Non
Profil du serveur de messagerie Non
Objectif Non
Facture Non
Prospect Oui
Boîte aux lettres Non
Produit d'opportunité Non
Commande Non
Organisation Non
Produit Oui
Éditeur Oui
File d'attente Non
Ressource Oui
Documentation commerciale Non
Territoire Non
Utilisateur Oui
3 / Comment ajouter un champ image Dynamics 365
Le processus d'ajout et d'activation d'un champ image Dynamics 365 est relativement simple. Tout d'abord, vous devez créer l'entité personnalisée souhaitée sous Personnalisations, puis l'enregistrer.
- Dans votre entité personnalisée créée, créez un nouveau champ et choisissez Image dans le menu déroulant Type de données.
- Accédez maintenant à la fenêtre de Définition d'entité. Définissez le champ Image principale comme "Image d'entité" au lieu de "Aucune". Cela activera le nouveau champ image Dynamics 365 que vous venez de créer dans l'affichage de l'entité.
- Enfin, vous devez accéder aux Propriétés du formulaire de l'entité à laquelle vous souhaitez ajouter l'image. Dans l 'onglet Affichage, sous Image, assurez-vous que la case à cocher Afficher l'image dans le formulaire est cochée.
Cela définira l'entité pour afficher une image. Maintenant, enregistrez et publiez, et vous pouvez prévisualiser les modifications que vous venez d'apporter à l'entité. L'image sera affichée dans le coin supérieur gauche de l'enregistrement. Si aucune image n'a encore été choisie pour un enregistrement particulier, il affichera une image générique prédéfinie.
Lors de l'affichage du formulaire dans votre base de données, les utilisateurs peuvent désormais sélectionner une image spécifique à afficher pour l'enregistrement, au lieu de l'image par défaut. Cliquez simplement sur l'image par défaut pour la modifier, et vous pouvez ensuite choisir n'importe quelle image à télécharger depuis votre ordinateur.
Il existe un certain nombre de restrictions et conditions qui s'appliquent aux images que vous pouvez utiliser dans ce formulaire. Tout d'abord, le fichier image doit être de l'un des types suivants :
- JPG
- GIF
- TIF
- TIFF
- BMP
- PNG
La taille de fichier maximale est d'environ 5 Mo. Lorsque l'image est téléchargée, elle sera recadrée en un carré de 144 pixels sur 144 pixels. Assurez-vous d'ajuster ou de recadrer les images manuellement au préalable, afin qu'elles s'affichent correctement dans ce format. Si les deux côtés d'une image sont inférieurs à 144 pixels, l'image sera recadrée pour être un carré avec les dimensions du plus petit côté.
Pour contourner certaines des limitations imposées à l'affichage d'images dans Dynamics 365, il existe un certain nombre de modules complémentaires disponibles. L'installation de logiciels tiers ou la modification du code peut vous permettre d'avoir plus de liberté pour choisir la façon dont l'image est affichée, en termes de proportions et de taille, et il est également possible d'ajouter plusieurs images à un enregistrement.
En plus de fournir des informations supplémentaires qui peuvent être utiles, les champs image Dynamics 365 donnent une meilleure dimension visuelle à vos enregistrements, les rendant plus agréables à regarder et à naviguer. De plus, les images peuvent permettre une utilisation plus efficace de ces données, vous donnant la possibilité d'identifier des enregistrements particuliers en un coup d'œil. Les champs image ne sont que l'un des nombreux champs utiles que vous pouvez ajouter à votre base de données dans Microsoft Dynamics 365, dans le cadre de la gamme pratique et puissante de fonctionnalités qu'il offre pour la gestion des enregistrements. Chez Gestisoft, nous pouvons vous montrer comment utiliser les champs image dans vos activités Dynamics 365 et présenter l'ensemble des fonctionnalités de Dynamics 365.
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15 septembre 2020 par Frédéric Charest par Frédéric Charest Vice-Président Marketing
Spécialiste du marketing de croissance axé sur les données et passionné par le référencement, j'obtiens des résultats grâce à l'analyse et à l'optimisation.
